Aunque los planes 401(k) seguramente elevarán el ánimo de los empleados de una empresa, los planes de jubilación vienen con mucha burocracia y problemas para el empleador. El IRS requiere que los planes de jubilación en el lugar de trabajo sigan cumpliendo con una gran variedad de regulaciones, por lo que es importante que los administradores y patrocinadores supervisen regularmente los planes que se les confían y realicen una variedad de tareas. Si se pregunta, » ¿Quién es mi administrador y patrocinador del plan 401(k)?,» echa un vistazo a esta comparación detallada.
Administrador vs patrocinador: ¿Cuál es la diferencia?
El patrocinador de un plan 401(k) es la entidad que establece el plan de jubilación para una empresa y sus trabajadores. Normalmente, este es el propio empleador, un sindicato o un empleado seleccionado de la empresa.
La Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados de 1974 (conocida menos formalmente como ERISA) requiere que el patrocinador del plan seleccione un administrador. Un administrador del plan 401(k) es la organización que realmente supervisa la operación del plan. Una vez más, esto podría ser el propio empleador, un equipo de empleados, un tercero o un ejecutivo de la empresa.
Deberes del administrador
Para comprender mejor qué es un administrador del plan 401(k), debe conocer las responsabilidades del puesto. Algunas responsabilidades del administrador pueden subcontratarse a un proveedor de servicios. Por ejemplo, se puede contratar a un asesor financiero para que proporcione asesoramiento y consultoría de inversión a los empleados. Y se puede contratar a un auditor para asegurarse de que los estados financieros de un plan estén en línea con las leyes federales.
Las tareas que normalmente retiene el administrador incluyen servir como encargado de registro del plan, garantizar que el 401(k) funcione de acuerdo con los documentos del plan y obtener una fianza de fidelidad si es necesario. Aquí hay una lista de otras funciones importantes del administrador:
- Realizar pruebas de cumplimiento anuales: Esta es una parte muy importante de la supervisión de un 401(k). El IRS requiere que cada plan calificado se someta a pruebas anuales de no discriminación para garantizar que los empleados altamente remunerados no se beneficien excesivamente del aplazamiento de impuestos en comparación con otros empleados. Las pruebas incluyen el Porcentaje Real de Aplazamiento (ADP) y el Porcentaje Real de Contribución (ACP). Si el plan de jubilación falla en cualquiera de las pruebas de no discriminación, el administrador debe tomar medidas para que el plan cumpla con las regulaciones del IRS. Estas acciones pueden incluir el reembolso de las contribuciones de los empleados altamente remunerados (y los beneficios fiscales que los acompañan) para reducir los niveles de contribución promedio de estos empleados o hacer contribuciones no selectivas de la empresa a los empleados con ingresos más bajos para aumentar sus tasas de contribución. El administrador podría hacer una mezcla de estos dos también.
- Envíe el Formulario 1099-R: Siempre que se haga una distribución desde un formulario 401(k), el Formulario 1099-R debe llenarse y emitirse al titular de la cuenta. Algunos de los pagos que se deben reportar en este formulario incluyen pagos por discapacidad y beneficios por muerte. Los pagos que están sujetos a retención de impuestos de Medicare y del Seguro Social no deben ser reportados. En su lugar, estos pagos van en el Formulario W-2, que, como veremos a continuación, es responsabilidad del patrocinador del plan.
- Envíe el formulario 5500: ERISA requiere que este formulario se presente al IRS anualmente. Debe presentarse electrónicamente a través del sistema IFILE del gobierno. Los planes que tienen menos de 100 participantes pueden usar el Formulario 5500-SF, la versión corta. Y los planes para un solo participante pueden usar el Formulario 5500-EZ. El formulario solicita información sobre beneficios adquiridos, participantes fallecidos, datos de cumplimiento y detalles de financiamiento. El propósito del formulario es darle al tío Sam una imagen clara de las operaciones y la condición financiera de un plan.
- Supervisar préstamos: Si un plan permite tomar préstamos, el administrador tiene la responsabilidad de garantizar que los préstamos cumplan con las directrices del IRS y los requisitos detallados en el acuerdo del plan. Estos incluyen garantizar que el saldo de una cuenta sea adecuado para calificar para un préstamo y que los pagos del préstamo se reembolsen a tiempo. El administrador también debe tomar medidas en los préstamos en mora. Si un retiro califica como una dificultad, el administrador necesita conservar documentos para verificar la necesidad.
