udmærke til beslutningstagning

ud over formler er en anden måde at udføre matematiske beregninger på gennem funktioner. Statistiske funktioner anvender en matematisk proces på en gruppe celler i et regneark. For eksempel bruges funktionen SUM til at tilføje værdierne i et celleområde. En liste over almindeligt anvendte statistiske funktioner er vist i tabel 2.4. Funktioner er mere effektive end formler, når du anvender en matematisk proces på en gruppe celler. Hvis du bruger en formel til at tilføje værdierne i et celleområde, skal du tilføje hver celleplacering til formlen en ad gangen. Dette kan være meget tidskrævende, hvis du skal tilføje værdierne på et par hundrede celleplaceringer. Men når du bruger en funktion, kan du fremhæve alle de celler, der indeholder værdier, du vil opsummere i kun et trin. Dette afsnit viser en række statistiske funktioner, som vi vil føje til projektmappen til det personlige Budget. Ud over at demonstrere funktioner gennemgår dette afsnit også procent af de samlede beregninger og brugen af absolutte referencer.

tabel 2.4 almindeligt anvendte statistiske funktioner

funktionen SUM bruges, når du skal beregne totaler for et celleområde eller en gruppe af markerede celler i et regneark. Med hensyn til budgetdetaljearket bruger vi SUMFUNKTIONEN til at beregne totalerne i række 12. Det er vigtigt at bemærke, at der er flere metoder til at tilføje en funktion til et regneark, som vil blive demonstreret i resten af dette kapitel. Følgende illustrerer, hvordan en funktion kan føjes til et regneark ved at skrive den i en celleplacering:

1. Klik på fanen budgetdetaljer regneark for at åbne regnearket.
2. Klik på celle C12.
3. Skriv et lighedstegn =.
4. skriv funktionsnavnet SUM.
5. Skriv en åben parentes (.
6. Klik på celle C3 og træk ned til celle C11. Dette placerer området C3: C11 i funktionen.
7. Skriv en afsluttende parentes).
8. tryk på ENTER-tasten. Funktionen beregner summen for kolonnen månedlige forbrug, som er $1.496.

figur 2.11 viser udseendet af funktionen SUM tilføjet til budgetdetaljearket, før du trykker på ENTER-tasten.

som vist i figur 2.11 blev funktionen SUM føjet til celle C12. Denne funktion er dog også nødvendig for at beregne totalerne i kolonnerne årlige udgifter og LY udgifter. Funktionen kan kopieres og indsættes i disse celleplaceringer på grund af relativ henvisning. Relativ henvisning tjener det samme formål for funktioner som for formler. Følgende viser, hvordan den samlede række er afsluttet:

1. Klik på celle C12 i regnearket Budgetdetaljer.
2. Klik på knappen Kopier i fanen Hjem på båndet.
3. Fremhæv cellerne D12 og E12.
4. Klik på knappen Indsæt i fanen Hjem på båndet. Dette indsætter funktionen SUM i cellerne D12 og E12 og beregner totalerne for disse kolonner.
5. Klik på celle F11.
6. Klik på knappen Kopier i fanen Hjem på båndet.
7. Klik på celle F12, og klik derefter på knappen Indsæt i fanen Hjem på båndet. Da vi nu har totaler i række 12, kan vi indsætte procentændringsformlen i denne række.

figur 2.12 viser output fra SUM-funktionen, der blev føjet til cellerne C12, D12 og E12. Derudover blev procentændringsformlen kopieret og indsat i celle F12. Bemærk, at denne version af budgettet planlægger et fald på 1, 7% i udgifterne sammenlignet med sidste år.

absolutte referencer (beregning af procent af totaler)

datafil: fortsæt med CH2 personligt Budget.

da totaler blev føjet til række 12 i regnearket Budgetdetaljer, kan en procent af den samlede beregning føjes til kolonne B, der begynder i celle B3. Procentdelen af den samlede beregning viser procentdelen for hver værdi i kolonnen årlige udgifter i forhold til summen i celle D12. Når formlen er oprettet, vil det imidlertid være nødvendigt at slå den relative referencefunktion fra, før du kopierer og indsætter formlen på resten af celleplaceringerne i kolonnen. Deaktivering af den relative referencefunktion opnås gennem en absolut reference. Følgende trin forklarer, hvordan dette gøres:

1. Klik på celle B3 i regnearket Budgetdetaljer.
2. Skriv et lighedstegn =.
3. Klik på celle D3.
4. Skriv en skråstreg fremad /.
5. Klik på celle D12.
6. tryk på ENTER-tasten. Du vil se, at husholdningsværktøjer repræsenterer 16,7% af det årlige udgiftsbudget (se figur 2.14).

