sadistisk da det måske lyder, har jeg dedikeret en frygtelig masse hjernekraft til emnet e-mail som for sent. Og i betragtning af, hvilken begrænset strømforsyning denne OL’ noggin har i dag, siger det virkelig noget.
en del af noodling har været relateret til min igangværende udforskning af e-mail nyhedsbreve, både med min egen ugentlige bestræbelse og med de mange andre e-mail-baserede publikationer, jeg har fordøjet sidst (yum). I stigende grad i disse dage, min indbakke bliver mere end bare et sted for beskeder.
men det til side har jeg en umættelig trang til uendeligt at forfine min personlige tech setup i stræben efter optimal effektivitet. Uanset om jeg bruger 10 minutter om dagen eller 10 timer om ugen i min indbakke, vil jeg hvert sekund tælle — og fra start til slut vil jeg have, at tingene skal være så effektive og problemfri som muligt.
derfor har jeg eksperimenteret med utallige e — mail-apps og konfigurationer gennem årene-og det er derfor, jeg især for nylig har brugt så meget af min neurale svingning til sammenstillingen af Gmail og indbakke, Googles to e-mail-interface-muligheder.
jeg har for det meste været afhængig af Indbakke i løbet af de sidste par år, ser du, men med Googles nylige forbedringer af Gmail kombineret med virksomhedens faldende (men ikke helt elimineret) fokus på Indbakke, har jeg spekuleret på, om det er tid til at smide håndklædet og vende tilbage til Gmail. Så jeg har brugt de sidste flere uger på at skifte frem og tilbage mellem de to apps, både på skrivebordet og på mobilen. Og efter en måned er en ting klar: meget som jeg har prøvet, er jeg ikke klar til at opgive indbakken endnu — af otte meget specifikke grunde.
tidsbaseret bundlevering
en af kernekomponenterne i indbakken er dens evne til intelligent at sortere indgående meddelelser i bundter — kategorier som køb, finansiering, Social, opdateringer og lav prioritet. Som standard, disse bundter vises alle sammen i din hovedindbakkevisning, men her er nøglen til mig: Du kan konfigurere nogen af dem til at forblive ude af syne og derefter kun dukke op en gang om dagen eller endda bare en gang om ugen.
det betyder de ikke så vigtige ting, der uendeligt fylder min indbakke og enten bunker op i et uhåndterligt rod eller tvinger mig til at holde blik og skubbe væk forbliver ude af syne det meste af tiden-så dukker op i en klynge, på et tidspunkt, hvor jeg kan håndtere det effektivt, alt sammen på en gang. (Og ja, Gmail har et vagt lignende kategoriseringssystem, men det er ikke nær så kraftigt eller tilpasseligt, og det mangler det afgørende tidsbaserede leveringssystem, der holder alle de mindre vigtige ting ud af dit hår i løbet af dagen.)
mere end noget andet har dette virkelig ændret den måde, jeg tænker på — eller for at være mere præcis, tænker ofte ikke på — min indbakke. Smart sortering og færre afbrydelser er en potent kombination og en vigtig del af det, der har tilladt mig at opretholde den undvigende tilstand af “indbakke nul” og undgå at føle, at e-mail overtager mit liv.
enkel fejning
som en del af sit bundtsystem giver indbakke mig mulighed for at feje en hel gruppe meddelelser væk med et enkelt tryk. Jeg kan ikke fortælle dig, hvad en massiv tidsbesparelse det er: Det betyder, at jeg kan se på alt I, sige, Min opdateringspakke, når den vises en gang hver morgen, se, at intet af det kræver nogen handling, og tryk derefter på et enkelt ikon for at sende det hele væk på en gang. Det lyder måske som en lille ting, men at skulle enten manuelt stryge hver besked i en kategori eller manuelt kontrollere hver enkelt og derefter trykke på Arkivknappen — som jeg har gjort de sidste par uger med Gmail — føles arkaisk i sammenligning, især når et dusin eller flere meddelelser er involveret.
Indbakkens fejesystem har et andet tryk, der virkelig gør det uvurderligt: sig, at jeg har 15 beskeder i et bundt. En af dem er noget, jeg vil beholde; de resterende 14 er irrelevant støj. Jeg kan vælge den ene besked, der betyder noget, og fastgøre den til min indbakke, fej derefter alt væk — og den besked, jeg ønsker, forbliver, mens resten arkiveres.
det er et lille strejf, der gør en stor forskel i min uendelige indsats for at holde min indbakke under kontrol.
Integration af Googles universelle påmindelsessystem
denne er enorm: indbakke integreres problemfrit med Googles påmindelsessystem — du ved det, det, der lader dig sige eller skrive “Mind mig om…”i Google Assistant eller ethvert Google-søgefelt (inklusive i Chrome-adresselinjen) på enhver enhed. Det er også forbundet med påmindelserne i Google Keep, hvor jeg opbevarer alle mulige noter og oplysninger.
dette gør i det væsentlige Indbakke til en alt-i-en opgaveliste og personlig arrangør: Enhver påmindelse, jeg indstiller hvor som helst, vises som et element i min indbakke, og jeg kan tjekke det ud, når det er gjort. (Hvis jeg markerer det som gjort andre steder, bliver det også markeret som gjort i indbakken. Vind-vind.) Påmindelser barked i Google Home forsvinder ikke bare i æteren, efter at de har lød en gang, enten; de forbliver i min indbakke sammen med alle de andre ting, jeg skal gøre, og forsvinder derefter kun, når jeg markerer dem som færdige.
jeg kan også indstille nye påmindelser lige fra indbakken i stedet for at sende mig selv e-mails på den primitive måde, jeg plejede. Det er enklere, mere strømlinet og mere fornuftigt — og mand, savner jeg det, når jeg bruger Gmail. Appen med bare knogler og adskilte opgaver kommer ikke engang tæt på at erstatte dette.