- Comuníquese con los participantes: Debido a que muchos empleados no estarán familiarizados con los detalles 401(k) de una empresa, depende del administrador educarlos sobre las características del plan. Esta comunicación debe incluir una explicación de cómo funcionan los períodos de adquisición y qué beneficios ofrece el plan. Cualquier cambio futuro en el plan también debe ser comunicado a los participantes por el administrador. Si es un empleado, es importante saber quién es el administrador del plan 401 (k) en su empresa para saber dónde obtener ayuda cuando tenga problemas.
Obligaciones del patrocinador
Aunque la tarea principal del patrocinador es establecer el 401 (k), todavía tiene algunas tareas importantes que atender de forma regular. Estos incluyen:
- Colaboración con el proveedor de servicios del plan: Este deber es tan importante porque necesita haber un vínculo regular entre la empresa y el proveedor de servicios. Al menos una al año, el proveedor de servicios y el patrocinador deben revisar el plan de jubilación de la compañía. El patrocinador debe modificar las disposiciones del plan cuando sea necesario y asegurarse de que la compensación de nómina sea correcta. El patrocinador también debe verificar si las terminaciones y las nuevas contrataciones afectan el plan de alguna manera.
- Ser fiduciario: La ley federal exige que el patrocinador de un 401(k) sea fiduciario. Un fiduciario es una parte que defiende los intereses de los demás. En el contexto de un plan 401(k), un fiduciario debe proteger los intereses de los empleados que han contribuido con dinero al plan. Algunas tareas fiduciarias incluyen seleccionar y monitorear al proveedor de servicios, comprender los términos del plan de jubilación y evitar transacciones prohibidas. El patrocinador, en su función fiduciaria, también necesita hacer divulgaciones a los empleados y sus beneficiarios de manera oportuna. Además, el patrocinador debe asegurarse de que los informes se presenten a tiempo al gobierno.
- Conocer los detalles del plan: El patrocinador debe conocer las características del plan, lo que está cubierto y lo que no. Además, el patrocinador debe identificar qué empleados son elegibles para participar en el plan y cuáles no. Otros detalles de los que el patrocinador debe mantenerse al tanto incluyen las políticas de otorgamiento de derechos, las cantidades y los tipos de contribuciones permitidas, cómo se hacen las contribuciones de la compañía y cómo se distribuyen los beneficios a los empleados. Obviamente, en algunos casos, habrá solapamiento entre las obligaciones del patrocinador y el administrador.
- Revisar los informes del proveedor de servicios: El patrocinador debe buscar posibles errores en los montos de las contribuciones. Estos se pueden encontrar en el informe de asignación. El informe de distribución también debe examinarse para asegurarse de que los empleados hayan comenzado a tiempo sus distribuciones mínimas requeridas (RMD, por sus siglas en inglés) y hayan llenado la documentación apropiada.
- Obtener una revisión independiente del 401 (k): Es una buena idea traer un par de ojos nuevos que tengan experiencia en el cumplimiento del plan de jubilación. El tercero puede notar discrepancias que han sido pasadas por alto por el patrocinador o el administrador. A largo plazo, esto podría ahorrar dinero a la empresa y mejorar el funcionamiento del plan.
- Mantener la supervisión de un plan preaprobado: Si una compañía compra un plan preaprobado, el patrocinador debe asegurarse de revisar el acuerdo de adopción y verificar los cargos que cobrará el proveedor. El patrocinador también debe guardar la carta de aviso emitida por el IRS en un lugar seguro. Otras obligaciones del patrocinador incluyen firmar las enmiendas al plan que envía el proveedor de servicios y enviar las enmiendas al administrador.
- Revisar a fondo el acuerdo de adopción: Un plan preaprobado puede venir con un acuerdo de adopción. Si este es el caso, el patrocinador debe estudiar este documento en detalle porque es parte del plan. El acuerdo de adopción especificará cómo y cuándo se pagarán los beneficios, cuándo se otorgarán los empleados y cómo se dividirán las contribuciones de una empresa entre los participantes, entre otras características importantes.
Trabajando juntos, el administrador y el patrocinador de un 401(k) pueden garantizar que el plan de contribuciones definidas de una empresa cumpla con todos los requisitos federales. También pueden asegurarse de que los empleados participan en el plan y entienden todas las oportunidades y responsabilidades que su empresa les ofrece.
Si no está seguro de quién es el administrador del plan 401(k) y el patrocinador de su empresa, puede buscar asesoramiento de expertos conocedores y útiles de Human Interest.