lanceret i 2001 som et internetbaseret samarbejdsværktøj, SharePoint on-premisser brugt af over 400.000 kunder over hele verden.
Klik for at hente din gratis SharePoint Project Management skabelon!
en samling af fleksible værktøjer, SharePoint hjælper organisationer med at opbygge intranet, administrere dokumenter og samarbejde i et sikkert miljø.
kernen i SharePoint handler om samarbejde med dokumentbiblioteker, nyhedsfeed og diskussionsfora. Disse funktioner – og meget mere! – gør SharePoint til et ideelt værktøj til projektledelsesteams.
ved hjælp af et SharePoint-projektsted er det nemt at centralisere alle projektoplysninger og opgaver et sted, som teamet kan bruge sammen.
et SharePoint-projektsted har en række elementer, der kan hjælpe dig med at administrere et projekt effektivt.
lad os tage et kig på strukturen af en typisk SharePoint site – lister, dele, sites og site samlinger.
vi vil også se, hvordan disse elementer er en del af det forudplanlagte projektsted i den gratis SharePoint-Projektstyringsskabelon.
skærmbillederne nedenfor er baseret på den gratis skabelon i et lokalt miljø ved hjælp af den klassiske oplevelse.
strukturen af et SharePoint-projektsted
SharePoint-lister
et SharePoint-sted udfyldes af lister, der bruges til at organisere information. En SharePoint-liste består af overskrifter, rækker og kolonner og ligner et regneark. SharePoint-lister er dog mere fleksible og er lettere at kontrollere end et regneark.
ligeledes er lister nøglen til at organisere projektoplysninger såsom opgaver og problemer. Ved hjælp af en SharePoint-liste er det nemt at spore og administrere projektdata et sted. Listerne er tilgængelige for alle teammedlemmer, forbedrer samarbejdet og fjerner datasiloer.
SharePoint-lister er en nyttig måde at styre projektprocesser og information på en struktureret, gennemsigtig måde.
for at reducere administrationsarbejde og strømline opgaver kan du også tilføje arbejdsgange til lister, f.eks.
du skal bruge følgende lister – som leveres med den gratis skabelon – på dit SharePoint-projektsted:
- dokumentbibliotek: bruges til at oprette et enkelt lager for alle projektdokumenter. Brugere kan uploade, hente, slette og omdøbe dokumenterne – afhængigt af de tilladelser, du har angivet for hvert teammedlem.
- problemer: Brug denne liste til at spore og administrere problemer rejst af teamet.
- opgaver: Tilføj opgaver og underopgaver for at oprette projektets tidslinje. Du kan også tildele opgaver til individuelle teammedlemmer og spore deres fremskridt.
Projektopgaveliste i SharePoint
du kan også oprette brugerdefinerede lister i SharePoint, så hvis dit team bruger til at spore bestemte elementer i projektarbejdet, kan du genskabe listen på siden.
2. SharePoint-dele
en SharePoint-del er en type liste, der bruges til at gemme indhold på din hjemmeside.
netdele kan fungere som et projekt dashboard eller rapport, overfladebehandling centrale projektoplysninger på en brugbar måde. Hvis du f.eks. tilføjer netdelen ‘projektopgaver’ til projektets hjemmesider, får du et øjebliksbillede af listen over underliggende opgaver. Klik blot på oplysningerne for at få flere detaljer.
i den gratis skabelon er data på højt niveau om projektmålinger, opgaver, projektsundhed og problemer tilgængelige på projektets hjemmeside ved hjælp af forudkonfigurerede netdele.
