Reuniones en el Lugar de Trabajo

1. El Grupo previo

2. El Grupo de gestión

3. El Grupo de Toda la Empresa

4. Componentes Esenciales en una Reunión de Equipo eficaz

5. Temas a tratar en grupo

6. ¿Con qué Frecuencia Debe Tener un Grupo de Equipo?

Una reunión en el lugar de trabajo es más que una simple reunión de personal. Es un debate regular en el que los asistentes abordan los indicadores clave de rendimiento y las áreas de mejora. Estas reuniones pueden tener lugar diaria o semanalmente. El propósito de las reuniones de equipo es impulsar el compromiso de los empleados y servir como una medida de autocorrección para mantener a la empresa en el camino hacia el logro de sus objetivos. Para hacer esto, primero educamos a los empleados sobre la información financiera de la empresa y definimos los números que son más importantes en una organización. Esto permite a los empleados comprender cómo sus acciones personales afectan a los indicadores clave de rendimiento más importantes de la empresa (a esto lo llamamos su Número Crítico™). Luego creamos Minijuegos™ que proporcionan una forma divertida de rastrear y recompensar un esfuerzo específico para mejorar los Números Críticos.

En The Great Game of Business®, agrupamos a nuestro equipo en lo que llamamos Ciclos de reunión. Un Ciclo de Reunión incluye tres elementos: Reunión previa, Reunión de Gestión y Reunión de toda la Empresa.

La Reunión previa

La reunión Previa, como su nombre indica, es la primera reunión en el Ciclo de reunión previa. En este grupo, el gerente sénior de un grupo de trabajo en particular dirige una breve discusión para repasar el rendimiento operativo y completar la tarjeta de puntuación del equipo individual. A partir de esta sesión, se elaboran opiniones o previsiones financieras.

El Grupo previo proporciona una gran oportunidad para discutir los impedimentos, las lecciones aprendidas y las sugerencias para mejorar.

Ejemplo de Reunión previa

Reunión de Gestión

El siguiente paso del Ciclo de reunión previa es dirigido por el gerente general, con la asistencia de los líderes de las reuniones previas. El propósito de este Grupo es compilar y presentar todo desde las reuniones previas al Grupo. Los grupos de gestión están pensados para ser un poco más largos, con un promedio de alrededor de 30 minutos.

Durante este tiempo, los desafíos a los que se enfrenta cada departamento se abordan discutiendo las actualizaciones del departamento, verificando el Número Crítico de cada departamento y decidiendo los cambios generales que deben realizarse. La información del Grupo de Gestión prepara a la dirección para la tercera etapa del Ciclo de Grupos, el Grupo de Toda la Empresa o el Grupo Grande.

Ejemplo de Reunión de gestión

La Reunión de toda la empresa

La etapa final del Ciclo de reunión es lo que la gente suele pensar como «Reunión de reunión».»Esta vez, todos los empleados y gerentes asisten y revisan la información recopilada a través de las dos primeras reuniones grupales. También llamado «Grupo Grande», este Grupo principal es dirigido por el Gerente General u otros gerentes de alto nivel y debe durar de 45 minutos a una hora.

Lo que hace que la Reunión en toda la empresa sea tan importante es que brinda a todos los empleados la oportunidad de ver partes del negocio a las que no están expuestos en el día a día. Los objetivos principales incluyen: explicar y revisar el cuadro de indicadores de la empresa, compartir las perspectivas financieras generales, desarrollar ideas para mejorar y comunicar información consolidada a todos los empleados.

Ejemplo de Reunión de toda la Empresa

Componentes Esenciales en una Reunión de Equipo Eficaz

1. Un Facilitador atractivo: Su formato de grupo puede adoptar una variedad de formas, pero para que funcione, alguien tendrá que estar allí para energizar, involucrar y guiar al equipo. No tenga miedo de rotar a diferentes personas y preste atención a hacia cuáles responde mejor su personal.

2. Un Marcador Visible: al proporcionar un elemento visual a su espacio de reunión, su equipo podrá realizar un seguimiento fácil del estado del juego. Esta también es una excelente manera de enfatizar la importancia de los números en su organización.

