aveți un timp dificil delegarea de lucru pentru echipa ta? Nu ești singur. Ca lider, aveți responsabilitatea uriașă de a vă menține membrii echipei concentrați, productivi și pe drumul cel bun. De asemenea, trebuie să vă asigurați că volumul de muncă al echipei dvs. este împărțit corect. Expertul în organizare și productivitate, Julie Morgenstern, a spus cel mai bine: „dacă vă suprasolicitați performanții înalți, îi veți pierde pentru că încep să se supere pe faptul că fac mai mult.”Echilibrarea volumului de muncă al echipei dvs. nu este o sarcină ușoară și suntem aici pentru a vă ajuta să o gestionați eficient.
ce este gestionarea volumului de muncă?
managementul volumului de muncă este procesul de distribuire și gestionare eficientă a muncii în întreaga echipă. Atunci când este realizat cu succes, gestionarea volumului de muncă maximizează performanța angajaților și ajută la topirea haosului, lăsându-vă pe dvs. și echipa dvs. să vă simțiți mulțumiți la sfârșitul fiecărei zile, mai degrabă decât copleșiți. Membrii echipei se vor simți încrezători în volumul lor de muncă și vor oferi o muncă de calitate superioară într-un ritm mai rapid.
de ce este importantă gestionarea volumului de muncă?
cercetări recente arată că 80% dintre lucrătorii din domeniul cunoașterii la nivel mondial raportează că se simt suprasolicitați și aproape de epuizare. Mai mult, patru din cinci (82%) dintre angajați spun că se simt mai puțin implicați la locul de muncă atunci când sunt stresați. Gestionarea volumului de muncă vă permite să distribuiți mai eficient munca în echipă, nu numai pentru a reduce epuizarea angajaților stresați, ci și pentru a le împiedica să se simtă suprasolicitați în primul rând. Instrumentele de gestionare a volumului de muncă oferă o perspectivă în timp real asupra sarcinilor pe care echipa dvs. le are în farfurie, astfel încât să puteți gestiona eficient volumul de muncă al echipei și să promovați echilibrul, nu epuizarea.
începeți cu gestionarea volumului de muncă
ghidul în cinci pași pentru gestionarea volumului de muncă
dacă nu v-ați gândit prea mult la gestionarea volumului de muncă, nu sunteți singuri; Institutul Internațional de directori și manageri raportează că puțini oameni sunt de fapt instruiți în această abilitate atât de necesară.
vestea bună este că există instrumente care vă pot ajuta să păstrați toată lumea și totul merge mai departe simultan (a se vedea punctul cinci de mai jos). Dar pentru ca un instrument să vă ajute cu adevărat să gestionați sarcinile de lucru ale membrilor echipei dvs., va trebui să vă asigurați că unele dintre celelalte abilități de management de proiect sunt în formă excelentă. Puneți acești cinci pași în acțiune, astfel încât să puteți gestiona cu succes volumul de muncă al echipei.
1. Aflați volumul de muncă și capacitatea echipei dvs.
cu munca echipei dvs. împrăștiată printre mai multe briefuri, planuri și instrumente diferite de proiect, este greu de înțeles cât de multă muncă totală trebuie să abordați. A avea aceste cunoștințe este cheia pentru a afla cât de mult face fiecare membru al echipei sau ce poate prelua. Puteți trece peste asta și să vă dați seama care este de fapt volumul de muncă al echipei dvs., punându-vă planurile în ordine:
- alcătuiește o listă completă de proiecte și procese pentru care echipa ta este responsabilă. Acestea pot fi proiecte pe care echipa dvs. le conduce sau lucrări inter-funcționale la care vor contribui.
- determinați domeniul de aplicare și calendarul de lucru pentru fiecare. Sunt aceste proiecte mari, complexe, cu rezultate multiple sau sunt mai mici în domeniul de aplicare? Cât de mult din fiecare proiect sau proces este responsabil pentru echipa ta?
- împărțiți proiectele în sarcini și fluxuri de lucru mai mici. Odată ce aveți o înțelegere de ansamblu a muncii echipei dvs., împărțiți-o în bucăți mai mici, astfel încât să puteți ști cum arată încărcăturile lor săptămânale sau zilnice.
