mange nonprofit-fagfolk hilser oprettelse af årsrapport med stønn og stønn. Dette skyldes, at nonprofit rapportering har et dårligt ry. Disse rapporter betragtes som en tidssug og dårlig brug af finansiering. Plus, i kølvandet på COVID-19, er nonprofits som din tvunget til at møde og genanalysere den indflydelse, som virussen havde på organisationen.
du behøver dog ikke at frygte oprettelsen af din årsrapport! Når det er godt udformet, kan dette dokument være et vigtigt redskab til at bevare og dyrke gaver fra dine donorer.
denne artikel er designet til at guide din organisation gennem oprettelsesprocessen og omdanne din årsrapport til dette nyttige værktøj. Vi leder dig gennem tips til at gøre din nonprofit årsrapport så effektiv som muligt (med nyttige skabeloner undervejs for at give formateringseksempler).
uden videre er her de TIP, Vi dækker i denne vejledning:
- din nonprofit årsrapport skal understøtte en større strategi.
- Opret en donorcentreret nonprofit årsrapport.
- overvej nonprofit årsrapport krav.
- vælg en nonprofit årsrapport platform.
- Vælg overbevisende visuals til din nonprofit årsrapport.
- Vær ærlig og taknemmelig i din nonprofit årsrapport.
- Brug din nonprofit årsrapport til at se frem.
- overvej nonprofit årsrapportskabeloner og eksempler til inspiration.
klar til at dykke lidt dybere ned i nonprofit årsrapporter, og hvordan du kan udforme din for at maksimere effekten på din organisation? Lad os komme i gang.
din nonprofit årsrapport bør støtte en større strategi.
årsrapporter ofte gå på afveje, når de behandles adskilt fra resten af din nonprofit strategi.
Opret ikke bare din årsrapport for at oprette den. Det er det, der giver disse rapporter ry for at være spild af tid og energi. Men når din rapport understøtter et større formål og en strategisk plan for din organisation, vil du være i stand til at udnytte dokumentet bedst muligt.
Overvej dine nonprofit-strategier, og hvordan din årsrapport kan understøtte disse strategier. Generelt vil rapporten have størst indflydelse på de strategier, der har emner, der direkte interagerer med dokumentet — dine donorer, tilhængere og interessenter.
den største strategi, der understøttes af din årsrapport, er sandsynligvis din fundraising-strategi. For eksempel, når det kommer til din donoropbevaring (et nøgleelement i en vellykket fundraising-tilgang), skal du bruge din nonprofit – årsrapport til:
- vær åben omkring økonomi. Donorer reagerer positivt på ærlighed om din økonomi. Sørg for at forklare nøjagtigt, hvad deres donationer finansierer, inklusive dine projekter i løbet af det sidste år, gennemførte kampagner, og vælgere serveret. Vi dækker dette mere detaljeret senere.
- Giv donorer håb for fremtiden. Opmuntre dine tilhængere til at drømme med dig og investere yderligere i den verden, du skaber sammen ved at arbejde hen imod din mission. Brug din årsrapport til at diskutere, hvordan dine tidligere projekter passer ind i dine fremtidige planer, og hvordan du fortsætter med at nå mål.
- Vis påskønnelse for dine tilhængere. Dine tilhængere er grunden til, at du har været i stand til at opnå så meget i det sidste år (selv gennem den turbulens, der er forårsaget af en global pandemi). Vis dem derfor den påskønnelse, de fortjener. Prøv at fremhæve de bedste bidragydere og partnere, der hjalp dig hele året.
før du begynder at lave og oprette, skal du overveje, hvad det er, du forsøger at opnå med din nonprofit årsrapport. Dette vil hjælpe med at styre oprettelsesprocessen og sikre, at du inkluderer de elementer i rapporten, der bedst understøtter hvert af dine mål. Donorretention er en af de mest almindelige understøttede strategier, men din årsrapport kan bruges til meget mere.
Opret en donorcentreret nonprofit årsrapport.
når du skriver din årsrapport, kan fristelsen være at bruge dokumentet som en platform til at prale af alt, hvad din organisation har opnået. Dette vil dog ikke være nok til at fange og holde opmærksomheden fra dine tilhængere.
under oprettelsesprocessen skal du sørge for at skrive din rapport på en donorcentreret måde for at sikre, at den når dit publikum på et personligt plan.
det betyder, at du skal møde donorer på deres vilkår og levere det rigtige budskab i det rigtige format til det rigtige tidspunkt. For at gøre det skal du anvende et par specifikke strategier: overvej dit publikum, brug Dig-holdning, og opret relevante billeder.