figur 2.14 viser den udfyldte formel, der beregner den procentdel, som Husholdningsværktøjernes årlige forbrug repræsenterer til det samlede årlige forbrug for budgettet (se celle B3). Normalt kopierer vi denne formel og indsætter den i området B4:B11. På grund af relativ henvisning øges begge cellereferencer imidlertid med en række, når formlen indsættes i cellerne under B3. Dette er fint for den første cellereference i formlen (D3), men ikke for den anden cellereference (D12). Figur 2.15 illustrerer, hvad der sker, hvis vi indsætter formlen i området B4:B12 i sin nuværende tilstand. Bemærk, at vi producerer fejlkoden #DIV/0. Det betyder, at vi forsøger at dividere et tal med nul, hvilket er umuligt. Når man ser på formlen i celle B4, ser man, at den første cellereference blev ændret fra D3 til D4. Det er fint, fordi vi nu ønsker at opdele de årlige udgifter til forsikring med de samlede årlige udgifter i celle D12. D12-cellereferencen er ændret til D13. Fordi celleplacering D13 er tom, producerer formlen # DIV/0 fejlkoden.

for at eliminere divide-by-nul-fejlen vist i figur 2.15 skal vi tilføje en absolut reference til celle D12 i formlen. En absolut reference forhindrer relativ reference i at ændre en cellereference i en formel. Dette kaldes også låsning af en celle. Følgende forklarer, hvordan dette opnås:

1. Dobbeltklik på celle B3.
2. Placer musemarkøren foran D12 og klik. Den blinkende markør skal være foran D i cellereferencen D12.
3. tryk på F4-tasten. Du vil se et dollartegn ( $ ) tilføjet foran kolonnebogstavet D og række nummer 12. Du kan også skrive dollartegnene foran kolonnebogstavet og rækkenummeret.
4. tryk på ENTER-tasten.
5. Klik på celle B3.
6. Klik på knappen Kopier i fanen Hjem på båndet.
7. Fremhæv området B4:B11.
8. Klik på knappen Indsæt i fanen Hjem på båndet.

figur 2.16 viser procentdelen af den samlede formel med en absolut reference tilføjet til D12. Bemærk, at cellereferencen i celle B4 forbliver D12 i stedet for at skifte til D13 som vist i figur 2.15. Du vil også se, at procentsatserne beregnes i resten af cellerne i kolonnen, og divide-by-nul-fejlen er nu elimineret.

TÆLLEFUNKTIONEN

datafil: fortsæt med CH2 personligt Budget.

den næste funktion, som vi vil føje til budgetdetaljearket, er TÆLLEFUNKTIONEN. TÆLLEFUNKTIONEN bruges til at bestemme, hvor mange celler i et område der indeholder en numerisk post. TÆLLEFUNKTIONEN fungerer ikke til at tælle tekst eller andre ikke-numeriske poster. For regnearket Budgetdetaljer bruger vi funktionen COUNT til at tælle antallet af poster, der er planlagt i kolonnen årligt forbrug (kolonne D). Følgende forklarer, hvordan funktionen COUNT føjes til regnearket ved hjælp af funktionslisten:

1. Klik på celle D13 i regnearket Budgetdetaljer.
2. Skriv et lighedstegn =.
3. Skriv bogstavet C.
4. Klik på pil ned på rullebjælken på funktionslisten (se figur 2.17), og find ordtællingen.
5. Dobbeltklik på ordtællingen fra funktionslisten.
6. Fremhæv området D3:D11.
7. du kan skrive en afsluttende parentes ) og derefter trykke på ENTER-tasten eller blot trykke på ENTER-tasten og lukke funktionen for dig. Funktionen producerer et output på 9, da der er 9 emner planlagt på regnearket.

figur 2.17 viser feltet funktionsliste, der vises efter afslutning af trin 2 og 3 for funktionen COUNT. Funktionslisten indeholder en alternativ metode til at føje en funktion til et regneark.

figur 2.18 viser output fra TÆLLEFUNKTIONEN efter at have trykket på ENTER-tasten. Funktionen tæller antallet af celler i området D3: D11, der indeholder en numerisk værdi. Resultatet af 9 indikerer, at der er planlagt 9 kategorier for dette budget.

den gennemsnitlige funktion

den næste funktion, vi tilføjer til budgetdetaljearket, er den gennemsnitlige funktion. Denne funktion bruges til at beregne det aritmetiske gennemsnit for en gruppe af tal. For regnearket Budgetdetaljer bruger vi funktionen til at beregne gennemsnittet af værdierne i kolonnen årligt forbrug. Vi tilføjer dette til regnearket ved hjælp af Funktionsbiblioteket. Følgende trin forklarer, hvordan dette opnås:

1. Klik på celle D14 i regnearket Budgetdetaljer.
2. Klik på fanen Formler på båndet.
3. Klik på knappen Flere funktioner i gruppen funktionsbibliotek af kommandoer.
4. Placer musemarkøren over indstillingen statistisk fra rullelisten med indstillinger.
5. Klik på det gennemsnitlige funktionsnavn fra listen over funktioner, der vises i menuen (se figur 2.19). Dette åbner dialogboksen Funktionsargumenter.
6. Klik på knappen Skjul Dialog i dialogboksen Funktionsargumenter (se figur 2.20).
7. Fremhæv området D3:D11.
8. Klik på knappen Udvid Dialog i dialogboksen Funktionsargumenter (se figur 2.21). Du kan også trykke på ENTER-tasten for at få det samme resultat.
9. Klik på knappen OK i dialogboksen Funktionsargumenter. Dette tilføjer den gennemsnitlige funktion til regnearket.