- prioritizează munca bazată pe importanță și urgență. În acest fel, veți ști, de asemenea, ce trebuie să abordeze echipa dvs. mai întâi și puteți programa mai bine când veți lucra la fiecare proiect.
știind cât de mult de lucru aveți nevoie pentru a aborda este doar o jumătate din ecuație, deși. De asemenea, va trebui să știți câtă lățime de bandă are echipa dvs. și fiecare individ. Odată ce ați luat în considerare întâlnirile, vacanțele și responsabilitățile recurente, cât de mult a mai rămas fiecare membru al echipei pentru a dedica acestor proiecte? Evaluați volumul de muncă al fiecărui membru al echipei sau cereți-i să facă acest lucru pentru dvs., pentru a înțelege ce altceva pot prelua.
măsurarea volumului de lucru în acțiune:
echipa dvs. de analiză trebuie să producă nouă rapoarte diferite în T2. Este un amestec de noi rapoarte nete, care va dura mai mult pentru a construi, și cele repetabile au deja sisteme stabilite pentru. Înainte de a începe să le atribuiți membrilor echipei individuale, înțelegeți calendarul (când trebuie să fie livrat fiecare), importanța (ce lucrare este această blocare?), și cantitatea de timp vă așteptați să ia pentru a crea fiecare.
pe baza acestei cercetări, acum știți cât de multă muncă suplimentară este responsabilă pentru echipa dvs. de analiză. Este posibil să fi descoperit chiar că este prea mult pentru lățimea de bandă a echipei dvs. mici, dar știind că unele dintre rapoarte sunt cu prioritate redusă, pot amâna inteligent cererile mai puțin importante în favoarea celor mai impactante.
Întrebări frecvente: cum gestionez volumul de muncă al echipei și al angajaților?
cel mai bun mod de a gestiona volumul de muncă al echipei este să începeți cu un instrument de gestionare a muncii. Urmărirea tuturor lucrărilor pe care le face echipa dvs. și a capacității pe care o au este destul de dificilă—dar aveți nevoie și de o modalitate de a stoca, accesa și actualiza în mod regulat aceste informații, astfel încât să puteți gestiona volumul de muncă al echipei dvs. în continuare. Căutați un instrument care servește ca sursă centrală de adevăr nu numai pentru gestionarea muncii, ci și pentru gestionarea volumului de muncă—astfel puteți urmări munca echipei dvs. și volumul de muncă al acestora, în același loc. La Asana, credem (în mod natural) că Asana este o modalitate destul de bună de a începe cu gestionarea volumului de muncă.
2. Alocați resurse și defalcați sarcinile de lucru individuale
acum, că aveți o imagine de ansamblu asupra a tot ceea ce trebuie să facă echipa dvs., puteți afla acum cine va lucra la ce și când. Și în timp ce atribuirea pieselor individuale de lucru poate părea simplă, așa cum au subliniat oamenii înțelepți de la Harvard Business Review report, poate fi de fapt destul de complicat.
iată cinci lucruri pe care, în calitate de lider al echipei, le puteți face pentru a menține sarcinile de lucru ale tuturor echilibrate și ușor de gestionat:
- alocați mai întâi lucrarea cu cea mai mare prioritate. Comandați lista de sarcini și proiecte a echipei dvs. în ceea ce privește prioritatea și lucrați mai întâi la personalul priorităților de top.
- începutul soldului și datele scadente. Acum, că știți cine va face ce, programați în fiecare sarcină sau proiect. Utilizați o cronologie sau un calendar pentru a vizualiza volumul de lucru, astfel încât să puteți echilibra volumul de lucru al fiecărui individ.
- asigurați-vă că potriviți persoanele potrivite pentru fiecare sarcină sau proiect. Luați în considerare disponibilitatea acestora, precum și seturile de abilități și experiența lor.
- includeți echipa în conversație întrebându-i ce lățime de bandă suplimentară cred că au. Nu numai că își vor cunoaște cel mai bine sarcinile de lucru și capacitatea, dar se vor simți și mai împuterniciți atunci când îi implicați în planificare.