Overvej dit publikum.
du kan have nogle donorer, som du klassificerer som “mere er mere” donorer. Dette er de tilhængere, der ønsker alle detaljer om din organisations indsats så hurtigt som muligt. Dette er donorerne, der vil værdsætte og værdsætte en komplet boglignende stil i en årsrapport med alle mulige historier, og information.
du kan også have nogle donorer, der klassificerer som “mindre er mere” donorer. Det er de tilhængere, der ikke vil sidde ned for at læse dit nyhedsbrev, langt mindre en langvarig årsrapport. Du kan overveje at sende en enkelt side med infografik snarere end en fuld rapport til disse donorer.
formatet på din årsrapport er en vigtig beslutning at tage, og valget skal baseres på, hvad du forventer, at dit publikum vil læse. At forstå din publikumsdemografi og præferencer er det første skridt til at sikre, at din årsrapport er designet til deres behov.
brug Dig-holdning i hele dokumentet.
du-holdning handler om at sætte resultater i form af dine donorer snarere end din organisation. Prøv at holde dem i centrum af emnet på alle tidspunkter. Sammenlign for eksempel følgende sætninger:
Versus
den anden sætning bruger dig-holdning og er mere tilbøjelige til at holde opmærksomheden fra dine tilhængere gennem et dokument som din nonprofit årsrapport. Det er et subtilt skift, men en, der lader donoren vide, at du virkelig er taknemmelig for deres støtte.
Opret visuals til at indeholde vigtige målinger og information.
det kan være overvældende at hente en stor pakke af oplysninger, der er simpelthen sider og sider af 12 point gange nye romerske afsnit, især når skjult i disse afsnit er tonsvis af procenter og tal. I stedet bryde op oplysningerne med infografik, grafer og diagrammer, billeder af tilhængere og frivillige, og andre interessante grafik.
Visuals gør det lettere for tilhængere at scanne gennem din nonprofit årsrapport og trække de data, der betyder mest for dem. Plus, det bryder op teksten, hvilket gør indholdet mere engagerende og behageligt for læseren.
overvej kravene til nonprofit årsrapport.
hvert år skal nonprofitorganisationer indsende en formular 990 til IRS. Dette dokument indeholder oplysninger om din nonprofit indtægter og udgifter i løbet af året. Da disse oplysninger er offentligt tilgængelige, kan din nonprofit ‘ s årlige formular 990 bruges af tilhængere til at spore din økonomiske gennemsigtighed.
teknisk set er den årlige formular 990 i mange tilfælde den eneste krævede årsrapport for nonprofitorganisationer. Din årlige skatteform takker dog ikke dine donorer, får dem til at føle sig stolte eller give dem nye grunde til at engagere sig og udvide deres forhold til dig. Det er opgaven med en mere omfattende rapport.
du er muligvis ikke teknisk forpligtet til at indgive en nonprofit årsrapport ud over din formular 990. Imidlertid, dette er den type rapport, der er mere tilbøjelige til at engagere sig og give yderligere kontekst for tilhængere.
vi anbefaler stærkt at inkludere en fuldgyldig årsrapport i din årlige strategi, der maksimerer din indflydelse ved at inkludere følgende elementer:
- din organisations mission statement. Feature denne mission statement i begyndelsen af dokumentet. Dette vil give kontekst for dem, der måske ikke er så fortrolige med din organisation og tjene som en påmindelse til dem, der er.
- Nonprofit finansielle oplysninger. Igen, være så ligetil som muligt med disse tal for gennemsigtighed med dine tilhængere. Tilhængere ønsker at vide, hvor deres dollars går, så vis dem, at din nonprofit er ansvarlig med sin finansiering ved at forklare disse oplysninger fuldt ud og give kontekst bag større udgiftsoplysninger.
- projekter fra året. Dette er din tid til at forklare din nonprofit resultater. Hvilke projekter startede du? Hvad er du færdig med? Hvilke indsamlingskampagner var mest succesrige? Hvad skal der stadig gøres for at nå dine nonprofit mål?