3. Carpetas para cada Participante: Para seguir mejor la acción y llevar la cuenta, las personas necesitarán acceso personal a información importante. Sus carpetas incluirán notas, información del plan de bonificación y la tarjeta de puntuación. Deben poder consultar su carpeta para revisar las notas de las reuniones, consultar el estado de la tarjeta de puntuación y tener una línea de visión directa de su plan de bonificación.

4. Premios: Los líderes siempre se preguntan cómo hacer que las reuniones de personal sean más divertidas. Agregar un elemento de recompensas y premios por la participación hace que el tiempo de reunión del personal sea menos temido y más un cambio refrescante de ritmo al día de trabajo típico. Algunas formas en que puede recompensar la participación es regalando regalos de proveedores, puntos de recompensa, alimentos, etc. a los principales participantes que están hablando activamente y haciendo preguntas.

5. Rotación de posiciones agrupadas: permita que los empleados roten a través de posiciones como facilitador, escriba o analista para dar a todos una perspectiva fresca y mantener el interés.

Temas a tratar en un grupo

Asegurarse de que tiene una agenda clara para su grupo reducirá el tiempo perdido y hará que el proceso sea mucho más eficiente. Debido a que puede ser muy fácil desviarse del rumbo durante estas discusiones, un grupo cuidadosamente planeado y ejecutado será esencial para su desarrollo. Al hacer que sus líderes planifiquen y desarrollen la agenda de reunión de su equipo, asegúrese de incluir los siguientes temas principales:

1. Evaluar las Condiciones del Juego: esta es tu oportunidad de ver qué ha funcionado y qué no. Tómese un tiempo aquí para repasar las actualizaciones operativas e informar al equipo sobre el panorama actual de la empresa y el mercado.

2. Comprobación de la puntuación: Actualice el marcador de la empresa y discuta los resultados. Asegúrese de que los miembros participantes también vengan preparados teniendo sus números listos para informar.

3. Planificación de la próxima Jugada: Use el marcador para hacer suposiciones sobre hacia dónde irá en el futuro. Una de las cosas más importantes para discutir en una reunión de personal será la contribución personal de cada individuo. Durante esta parte de la reunión del equipo, ayude a los miembros de su equipo a discutir cómo pueden contribuir al éxito del negocio en los días siguientes.

4. Tómese el tiempo para entusiasmar a todos: si realmente desea alinear a sus empleados con la administración y crear una cultura de responsabilidad, lo más importante que puede hacer es entusiasmarlos. Tómese un tiempo durante cada reunión de trabajo para celebrar las victorias personales y de equipo. Una de las mejores maneras de hacer que las reuniones sean más interactivas es reconociendo y mostrando aprecio simplemente tomándose un momento para arrojar luz sobre el comportamiento que desea reforzar.

¿Con qué Frecuencia Debe Tener un Grupo de Equipo?

Uno de los principales temores que tienen las personas al implementar reuniones de equipo en el trabajo es que consumirán demasiado tiempo o que son solo otra reunión. Según nuestra experiencia, los grupos Great Game ® en realidad ahorran tiempo debido a lo diferentes que son. Dado que los grandes profesionales del juego tienen como objetivo motivar e involucrar verdaderamente a su organización de arriba a abajo, el formato y el contenido de estas reuniones apoyarán ese objetivo general. Cuando se educa a los empleados a través de la educación financiera y se desarrolla una mentalidad de propiedad, la comunicación, el rendimiento y la ejecución de tareas mejoran. Volviendo a los tipos de Grupos, podemos ver con qué frecuencia deben ocurrir cada uno de estos grupos.

La Reunión Previa o de Grupo de Trabajo, Diaria durante 7-15 minutos

La Reunión de gestión, Semanal durante 15-30 minutos

La Reunión de Toda la Empresa, Semanal durante 30-45 minutos

Las reuniones de equipo son una pieza del rompecabezas cuando se juega el Gran Juego de los Negocios. Un sistema operativo empresarial destinado a transformar una empresa en una unidad cohesiva donde todos los miembros piensen y actúen más como usted, un propietario o líder. Con la voluntad de participar en nuevas ideas y luchar por y desarrollar a su gente, usted también puede comenzar a llevar a cabo reuniones productivas y significativas en el lugar de trabajo. Si bien no todas las empresas con las que trabajamos tendrán exactamente el mismo arreglo de reunión, seguir estas pautas le dará las herramientas para motivar a su equipo y sentar las bases para un crecimiento continuo y sostenible en su organización.