- spuneți întotdeauna cuiva de ce îi atribuiți o anumită sarcină. Aceasta este o modalitate excelentă de a crește angajamentul și de a stabili așteptările de la început.
alocarea resurselor în acțiune:
aveți nevoie de două persoane pentru a lucra la proiectarea anunțurilor pentru o campanie viitoare și aveți cinci persoane în echipa dvs. Ați putea atribui lucrarea la întâmplare, dar veți obține rezultate mai bune dacă vă uitați la fundalurile membrilor echipei (de exemplu, Au mai lucrat la campanii anterioare?), verificați dacă există membri ai echipei care ar putea fi deja supraîncărcați, apoi întrebați-vă alegerile de top dacă simt că au capacitatea de a prelua acest nou proiect.
Întrebări frecvente: Cum pot gestiona termenele și prioritățile conflictuale?
planificarea volumului de muncă nu este întotdeauna atât de lină pe cât ne-am dori să fie. Uneori, membrii echipei care sunt cei mai potriviți pentru un Proiect sunt deja ocupați cu o altă inițiativă, la fel de prioritară. Uneori, întreaga echipă este în modul crunch și este greu de imaginat adăugând mai multă muncă pe plăcile lor. Deși este posibil să nu existe întotdeauna un răspuns perfect, cunoașterea în avans a volumului de muncă al echipei dvs. vă poate ajuta să anticipați aceste probleme de resurse și să le abordați înainte de a lovi.
de exemplu, dacă știți că există o livrare viitoare, cu prioritate ridicată, cu un timp scurt de răspuns, puteți schimba munca cu prioritate mai mică mai devreme sau mai târziu în lună? Când aveți o fereastră în lățimea de bandă a echipei dvs., sunteți mai bine echipat pentru a—i ajuta să – și gestioneze volumul de muncă-atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.
3. Verificați-vă cu membrii echipei dvs. și ajustați volumul de lucru după cum este necesar
chiar și cele mai bune planuri și termene de proiect au lovit obstacole și va trebui să fiți pregătiți să faceți ajustări în timp real înainte ca termenele să fie ratate.
pentru a urmări modul în care fiecare membru al echipei își gestionează volumul de lucru curent, fiți proactiv prin setarea unui check-in regulat de 1-1 cu membrii echipei pentru actualizări. Dacă aceste check-in-uri arată că un membru al echipei se simte supraîncărcat cu responsabilități, verificați cine ar putea să-și asume altceva.
când realocați sarcini sau proiecte, asigurați-vă că comunicați cu echipa dvs. despre schimbări, astfel încât să înțeleagă de ce sunt acum trase într-o direcție diferită. Luați în considerare oportunitățile de coaching pentru a-i ajuta să devină mai eficienți și mai organizați și să recunoască întotdeauna munca grea a membrilor echipei.
Check-in-uri în acțiune:
ați observat că doi dintre managerii contului dvs. stau noaptea târziu după noapte, iar altul vă trimite prin e-mail în primele ore ale dimineții. Ar putea fi un semn că sunt supraîncărcați. Programați check-in-uri cu fiecare persoană din echipa dvs. pentru a vedea unde se află cu munca lor; oferiți-vă să schimbați sau să amânați responsabilitățile dacă este necesar și oferiți coaching oricui dezvăluie o nevoie. Dacă nu o faceți deja, programați un check-in regulat pentru fiecare membru al echipei, pentru a evita apariția unor probleme similare în viitor.
Sfat Pro: Nu uitați de cultura echipei
în plus față de 1-1 check-in-uri, asigurați-vă că economisiți timp pentru momente de conectare și sărbătoare la nivel de echipă. Indiferent dacă echipa dvs. este la birou, distribuită sau la distanță, este important să aveți timp de față și să vă conectați. În funcție de mărimea echipei dvs., luați în considerare planificarea unei întâlniri săptămânale, a unei ore fericite de două ori pe săptămână sau a unei adunări lunare mai mari.
4. Îmbunătățiți eficiența echipei atunci când sarcinile de lucru sunt grele
în timp ce vă concentrați în principal pe imaginea de ansamblu, Încurajați-vă echipa să își dezvolte propriul sistem pentru a-și gestiona volumul de muncă. Când sunt multe de făcut, este important să facă lucrurile corecte, eficient.
