máte potíže s delegováním práce na svůj tým? Nejsi sám. Jako vůdce, máte obrovskou odpovědnost za to, že se členové týmu soustředí, produktivní, a na správné cestě. Musíte se také ujistit, že pracovní zátěž vašeho týmu je rozdělena spravedlivě. Organizování a produktivity expert, Julie Morgenstern, dát to nejlepší: „Pokud jste přepracování své vysoké umělců, ztratíte je, protože oni začnou nesnášet skutečnost, že dělají více.“Vyvážení pracovní zátěže vašeho týmu není snadný úkol a my jsme tu, abychom vám pomohli efektivně spravovat.
co je řízení pracovní zátěže?
řízení pracovního vytížení je proces efektivní distribuce a řízení práce v rámci vašeho týmu. Když úspěšně provedeno, zvládání pracovního zatížení maximalizuje výkon zaměstnanců a pomáhá rozpustit chaos, takže vy a váš tým pocit spokojeni na konci každého dne, spíše než ohromen. Členové týmu se budou cítit sebejistě o objemu své práce a budou poskytovat kvalitnější práci rychlejším tempem.
proč je řízení pracovní zátěže důležité?
nedávný výzkum ukazuje, že 80% globálních znalostních pracovníků uvádí, že se cítí přepracovaní a blízko vyhoření. Dále čtyři z pěti (82%) zaměstnanců tvrdí, že se cítí méně zaměstnáni v práci, když jsou ve stresu. Zatížení řízení umožňuje rozdělit práci mezi váš tým efektivněji, nejen snížit vyhoření pro namáhané zaměstnanců, ale zabránit jim pocit, přepracovaný na prvním místě. Nástroje pro správu pracovního vytížení poskytují v reálném čase přehled o úkolech, které má váš tým na talíři, takže můžete efektivně spravovat pracovní zátěž týmu a podporovat rovnováhu, nikoli vyhoření.
začínáme s pracovního vytížení řízení
pět-krokem průvodce pro zvládání pracovního zatížení
Pokud jste nedal hodně myslel na to, zvládání pracovního zatížení, nejsi sám; Mezinárodní Institut členů správních orgánů a Manažerů uvádí, že jen málo lidí jsou skutečně vyškoleni v této tolik potřebné dovednosti.
dobrou zprávou je, že existují nástroje, které vám pomohou udržet všechny a všechno v pohybu vpřed současně (viz bod pět níže). Aby vám však nástroj skutečně pomohl spravovat pracovní vytížení členů týmu, musíte se ujistit, že některé z vašich dalších dovedností v oblasti řízení projektů jsou v nejlepší kondici. Proveďte těchto pět kroků, abyste mohli úspěšně spravovat pracovní zátěž svého týmu.
1. Zjistit, váš tým je pracovní vytížení a kapacity
Se svým týmem v práci rozptýleny mezi více různých projektů kalhotky, plány a nástroje, je těžké pochopit, kolik celkem práci, kterou je třeba řešit. Mít tyto znalosti je klíčem k tomu, abyste zjistili, kolik každý člen týmu dělá nebo co může převzít. Můžete dostat přes to, a zjistit, co váš tým je pracovní zátěž je ve skutečnosti tím, že své plány v pořadí:
- Dát dohromady kompletní seznam projektů a procesů váš tým je zodpovědný za. Mohou to být projekty, které váš tým řídí, nebo cross-funkční práce, do které budou přispívat.
- určete rozsah a načasování práce pro každého. Jsou to velké, složité projekty s více výstupy nebo jsou to menší rozsah? Kolik z každého projektu nebo procesu je váš tým zodpovědný za?
- rozdělit projekty na menší úkoly a workstreams. Jakmile budete mít představu o práci vašeho týmu, rozdělte ji na menší kousky, abyste věděli, jak vypadají jejich týdenní nebo denní zatížení.
- upřednostněte práci na základě důležitosti a naléhavosti. Tímto způsobem budete také vědět, co váš tým musí nejprve řešit, a můžete lépe naplánovat, kdy budete pracovat na každém projektu.
vědět, kolik práce musíte řešit, je však pouze polovina rovnice. Budete také muset vědět, kolik šířky pásma má váš tým a každý jednotlivec. Jakmile vezmete v úvahu schůzky, prázdniny, a opakující se odpovědnosti, kolik zbývá každému členovi týmu věnovat těmto projektům? Posoudit pracovní zátěž každého člena týmu, nebo je požádejte, aby tak učinili za vás, abyste získali představu o tom, co jiného mohou přijmout.
měření pracovní zátěže v akci:
váš analytický tým musí ve 2. čtvrtletí vytvořit devět různých sestav. Je to mix čistých nových zpráv, které budou trvat déle, než se vytvoří, a opakovatelných, pro které již mají systémy nastaveny. Než je začnete přiřazovat jednotlivým členům týmu, pochopte načasování (kdy musí být každý doručen), důležitost (jaká práce je toto blokování?), a množství času, které očekáváte, že bude trvat na vytvoření každého z nich.
na základě tohoto výzkumu nyní víte, za kolik další práce je váš analytický tým zodpovědný. Možná jste dokonce zjistili, že je to příliš mnoho na šířku pásma vašeho malého týmu, ale s vědomím, že některé zprávy mají nízkou prioritu, může chytře odložit méně důležité požadavky ve prospěch těch působivějších.
