bár 401 (k) tervek biztos, hogy növelje a szellemek a vállalat alkalmazottai, nyugdíjazási tervek nem jön egy csomó bürokrácia és szóváltás a munkáltató végén. Az IRS megköveteli, hogy a munkahelyi nyugdíjazási tervek továbbra is megfeleljenek a szabályozások széles skálájának, ezért fontos, hogy az adminisztrátorok és a szponzorok rendszeresen felügyeljék a rájuk bízott terveket, és különböző feladatokat végezzenek. Ha kíváncsi, ” ki az én 401 (k) terv adminisztrátor és szponzor?, “vessen egy pillantást erre a részletes összehasonlításra.
adminisztrátor vs. szponzor: mi a különbség?
a 401(k) terv szponzora az a szervezet, amely létrehozza a vállalat és munkavállalói nyugdíjazási tervét. Általában ez maga a munkáltató, a szakszervezet vagy a cég kiválasztott alkalmazottja.
az 1974. évi munkavállalói Nyugdíjjövedelem-biztonsági törvény (kevésbé formálisan ERISA néven ismert) előírja, hogy a terv szponzora válasszon rendszergazdát. A 401 (k) tervadminisztrátor az a szervezet, amely ténylegesen felügyeli a terv működését. Ismét ez lehet maga a munkáltató, egy munkavállalói csapat, egy harmadik fél vagy egy vállalati vezető.
adminisztrátori feladatok
annak érdekében, hogy jobban megértsük, mi a 401(k) terv adminisztrátora, ismernie kell a pozíció felelősségét. Az adminisztrátor bizonyos feladatai kiszervezhetők egy szolgáltatóra. Például pénzügyi tanácsadót lehet felvenni, hogy befektetési tanácsokat és tanácsadást nyújtson az alkalmazottaknak. És könyvvizsgálót lehet bevonni a fedélzetre annak biztosítása érdekében, hogy a terv pénzügyi kimutatásai összhangban legyenek a szövetségi törvényekkel.
az adminisztrátor által általában megtartott feladatok közé tartozik a terv nyilvántartójaként való szolgálat, annak biztosítása, hogy a 401(k) a tervdokumentumoknak megfelelően működjön, és szükség esetén hűségi kötvény biztosítása. Itt található a rendszergazda egyéb fontos funkcióinak listája:
- végezze el az éves megfelelőségi tesztet: ez egy nagyon fontos része a 401(k) felügyeletének. Az IRS megköveteli, hogy minden minősített terv évente megkülönböztetésmentes teszteket végezzen annak biztosítása érdekében, hogy a magasan kompenzált alkalmazottak ne részesüljenek túlzottan az adóhalasztásban a többi alkalmazotthoz képest. A tesztek magukban foglalják a tényleges halasztási százalék (ADP) tesztet és a tényleges hozzájárulási százalék (ACP) tesztet. Ha a nyugdíjazási terv nem teljesíti a megkülönböztetésmentes teszteket, az adminisztrátornak lépéseket kell tennie annak érdekében, hogy a terv megfeleljen az IRS előírásainak. Ezek az intézkedések magukban foglalhatják a nagymértékben kompenzált munkavállalói járulékok (és az azt kísérő adókedvezmények) visszatérítését e munkavállalók átlagos járulékszintjének csökkentése érdekében, vagy nem választható vállalati hozzájárulások nyújtását az alacsonyabb keresetű munkavállalók számára a járulékkulcsok emelése érdekében. Az adminisztrátor e kettő keverékét is megteheti.
- 1099-R formanyomtatvány benyújtása: amikor a 401(k)-ből terjesztésre kerül sor, az 1099-R formanyomtatványt ki kell tölteni és ki kell adni a számlatulajdonosnak. Néhány kifizetés, amelyet ezen az űrlapon be kell jelenteni, magában foglalja a rokkantsági kifizetéseket és a halálozási juttatásokat. A Medicare és a társadalombiztosítási adók visszatartása alá tartozó kifizetéseket nem kell jelenteni. Ehelyett ezek a kifizetések A W-2 formanyomtatványon zajlanak, amely, mint alább látni fogjuk, a terv szponzorának felelőssége.
- 5500-as űrlap benyújtása: az ERISA megköveteli, hogy ezt az űrlapot évente nyújtsák be az IRS-hez. Elektronikus úton kell benyújtani a kormány IFILE rendszerén keresztül. A 100-nál kevesebb résztvevővel rendelkező tervek használhatják az 5500-SF űrlapot, a rövid verziót. Az egy résztvevős tervek pedig használhatják az 5500-EZ űrlapot. Az űrlap információkat kér a megszerzett juttatásokról, az elhunyt résztvevőkről, a megfelelőségi adatokról és a finanszírozás részleteiről. A formanyomtatvány célja, hogy világos képet adjon a terv működéséről és pénzügyi helyzetéről.
- felügyeli a hiteleket: ha egy terv lehetővé teszi a hitelfelvételt, az adminisztrátor felelős azért, hogy a hitelek megfeleljenek az IRS irányelveinek és a terv megállapodásában meghatározott követelményeknek. Ezek közé tartozik annak biztosítása, hogy a számla egyenlege megfelelő legyen a hitel igénybevételéhez, és hogy a hitelkifizetéseket időben visszafizessék. Az adminisztrátornak lépéseket kell tennie a nemteljesítő hitelek tekintetében is. Ha a visszavonás nehézségnek minősül, az adminisztrátornak meg kell őriznie a dokumentumokat a szükségesség ellenőrzéséhez.