- sugerează metode de prioritizare care se potrivesc stilurilor lor individuale.
- minimizați numărul de întâlniri la care echipa dvs. trebuie să participe. Găsiți noi modalități de comunicare care nu necesită atât de mult timp.
- ajută-ți echipa să înțeleagă ce este managementul de proiect și cum un plan organizat economisește timp.
eficiența echipei în acțiune
unul dintre rapoartele dvs. directe se transformă întotdeauna în munca lor devreme și, prin conversații, aflați că au folosit câteva strategii noi pentru a lucra mai eficient. Încurajați acea persoană să-și împărtășească experiența cu echipa și luați în considerare crearea unui spațiu comun în care membrii echipei pot posta sfaturi de economisire a timpului pe măsură ce le întâlnesc.
FAQ: Cum pot împuternici echipa mea să fie mai eficientă și mai eficientă?
dacă nu o faceți deja, asigurați-vă că toată lumea din echipa dvs. utilizează același instrument de gestionare a muncii, astfel încât să aibă claritate cu privire la cine face ce până când. Instrumentul dvs. de gestionare a muncii ar trebui, de asemenea, să se integreze cu ușurință cu instrumentele dvs. de afaceri preferate, astfel încât echipa dvs. petrece mai puțin timp comutând între aplicații și săpând prin foi de calcul și mai mult timp pentru munca lor cu impact ridicat. Și, desigur, căutați un instrument de gestionare a muncii care are o componentă încorporată de gestionare a volumului de muncă, astfel încât să puteți urmări volumul de muncă al echipei chiar acolo unde se întâmplă munca.
5. La bordul unui instrument de gestionare a muncii
Imaginați-vă că puteți vedea tot ce se întâmplă cu fiecare proiect și fiecare membru al echipei într-o singură locație. Vorbim despre economisirea timpului. Utilizarea unui instrument de lucru sau de management de proiect face exact asta.
când adoptați un instrument de gestionare a muncii, fiecare membru al echipei poate vedea cum munca lor se alimentează în inițiative mai mari ale echipei și ale companiei. Comunicarea are loc în cadrul sarcinilor, astfel încât găsirea informațiilor de care aveți nevoie durează cinci secunde în loc de cinci minute. Termenele îi mențin pe toți pe drumul cel bun, deoarece proiectele pot fi vizualizate individual sau împreună.
instrument de gestionare a muncii în acțiune:
ați încărcat toate sarcinile și pașii programului de producție într-un instrument de gestionare a volumului de muncă, iar munca se mișcă fără probleme. Deoarece toți membrii echipei au o vedere a stării și a locului în care se încadrează în proces, puteți evita conflictele și puteți economisi timp.
Sfat Pro: stabiliți convenții de echipă
cel mai bun instrument de gestionare a muncii este unul pe care îl folosește întreaga echipă. Dar este important să stabiliți convenții de echipă și cele mai bune practici pentru utilizarea instrumentului dvs. Nu numai că va face mai ușor pentru echipa dvs. să adopte noul dvs. instrument, dar va reduce și bariera de intrare, deoarece echipa dvs. nu va trebui să-și facă griji că utilizează instrumentul „incorect.”Instrumentul dvs. de gestionare a muncii ar trebui să aibă un ghid și videoclipuri pentru a vă ajuta să începeți-să alocați ceva timp pentru a trece prin cele cu echipa dvs. și pentru a stabili convenții comune.
pregătește-ți echipa pentru succes
te simți împuternicit să-ți îmbunătățești abilitățile de gestionare a timpului și a volumului de muncă? Amintiți-vă, gestionarea volumului de muncă se referă la atribuirea eficientă a muncii, gestionarea acestor sarcini și actualizarea părților interesate în proiectele dvs. Sfaturile pe care le-am prezentat mai sus, combinate cu un instrument de gestionare a muncii precum Asana, vă pot ajuta să sortați termenele și prioritățile conflictuale pentru a gestiona volumul mare de muncă al echipei dvs.
Aflați mai multe despre Asana pentru gestionarea volumului de muncă