- påskønnelse af dine bidragydere. Dette er en stor mulighed for at anerkende og værdsætte for din nonprofit store donorer. Du kan også takke vigtige lånere som frivillige og bestyrelsesmedlemmer.
selvom du muligvis ikke er helt forpligtet til at indgive en nonprofit årsrapport forbi din årlige formular 990, holdes du ansvarlig for dokumentets forventninger. For eksempel, hvis du helt udelader dine økonomiske oplysninger fra din rapport, kan tilhængere betragte det som fishy og begynde at mistro din organisation og skade det omdømme, du har opbygget gennem årene.
vælg en nonprofit årsrapport platform.
den traditionelle nonprofit årsrapport er en bog-længde dokument. Mens vi dykker ned i nogle yderligere potentielle platforme om et minut, vil vi først minde dig om, at disse lange rapporter ikke er spild af tid og energi.
nogle donorer, især de “mere er mere” donorer, vil have en lang beskrivelse, der forklarer alt, hvad din nonprofit har lavet.
der er f.eks. folk som f. eks. “Han sagde, at han var blevet imponeret over IBMs køreplan,” rapporterede BBC, efter at investeringen på 10,7 milliarder dollars blev annonceret.
boglængderapporter giver den tid og det rum, som din nonprofit har brug for for at sælge din organisations vision, så folk som f.eks.
en sand historie
der er også den sande historie om den utilsigtede begavelse. I denne historie offentliggjorde Rhode Island Foundation en veldesignet, velskrevet rapport. De skar ned på antallet af rapporter, de sendte direkte (rapporten er tilgængelig online), men sørgede for at fortsætte med at sende papirversionen til nogle lokale advokater.
en ældre mand gik ind på kontoret hos en af disse lokale advokater, parat til at skrive et testamente og få orden på hans anliggender. Mens han ventede på at blive set, han hentede en af kopierne af Rhode Island Foundation årsrapport. Han havde ikke helt vidst, hvad han skulle gøre med sin betydelige ejendom før det øjeblik. År senere, efter hans bortgang, Rhode Island Foundation modtog en mindre formue fra den generøse mand, alt takket være en trykt årsrapport.
det betyder dog ikke, at du ikke skal tilpasse dig tiderne. Analyser dit publikum, og opret din årsrapport i henhold til, hvad de mest sandsynligt reagerer på. Husk, at du altid kan sende din fulde rapport online og bruge andre formater til at opsummere oplysninger og invitere dine tilhængere til at besøge din hjemmeside for at se hele dokumentet. Nogle andre unikke formater, som du kan bruge til at formidle din årsrapport, inkluderer et stort postkort, en selvmailer og en video.
stort postkort
Store postkort er designet til at være kortere, så tilhængere hurtigt og nemt kan skimme rapporten i stedet for at læse et langt dokument (eller bog). Dit mål bør ikke være at jam-pack dette postkort med alle de oplysninger, som du vil medtage i en længere rapport. I stedet skal du bruge formatet til at fremhæve de vigtigste oplysninger. Sørg for, at dit store postkort gør følgende:
- formidler effekt og resultater. På grund af begrænset plads skal du muligvis vælge og vælge de bedste og vigtigste målinger, der skal fremhæves. Men husk, dette er muligheden for din nonprofit at vise verden, hvad godt du har gjort i det sidste år.
- grafisk viser vigtige oplysninger. Sørg for, at oplysningerne er lette at læse. Diagrammer, grafer og store tal hjælper med at henlede opmærksomheden på de vigtigste aspekter af postkortet.
selvom du muligvis ikke har mulighed for at medtage nogle detaljer i din årsrapport, hvis du vælger dette format, betyder det bare, at du bliver nødt til at udnytte andre strategier, der kompenserer for manglen på disse detaljer. For eksempel kan du udelade påskønnelsen af dine store tilhængere her, men vælg at oprette en donorgenkendelsesvæg for at vise din taknemmelighed på en anden måde.
du kan sende dette postkort via direct mail og email. Du kan også vælge at sende det på din hjemmeside eller på sociale medier for at nå et større publikum.