FAQ: Jak mohu řídit pracovní zátěž týmu a zaměstnanců?
nejlepší způsob, jak řídit pracovní zátěž týmu, je začít s nástrojem pro správu práce. Sledování veškeré práce, kterou váš tým dělá a kolik kapacity má, je dost těžké—ale také potřebujete způsob, jak tyto informace ukládat, přistupovat a pravidelně aktualizovat, abyste mohli spravovat pracovní zátěž svého týmu kupředu. Hledejte nástroj, který slouží jako centrální zdroj pravdy nejen pro řízení práce, ale také pro řízení pracovní zátěže—tímto způsobem můžete sledovat práci svého týmu a jejich pracovní zátěž na stejném místě. V asaně si (přirozeně) myslíme, že Asana je docela skvělý způsob, jak začít s řízením pracovní zátěže.
2. Alokovat zdroje a rozebrat jednotlivé pracovní vytížení
Teď, že máte přehled o vše, co váš tým potřebuje k tomu, nyní můžete zjistit, kdo bude pracovat na tom, co a kdy. A při přidělování jednotlivých prací může znít jednoduše, jak zdůraznili mudrci ve zprávě Harvard Business Review, Ve skutečnosti to může být docela komplikované.
zde je pět věcí, které můžete jako vedoucí týmu udělat, abyste udrželi pracovní zátěž každého vyváženou a zvládnutelnou:
- nejprve přiřaďte práci s nejvyšší prioritou. Objednejte si seznam úkolů a projektů svého týmu z hlediska priority, a nejprve pracujte na personálním obsazení hlavních priorit.
- datum zahájení a splatnosti zůstatku. Nyní, když víte, kdo bude dělat co, naplánujte v každém úkolu nebo projektu. Pomocí časové osy nebo kalendáře vizualizujte své pracovní zatížení, abyste mohli vyvážit pracovní zátěž každého jednotlivce.
- ujistěte se, že jste odpovídající správné lidi ke každému úkolu nebo projektu. Vezměte v úvahu jejich dostupnost, stejně jako jejich dovednosti a zkušenosti.
- zahrňte svůj tým do konverzace tím, že se jich zeptáte, jakou extra šířku pásma věří, že mají. Nejen, že budou znát své vlastní pracovní vytížení a kapacitu nejlépe, ale budou se také cítit více zmocněni, když je zapojíte do plánování.
- vždy dejte někomu vědět, proč mu přiřazujete konkrétní úkol. To je skvělý způsob, jak zvýšit zapojení a nastavit očekávání od samého počátku.
alokace zdrojů v akci:
potřebujete dva lidi, abyste pracovali na návrzích reklam pro nadcházející kampaň a měli ve svém týmu pět lidí. Práci můžete přiřadit náhodně, ale pokud se podíváte na pozadí členů týmu, získáte lepší výsledky (například pracovali na předchozích kampaních dříve?), zkontrolujte všechny členy týmu, kteří již mohou být přetíženi, a zeptejte se svých nejlepších tipů, pokud mají pocit, že mají schopnost převzít tento nový projekt.
FAQ: Jak mohu řídit protichůdné termíny a priority?
plánování pracovní zátěže není vždy tak plynulé, jak bychom si přáli. Někdy jsou členové týmu, kteří se nejlépe hodí pro projekt, již zaneprázdněni jinou, stejně prioritní iniciativou. Někdy je celý váš tým v režimu krize a je těžké si představit, že na jejich talíře přidáte více práce. I když nemusí vždy existovat dokonalá odpověď, znalost pracovního vytížení vašeho týmu předem vám může pomoci předvídat tyto problémy se zajištěním zdrojů a řešit je dříve, než zasáhnou.
například, pokud víte, že je nadcházející, prioritní výstup krátká doba odezvy, můžete přesunout nižší prioritou práce dříve nebo později v měsíci? Když máte okno do šířky pásma vašeho týmu, jste lépe vybaveni, abyste jim pomohli zvládnout jejich pracovní zátěž-v blízké i dlouhodobé perspektivě.
3. Podívejte se s členy týmu a upravit pracovní vytížení podle potřeby
Dokonce i ty nejlepší plány a časové osy projektu hit překážky, a budete muset být připraveni provést úpravy v reálném čase dříve, než jsou lhůty minul.
sledovat, jak každý člen týmu je řízení jejich aktuální pracovní vytížení, být proaktivní nastavením pravidelné 1-1 check-in s členy týmu pro aktualizace. Pokud tyto check-iny odhalí, že se člen týmu cítí přetížen povinnostmi, zkontrolujte, kdo by mohl být schopen převzít něco jiného.