SharePoint Site
et SharePoint site bruges til at organisere forskellige typer indhold på et sted. Et SharePoint-site er et hjem for dit projekt, der samler lister og dele på en central placering for dit team.
kraftfuld søgefunktionalitet er en nøglefunktion i SharePoint, især SharePoint On-Premises. Dette lettes ved at tilføje alle projektoplysninger til et sted. Ingen grund til at spilde mere tid på at søge på tværs af adskillige mapper, værktøjer og netværksdrev for at finde et dokument!
ud over at forbedre teamsamarbejdet vil et SharePoint-sted også gøre det lettere for dig at styre projektet.
at have en centraliseret placering til at spore opgaver, finde dokumenter og se rapporter betyder, at du ikke behøver at sende regelmæssige ‘check-in’ e – mails til teamet-bare gå til siden.
et site arver nøgleelementer såsom navigation, skabeloner og tilladelser fra umbrella site-samlingen. Du kan dog konfigurere hver side kan med sit eget indhold og sikkerhedsindstillinger.
SharePoint site Collection
en SharePoint site collection er en samling af SharePoint sites. Når det anvendes til Projektledelse, fungerer en sidesamling som din projektportefølje og ruller information fra forskellige projekter et sted.
organisationer med flere forretningsenheder med forskellige projektkrav vil typisk bruge en site samling pr.enhed.
som nævnt ovenfor arver et SharePoint-projektsted egenskaber fra stedsamlingen, så det giver mening at have en separat samling til dine Marketing -, finans-og IT-teams. De forskellige områder af virksomheden kan skabe en site samling og projekt sites skræddersyet til deres processer.
en SharePoint site-samling er også nyttig, hvis du har brug for at dele dokumenter eller oplysninger med eksterne brugere uden at give adgang til dine større systemer. Du kan blot oprette og dele en sidesamling med begrænsede tilladelser.
OOTB v gratis skabelon: oprettelse af dit SharePoint-projektsted
som du kan se, er SharePoint et kraftfuldt projektstyringsværktøj. SharePoint ligner dog ikke et projektstyringsværktøj ud af boksen.
et tomt SharePoint Site
hvis du beslutter dig for at bruge SharePoint uden for boksen til projektstyring, skal du opbygge din hjemmeside for at opfylde dine krav-eller bede dit IT-team om at gøre det.
oprettelse af et SharePoint-projektsted involverer en række trin, herunder:
- bestemmelse af stedets arkitektur, dvs. hvor stedet skal placeres i dit SharePoint-miljø.
- Find ud af, hvilke lister og dele du skal føje til siden for at understøtte dit projektteam.
- oprettelse af siden.
- tilføjelse af lister og netdele.
- konfiguration af hvert element.
afhængigt af dine SharePoint-udviklingsevner er det en langvarig proces at konfigurere et grundlæggende SharePoint-sted til dit projekt.
tror du kan styre SharePoint side? For at sikre, at siden er optimeret, skal du gå et par trin tilbage og også tænke på din projektstyringsproces.
- hvilke lister og dele skal du tilføje til siden?
- hvor mange felter har hver liste brug for?
- hvilke metadata skal du føje til dokumentbiblioteket?
- har du brug for problemer og risici?
- Hvordan vil du en eller to kolonner præsentere information?
hvis projektstedet ikke er designet korrekt, er dit projekt i fare, før arbejdet overhovedet begynder.
det er her, den gratis SharePoint-Projektstyringsskabelon fra Brightarbejde giver dig et forspring.
den gratis skabelon har alt hvad du behøver for at starte, planlægge, spore og rapportere om et projekt ved hjælp af SharePoint – lige ud af boksen.
projektsiteskabelonen indeholder nøglelister og netdele –opgaver, problemer og et dokumentbibliotek – og metriske fliser, projektstatusrapporter, arbejdsrapporter og et diagram ‘opgaver efter status’ til hurtig sporing.
sitet er baseret på en praktisk, fem-trins tilgang til projektledelse med vejledning inkluderet i projektet.
den gratis skabelon fungerer på SharePoint 2019/2016/2013 og SharePoint Online.
spild ikke mere tid på at planlægge din SharePoint-brug den gratis skabelon i stedet!
Billedkredit