Self-Mailer
en anden mulighed er en 2-4 siders rapport struktureret som en self-mailer og forseglet med en vaffeltætning. Selvforsendelser kan være utroligt nyttige, fordi de ikke kræver, at supporteren fysisk åbner en konvolut, en barriere, som meget direct mail har svært ved at overvinde. Det er nemt for dine donorer og tilhængere at blot åbne maileren og læse, hvad der er i dokumentet.
når du designer en self-mailer, skal du følge disse bedste fremgangsmåder:
- Inkluder handlingstrin, som en donor kan tage for at være mere engageret. Dette betyder, at maileren ikke bare går tabt med resten af supporterens junk mail. En liste over kommende begivenheder eller URL ‘ en til din donationsside giver et næste trin, der sikrer, at de opbevarer rapporten i længere tid.
- Brug masser af billeder. Opdel teksten med billeder for at engagere dine læsere uden at distrahere dem fra kopien. Sørg for, at hele maileren er visuelt overbevisende og ikke overvældende for dine læsere.
- hold kopi kortfattet. Du har mere plads med en mailer end et postkort, men det er stadig noget begrænset. Kondensere kopi for at sikre, at det er kortfattet, men at du stadig du dækker alle de vigtige aspekter af rapporten.
selvom denne type nonprofit årsrapport er designet til at blive sendt fysisk, skal du også bede om en PDF-version, når du får den udskrevet. Dette giver dig mulighed for at e-maile det til dine donorer for at få opmærksomhed fra dem, der måske går glip af det i deres postkasse.
Pro tip: Kontroller, at den størrelse, du vælger, overholder US Postal Service ‘ s regler.
Video
en veldesignet, overbevisende video er en fantastisk måde at ikke kun fortælle dine tilhængere, men også vise dem den indflydelse, de har haft på din organisations mission. For at sikre, at videoen bliver godt udformet, skal din nonprofit:
- vær kræsen med din videograf. Undersøg omhyggeligt deres tidligere videoer. Hvis de ikke får dig til at grine og græde, skal du gå videre. Video årsrapporter skal være professionelle for at få indflydelse på dine tilhængere, og at ansætte en videograf vil være den nemmeste måde at sikre dette på. Hjemmevideo kvalitet vil bare ikke skære det.
- følg et forberedt script. Få dine bedste forfattere til at udforme scriptet for at diskutere alle de vigtige målinger og resultater, som du vil fremhæve på din årsrapport. De andre billeder i videoen understøtter højttalerens ord.
- Brug relevante optagelser. Hvis din organisation fokuserer på rent vand, skal du vise optagelser af farende floder og vandløb. Brug videoen til det fulde potentiale ved at inkludere kort, når du diskuterer placering eller ved at præsentere videoer af frivillige, når du diskuterer deres engagement.
her er et fantastisk eksempel på en video nonprofit årsrapport eksempel fra Verdensnaturfonden. Vi vil også undersøge de fremragende kvaliteter af denne video senere i artiklen.
Video årsrapporter for nonprofitorganisationer er begrænset til digitale formater. Mens nogle organisationer (især dem, der appellerer til youngyoung, teknologisk kyndige publikum) kan finde dette at være en stor strategi, er det ikke det ideelle format for alle nonprofits.
Overvej dit eget nonprofit publikum, og hvilket format de vil reagere bedst på for en årsrapport.
Vælg overbevisende visuals til din nonprofit årsrapport.
når det kommer til billeder og visuals på din årsrapport, skal du lægge en hel del tanker i valget. Du kan ikke bare vælge det første billede, du finder, og slå det på rapporten.
i stedet, når du vælger grafik, skal din nonprofit være sikker på at:
- prioritering af branding af rapporten til din nonprofit. Hele din årsrapport skal flyde sammen sammenhængende. Dette betyder, at du skal sørge for, at dit logo vises tydeligt, og at dine sædvanlige farver og skrifttyper bruges i hele dokumentet.
- Diversificer den type billeder, du bruger. I stedet for kun at inkludere fotos af dine vælgere eller personale, diversificere dine billeder for at hjælpe med at formidle mere information. For eksempel er cirkeldiagrammer en fantastisk mulighed for at vise økonomiske tildelinger, og statistikgrafik hjælper med at trække læserens øje.