påmindelser i e-mails
ud over at fungere som et knudepunkt for regelmæssige påmindelser giver indbakke mig mulighed for at vedhæfte påmindelser på individuelle e-mails. Så når jeg har en lang frem og tilbage tråd med en redaktør, for eksempel, og jeg skal huske at udføre en bestemt opgave relateret til den næste dag, kan jeg lægge en påmindelse om det oven på den meget E-mail, hvor den hører hjemme, og derefter udsætte det hele til den dag og det tidspunkt, jeg ønsker.
når tiden kommer, kommer e — mailen tilbage i min indbakke med påmindelsen vedhæftet og fremtrædende vist-lige over meddelelsen, både når du ser den fuldt ud og når du ser på hovedindbakkevisningen. Det er sådan et værdifuldt produktivitetsværktøj, og det er noget, jeg virkelig har savnet i mine uger med Gmail.
enkel linkbesparelse
husk den hele “alt-i-en opgaveliste og personlig arrangør” – ide, vi talte om for et minut siden? På den samme note gør Indbakke det superenkelt for mig at gemme links fra internettet — enten ved at dele dem til Indbakke på min telefon eller ved at klikke på et ikon til Indbakkeudvidelsen i min Desktop Chrome-bro.ser. Jeg gør det, når der er noget, jeg skal overveje, men ikke har tid til at håndtere med det samme.
derefter, som alt andet i min indbakke, udsætter jeg det til et øjeblik, hvor jeg vil være i stand til at håndtere det — og det vises lige der med alle mine andre opgaver for den specifikke tid. Jeg behøver ikke at huske at kigge i Pocket eller Chrome eller en anden tilfældig app, hvor jeg samler ting og derefter straks glemmer dem; det er lige der, hvor jeg vil se og huske det, ikke anderledes end nogen anden opgave på min liste.
enkel turorganisation
en anden til kolonnen “alt-i-en arrangør” : Indbakke trækker automatisk sammen bundter om kommende ture og gør dem let tilgængelige i min indbakke. Det indsamler information om flyvninger, hotelreservationer, og andre relevante planer fra indgående bekræftelses-e-mails og organiserer dem derefter alle i en let synlig og delbar rejseplan.
det tager også tingene et skridt videre og integreres med den fremragende (og underappreciated) Google Trips-app. Trips sætter alle de samme oplysninger på et enkelt sted, opdelt efter destination — supplerer det derefter med rejsetips og lokale anbefalinger og holder alt pænt organiseret og tilgængeligt.
one-tap adgang til vedhæftede filer på mobil
den nye Gmail vedtog den indbakke-lignende funktion ved at give one-tap adgang til vedhæftede filer fra din indbakke, så du kan klikke direkte på et dokument uden først at skulle åbne den tilknyttede e-mail. Det er en praktisk mulighed at have, men det sted, jeg finder den mest nyttige funktion, er faktisk på mobil — hvor jeg ofte vil se på noget som en PDF, der er knyttet til en rapport, mens jeg gør mig klar om morgenen uden at spilde tid eller tappe rundt unødigt — og i det mindste tilbyder Gmail ikke denne mulighed i sin mobilapp.
fornuftige knalde bevægelser på mobil
udsættelse kommer til Gmail er fantastisk. Det er uden tvivl en af Indbakkens bedste funktioner og et spektakulært værktøj til at holde din indbakke i orden.
i Gmails mobilapp føles det dog som en eftertanke: du skal først vælge eller åbne en meddelelse og derefter se i overløbsmenuen for at finde kommandoen. Det dejlige ved at udsætte en besked er, hvor enkel den er — eller burde være: med indbakke, Jeg stryger bare en besked til venstre, og bam: op kommer en boks, der spørger mig, hvornår jeg vil have den til at dukke op igen. Jeg kan triage gennem e-mails på ingen tid og sende dem alle væk til et tidspunkt, der er rigtigt.
Indbakkens tidsbesparende bevægelser slutter heller ikke med at udsætte: Stryg op eller ned, mens du ser et bundt eller en etiket i appen — når du er øverst eller nederst på meddelelseslisten, henholdsvis — fører dig tilbage til hovedindbakkevisningen. Det er så fornuftigt, jeg kan ikke stoppe med at prøve at gøre det (til ingen nytte, selvfølgelig) i Gmail.
hvis du stryger op eller ned fra toppen eller bunden af en individuel meddelelse, lukkes meddelelsen og fører dig tilbage til den forrige listevisning. Som så mange ting er det et tilsyneladende subtilt touch, der gør en umådelig forskel i den måde, du oplever appen på, og hvor let den er at bruge.
den udsæt del, i det mindste, virker som noget, der er bundet til at blive behandlet inden længe. Det føles sandsynligvis som en eftertanke i Gmail, fordi det var en eftertanke i Gmail; alle tegn synes at antyde, at mobilappen hurtigt blev lappet for at matche det opdaterede skrivebordssites mest fremtrædende nye funktioner, men at en mere grundig opdatering stadig afventer.
hvad angår alle de andre ting, vi har talt om i dette afsnit og ovenfor, synes nogle ting mere sandsynligt end andre at gøre deres vej til Gmail til sidst. Men hver enkelt er en vigtig del af et produktivitetspuslespil — en, der i det mindste i øjeblikket sender mig tilbage fra Gmail til Indbakke igen.
her håber, at valget ikke forsvinder når som helst snart.
Tilmeld dig Jrs nye ugentlige nyhedsbrev for at få denne kolonne sammen med bonustips, personlige anbefalinger og andre eksklusive ekstraudstyr leveret til din indbakke.