figur 2.19 illustrerer, hvordan en funktion er valgt fra Funktionsbiblioteket i fanen Formler på båndet.

figur 2.20 viser dialogboksen Funktionsargumenter. Dette vises, når en funktion er valgt fra Funktionsbiblioteket. Knappen Skjul Dialog bruges til at skjule dialogboksen, så en række celler kan fremhæves i regnearket og derefter føjes til funktionen.

figur 2.21 viser, hvordan et celleområde kan vælges fra dialogboksen Funktionsargumenter, når det er blevet skjult.

figur 2.22 viser dialogboksen Funktionsargumenter, efter at celleområdet er defineret for funktionen gennemsnit. Dialogboksen viser resultatet af funktionen, før den føjes til celleplaceringen. Dette giver dig mulighed for at vurdere funktionsudgangen for at afgøre, om det giver mening, før du tilføjer det til regnearket.

figur 2.23 viser funktionen fuldført gennemsnit i regnearket Budgetdetaljer. Udgangen af funktionen viser, at vi i gennemsnit forventer at bruge $1.994 for hver af kategorierne i kolonne A i budgettet. Kategori kan bruges som en indikator til at bestemme, hvilke kategorier der koster mere eller mindre end de gennemsnitlige budgetterede udgiftsdollar.

maks og min funktioner

datafil: fortsæt med CH2 personlige Budget.

de sidste to statistiske funktioner, som vi vil føje til budgetdetaljearket, er maks.og MIN. Disse funktioner identificerer de højeste og laveste værdier i en række celler. Følgende trin forklarer, hvordan du føjer disse funktioner til regnearket Budgetdetaljer:

1. Klik på celle D15 i regnearket Budgetdetaljer.
2. Skriv et lighedstegn =.
3. skriv ordet MIN.
4. Skriv en åben parentes (.
5. Fremhæv området D3:D11.
6. Skriv en afsluttende parentes), og tryk på ENTER-tasten, eller tryk blot på ENTER-tasten, og luk funktionen for dig. Min-funktionen producerer et output på $1.200, hvilket er den laveste værdi i kolonnen årligt forbrug (se figur 2.24).
7. Klik på celle D16.
8. Skriv et lighedstegn =.
9. skriv ordet maks.
10. Skriv en åben parentes (.
11. Fremhæv området D3:D11.
12. Skriv en afsluttende parentes), og tryk på ENTER-tasten, eller tryk blot på ENTER-tasten, og luk funktionen for dig. Den maksimale funktion producerer et output på $3.500. Dette er den højeste værdi i kolonnen årlige udgifter (Se figur 2.25).

Kopier og indsæt formler(indsætte uden formater)

datafil: fortsæt med CH2 personlige Budget.

som vist i figur 2.25 opsummerer funktionerne antal, gennemsnit, MIN og maks dataene i kolonnen årlige udgifter. Du vil også bemærke, at der er plads til at kopiere og indsætte disse funktioner under kolonnen LY Spend. Dette giver os mulighed for at sammenligne, hvad vi brugte sidste år, og hvad vi planlægger at bruge i år. Normalt ville vi blot kopiere og indsætte disse funktioner i området E13:E16. Du har dog måske bemærket den dobbeltlinjede stilgrænse, der blev brugt omkring omkredsen af området B13:E16. Hvis vi brugte kommandoen almindelig Indsæt, ville dobbeltlinjen på højre side af området E13:E16 blive erstattet med en enkelt linje. Derfor vil vi bruge en af Indsæt specielle kommandoer til kun at indsætte funktionerne uden nogen af formateringsbehandlingerne. Dette opnås gennem følgende trin:

1. Fremhæv området D13: D16 i regnearket Budgetdetaljer.
2. Klik på knappen Kopier i fanen Hjem på båndet.
3. Klik på celle E13.
4. Klik på pil ned under knappen Indsæt i fanen Hjem på båndet.
5. Klik på indstillingen formler fra rullelisten med knapper (se figur 2.26).

figur 2.26 viser listen over knapper, der vises, når du klikker på pil ned under knappen Indsæt i fanen Hjem på båndet. En ting at bemærke om disse indstillinger er, at du kan forhåndsvise dem, før du foretager et valg ved at trække musemarkøren over indstillingerne. Som vist i figuren, når musemarkøren er placeret over knappen formler, kan du se, hvordan funktionerne vises, før du foretager et valg. Bemærk, at dobbeltlinjekanten ikke ændres, når denne indstilling vises. Derfor foretages dette valg i stedet for den almindelige Pastaindstilling.