- hold donorer engageret. Overvæld ikke dine læsere med for meget tekst eller for mange billeder. Hellere, der skal være en sund balance mellem tekst til billeder og grafisk vist tekst for bedst at engagere dine tilhængere.
billeder bør aldrig være distraherende. De bør være nyttige vejledninger, når det kommer til at formidle vigtige oplysninger i din nonprofit årsrapport.
Bed frivillige om at gennemgå dokumentet og give feedback om det anvendte billede, før du sender din rapport ud. Eller du kan ansætte en professionel grafisk designer til at hjælpe med at organisere alle oplysningerne på en visuelt overbevisende måde.
Vær ærlig og taknemmelig i din nonprofit årsrapport.
ærlighed er virkelig den bedste politik, især på din nonprofit årsrapport.
nogle gange går tingene ikke som planlagt, og du når muligvis ikke et specifikt mål eller gennemfører et bestemt projekt. Mange nonprofitorganisationer løb ind i dette problem under COVID-19-pandemien. Men hvis du forsøger at dække over fejl eller ubesvarede muligheder, vil du føre dig selv ned ad en sti af mistillid med dine tilhængere.
i stedet, hvis du ikke helt har opnået et af dine mål inden for det sidste år, skal du kort nævne det i årsrapporten. Så sørg for at følge det op med en spilplan for at justere din strategi og vise dine donorer, at du tager en proaktiv tilgang.
du skal sørge for at adressere oplysninger som:
- hvad tilbageslaget var og årsagen til det nævnte tilbageslag.
- Datainformerede justeringer, du planlægger at foretage for at løse det aktuelle problem.
- hvordan og hvornår tilbageslaget skal behandles i fremtiden for at sætte forventninger.
ud over ærlighed om økonomi, projekter og tilbageslag skal du sørge for ærligt og oprigtigt at takke dine bidragydere i din nonprofit årsrapport.
Ja, Vi har nævnt dette et par gange, men kun fordi det er så vigtigt at sætte pris på tilhængere. Fremhævning overachievers i din rapport gør to forskellige ting: (1) Det viser din taknemmelighed for dem, der går ud over at støtte din nonprofit og (2) Det giver andre tilhængere noget at stræbe efter.
ligesom en donorgenkendelsesvæg, når tilhængere ser andre lykønskede, vil de naturligvis føle sig inspireret til at give mere og modtage de samme tillykke med rapporten i fremtiden.
Brug din nonprofit årsrapport til at se frem.
Husk hvad vi sagde om buffeten? Han investerede i IBM, fordi han var imponeret over deres plan for fremtiden.
at give oplysninger om dine fremtidige planer og projekter vil få folk begejstrede for, hvad der er i vente for din nonprofit.
når du ser frem, skal du sørge for at præcisere forventningerne til din organisations fremtidige handlinger og mål:
- mind tilhængere om igangværende mål. Du kan f.eks. give en opdatering om, hvorvidt du er på vej til den kapitalkampagne, der blev startet i 2019 og planlagt til at afslutte i 2023.
- få donorer begejstrede for det næste langsigtede projekt for din organisation. Forklar, hvordan et projekt har ført dit team til det næste. Fik du inspiration? Har tidligere aktiviteter åbnet en mulighed for fremtiden? Fortæl dine donorer om det!
fremadrettede planer ophidse dine donorer og inspirere dem til at fortsætte med at bidrage i fremtiden.
sørg for, at når du har givet indsigt om dine fremtidige planer, giver du også mulighed for dine tilhængere til at handle på det. Angiv nogle handlingselementer, som tilhængere kan deltage i med det samme, såsom URL ‘ en til din donationsside, mødedatoer og kommende begivenhedsregistreringer, så de kan vise deres support.
overvej nonprofit årsrapport skabeloner til at inspirere formatering.