Když jste přiřadit úkoly nebo projekty, ujistěte se, že komunikovat se svým týmem o změny, takže oni pochopili, proč jsou nyní vytáhl v jiném směru. Zvažte příležitosti koučování, které jim pomohou stát se efektivnějšími a organizovanějšími a vždy rozpoznat tvrdou práci členů vašeho týmu.
přihlášení v akci:
Jste si všimli, že dvě z vašich account manažeři jsou ubytováni pozdě večer, a druhý je e-mailem v ranních hodinách. To by mohlo být znamení, že jsou přetíženi. Plán check-in s každou osobu v týmu zjistit, kde stojí s jejich prací; nabídka posunout nebo odložit odpovědnosti v případě potřeby, a poskytnout koučování pro každého, kdo odhaluje potřebu. Pokud tak již neučiníte, naplánujte pravidelné check-iny pro každého člena týmu, abyste se vyhnuli podobným problémům, které se v budoucnu objeví.
Pro tip: Nezapomeňte na týmovou kulturu
kromě 1-1 check-inů se ujistěte, že ušetříte čas na chvíle spojení a oslav v celém týmu. Ať už je váš tým v kanceláři, distribuovaný, nebo vzdálené, je důležité mít čas na obličej a připojit se. V závislosti na velikosti vašeho týmu, zvažte plánování týdenního setkání, dvoutýdenní Šťastná hodina, nebo větší měsíční shromáždění.
4. Zlepšete efektivitu týmu, když je pracovní zátěž těžká
zatímco se soustředíte hlavně na celkový obraz, povzbuzujte svůj tým, aby vyvinul svůj vlastní systém pro řízení své pracovní zátěže. Když je co dělat, je důležité, aby dělali správné věci, efektivně.
- Navrhněte metody stanovení priorit, které odpovídají jejich jednotlivým stylům.
- minimalizujte počet schůzek, kterých se Váš tým musí zúčastnit. Najděte nové způsoby komunikace, které nezaberou tolik času.
- Pomozte svému týmu pochopit, co je řízení projektů a jak organizovaný plán šetří čas.
efektivitu Týmu v akci
Jeden z vašich přímých zpráv vždy otočí v jejich práci brzy, a prostřednictvím rozhovorů se dozvíte, že byly pomocí některé nové strategie, aby se pracovat efektivněji. Podporovat osobu, aby se podělili o své zkušenosti s týmem, a zvažte vytvoření sdíleného prostoru, kde mohou členové týmu post tipy pro úsporu času, jako oni na ně narazil.
FAQ: Jak mohu posílit svůj tým, aby byl efektivnější a efektivnější?
pokud tak již neučiníte, ujistěte se, že všichni ve vašem týmu používají stejný nástroj pro správu práce, aby měli jasno v tom, kdo co dělá. Váš nástroj pro správu práce by se také měl snadno integrovat s vašimi oblíbenými obchodními nástroji, takže váš tým tráví méně času přepínáním mezi aplikacemi a kopáním v tabulkách a více času na práci s vysokým dopadem. A samozřejmě hledejte nástroj pro správu práce, který má vestavěnou součást řízení pracovního zatížení, takže můžete sledovat pracovní zátěž týmu přímo tam, kde se práce děje.
5. Palubní pracovní nástroj řízení
Představte si, že můžete vidět vše, co se děje s každý projekt a každý člen týmu v jednom místě. Mluvte o úspoře času. Použití nástroje pro správu práce nebo projektu to dělá.
když přijmete nástroj pro správu práce, každý člen týmu je schopen vidět, jak se jejich práce živí většími týmovými a firemními iniciativami. Komunikace probíhá v rámci úkolů, takže nalezení potřebných informací trvá pět sekund místo pěti minut. Časové osy udržují každého na správné cestě, protože projekty lze prohlížet jednotlivě nebo společně.
Nástroj pro správu práce v akci:
vložili jste všechny úkoly a kroky svého výrobního plánu do nástroje pro správu pracovní zátěže a práce se pohybuje hladce. Protože všichni členové týmu mají přehled o stavu a tom, kde se do procesu hodí, můžete se vyhnout konfliktům a ušetřit čas.
Pro tip: Vytvořte konvence týmu
nejlepší nástroj pro správu práce je nástroj, který používá celý váš tým. Je však důležité nastavit týmové konvence a osvědčené postupy pro používání vašeho nástroje. Nejen, že to usnadní vašemu týmu přijetí nového nástroje, ale také to sníží bariéru vstupu, protože váš tým se nebude muset obávat, že tento nástroj používá „nesprávně“.“Vaše práce nástroj pro správu by měl mít, jak-na průvodce a videa, které vám pomohou začít—set stranou nějaký čas projít ty se svým týmem a vytvořit sdílené konvence.
nastavte svůj tým na úspěch
cítíte se oprávněni zlepšit své dovednosti v oblasti řízení času a pracovní zátěže? Pamatujte, že řízení pracovního zatížení je především o efektivním přidělování práce, správě těchto úkolů a aktualizaci zúčastněných stran na vašich projektech. Tipy, které jsme nastínili výše, v kombinaci s nástrojem pro řízení práce, jako je Asana, vám mohou pomoci vyřešit protichůdné termíny a priority, abyste mohli řídit velké pracovní zatížení vašeho týmu.
další informace o Asana pro řízení pracovní zátěže