- kommunikáció a résztvevőkkel: mivel sok alkalmazott nem ismeri a vállalat 401(k) részleteit, az adminisztrátor feladata, hogy oktassa őket a terv jellemzőiről. Ennek a közleménynek tartalmaznia kell annak magyarázatát, hogy a megszolgálási időszakok hogyan működnek, és milyen előnyöket kínál a terv. A terv jövőbeli változásait az adminisztrátornak is továbbítania kell a résztvevőknek. Ha Ön alkalmazott, fontos tudni, hogy ki a 401(k) tervadminisztrátora a vállalatnál, hogy tudja, hol kaphat segítséget, ha problémák merülnek fel.
szponzor feladatai
bár a szponzor fő feladata a 401(k) létrehozása, még mindig van néhány fontos feladata, amelyet rendszeresen el kell látnia. Ezek a következők:
- együttműködés a plan szolgáltatóval: ez a kötelesség azért fontos, mert rendszeres kapcsolatnak kell lennie a vállalat és a Szolgáltató között. Évente legalább egy alkalommal a szolgáltatónak és a szponzornak felül kell vizsgálnia a Társaság nyugdíjazási tervét. A szponzornak szükség esetén módosítania kell a terv rendelkezéseit, és ellenőriznie kell, hogy a bérszámfejtés helyes-e. A szponzornak azt is meg kell győződnie arról, hogy a felmondások és az új bérlők bármilyen módon befolyásolják-e a tervet.
- vagyonkezelőnek lenni: a 401(k) szponzorának a szövetségi törvény előírja, hogy vagyonkezelőnek kell lennie. A vagyonkezelő olyan párt, amely védi mások érdekeit. A 401(k) terv összefüggésében a vagyonkezelőnek meg kell védenie azon alkalmazottak érdekeit, akik pénzzel járultak hozzá a tervhez. Néhány bizalmi feladat magában foglalja a szolgáltató kiválasztását és nyomon követését, a nyugdíjazási terv feltételeinek megértését és a tiltott tranzakciók elkerülését. A megbízónak a vagyonkezelői szerepében is időben tájékoztatnia kell a munkavállalókat és kedvezményezettjeiket. A szponzornak továbbá biztosítania kell, hogy a jelentéseket időben benyújtsák a kormánynak.
- a terv részleteinek ismerete: a szponzornak ismernie kell a terv jellemzőit, mit fed le és mit nem. Ezenkívül a szponzornak meg kell határoznia, hogy mely alkalmazottak jogosultak részt venni a tervben, és melyek nem. Egyéb részletek a szponzornak lépést kell tartania a megszolgálási politikákkal, a megengedhető hozzájárulások összegével és típusaival, a vállalati hozzájárulások módjával és az előnyök elosztásával az alkalmazottak számára. Nyilvánvaló, hogy bizonyos esetekben átfedés lesz a szponzor és az adminisztrátor feladatai között.
- a Szolgáltató jelentéseinek áttekintése: a támogatónak meg kell keresnie a járulékösszegek lehetséges hibáit. Ezek megtalálhatók az elosztási jelentésben. A terjesztési jelentést is meg kell vizsgálni, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az alkalmazottak időben megkezdték-e a szükséges minimális elosztásokat (RMDs), és kitöltötték-e a megfelelő papírokat.
- megszerzése független felülvizsgálatát a 401(k): – a ‘ egy jó ötlet, hogy egy friss szempár, hogy tapasztalt nyugdíjas terv megfelelés. A harmadik fél észreveheti az eltéréseket, amelyeket a szponzor vagy az adminisztrátor figyelmen kívül hagyott. Hosszú távon ez pénzt takaríthat meg a vállalat számára, és javíthatja a terv működését.
- az előre jóváhagyott terv felügyeletének fenntartása: ha egy vállalat előzetesen jóváhagyott tervet vásárol, a szponzornak biztosnak kell lennie abban, hogy átmegy az elfogadási megállapodáson, és ellenőrizze a szolgáltató által felszámított díjakat. A szponzornak az IRS által kiadott tanácsadó levelet is biztonságos helyen kell tárolnia. A megbízó egyéb feladatai közé tartozik a szolgáltató által megküldött tervmódosítások aláírása, valamint a módosítások adminisztrátornak történő elküldése.
- az örökbefogadási megállapodás alapos felülvizsgálata: egy előre jóváhagyott tervhez örökbefogadási megállapodás is tartozhat. Ebben az esetben a szponzornak részletesen tanulmányoznia kell ezt a dokumentumot, mert ez a terv része. Az örökbefogadási megállapodás meghatározza, hogyan és mikor kell kifizetni az ellátásokat, mikor válnak a munkavállalók, és hogyan osztják fel a Társaság hozzájárulásait a résztvevők között, egyéb fontos jellemzők mellett.
együtt dolgozva a 401(k) adminisztrátora és szponzora biztosíthatja, hogy a vállalat meghatározott hozzájárulási terve megfeleljen az összes szövetségi követelménynek. Biztosak lehetnek abban is, hogy az alkalmazottak részt vesznek a tervben, és megértik a vállalat által kínált összes lehetőséget és felelősséget.
ha nem biztos abban, hogy ki a 401(k) terv adminisztrátora és szponzora a vállalatában, tanácsot kérhet az emberi érdeklődésre számot tartó, hozzáértő és segítőkész szakértőktől.