Ernest Hemingvej sammenlignede et blankt stykke papir med en hvid tyr. Det er skræmmende og svært at komme i gang med et projekt, når man bare ser på en tom side. Derfor kan det være så nyttigt at have adgang til skabeloner og eksempler, der hjælper dig med at komme i gang med din nonprofit årsrapport.
ud over alle billederne og årsberetningseksemplerne i hele denne artikel vil vi også linke dig til tre af vores foretrukne nonprofit årsrapporter. Du kan finde dem nedenfor:
Rhode Island Foundation 2018 årsrapport
Rhode Island Foundation årsrapport er et fuldt udbygget, boglignende dokument, der dykker dybt ned i de forskellige projekter og kampagner fra det forløbne år. Primært bruger de billeder af tilhængere og teammedlemmer til det billede, der bruges i dokumentet.
på siden ovenfor kan vi dog se, hvordan de brugte diagrammer og Afstand i dokumentet til at henlede læserens opmærksomhed på de vigtige datapunkter. I stedet for at inkludere disse statistikker i afsnitstypen på venstre side af siden, trækkes de ud og gøres større og mere fremtrædende.
du kan få adgang til hele rapporten med linket ovenfor for at se, om denne stil med nonprofit årsrapport vil have mest indflydelse på dit publikum.
Verdensnaturfonden 2015 årsrapport Video
Canadas Verdensnaturfond valgte i 2015 at designe en video til deres nonprofit årsrapport. Denne korte video på to og et halvt minut går gennem resultaterne fra det foregående år og parrer denne information med klip af løbende floder og dyreliv.
ovenstående skærmbillede fra denne årsrapportvideo viser, hvordan Canada brugte et kort til visuelt at kommunikere deres indflydelse over hele landet. Lyden over dette segment af videoen forklarer fuldt ud, hvad de forskellige etiketter på kortet betyder, og hvordan de opretter forbindelse til den større mission.
du kan få adgang til hele Canadas årsrapportvideo for at se, hvordan deres optagelse i høj kvalitet og klare lyd bringer et niveau af professionalisme til video-stil nonprofit årsrapport. Derefter kan du bedømme, om det er et format, som du mener, at dit publikum vil reagere godt på.
Literacy Volunteers of Bangor årsrapport postkort
Bangors læsefærdigheder frivillige valgte at sende en årsrapport postkort til deres tilhængere i 2012-2013. Dette eksempel giver højdepunkter i de vigtige målinger og oplysninger fra det foregående år.
selvom dette format ikke giver mulighed for så meget kontekst sammenlignet med den bogstilrapport, der er designet af Rhode Island Foundation, giver den de oplysninger, som tilhængere vil prioritere og kommunikere disse data tydeligt.
du kan se på billedet ovenfor, hvordan organisationen brugte farve, grafik og diagrammer til at vise de data, de har indsamlet i løbet af året til deres tilhængere. Dette gør det engagerende og trækker læserens øje mere end afsnit i tekst eller lister over statistikker. Se det fulde postkort for at se, om denne formatstil bedst passer til din organisations behov og publikums præferencer.
disse eksempler viser, hvor kreativ du kan være med din årsrapport og de forskellige skabeloner, du kan bruge til at designe den.
Folk læser nonprofit årsrapporter, men de får meget mere opmærksomhed, hvis rapporterne er veldesignede! At sikre, at din er engagerende og uddannelsesmæssig for dine nonprofit-tilhængere, vil gå langt for at opbygge din organisations relationer.
skabeloner og eksempler på årsrapport i hele denne artikel skal hjælpe din nonprofit med at komme i gang med at gøre din årsrapport bedst mulig. Held og lykke!
hvis du leder efter mere information om donorkommunikation og effektive ressourcer, kan du tjekke artiklerne nedenfor:
- Donorcentrerede Nonprofit årsrapporter. Kan du ikke få nok årsrapporter? Læs mere om, hvordan du gør din donor-centreret med denne artikel.
- Bloomerangs Donorretentionsvejledning. Spekulerer på, hvorfor donorretention er så vigtig? Leder du efter flere strategier til at forbedre din? Tjek denne ressource.
- Nonprofit Årsrapporter: 7 Bedste Praksis. Hvis du ønsker mere information om din nonprofit årsrapport, tjek denne ressource fra vores venner på DonorSearch.
- Bio
- kvidre
- Seneste indlæg
Jay Love
Seneste indlæg af Jay Love (se alle)
- Hvad kan forårsage den største indvirkning på finansieringen af din Mission i 2021? – November 26, 2020
- 25+ engagerende virtuelle Fundraising-ideer til nonprofitorganisationer – 22. juli 2020
- Hvad er virkningen af at forbedre 1. gangs Donorretention? – Februar 17, 2020