Avez-vous du mal à déléguer du travail à votre équipe ? Tu n’es pas seule. En tant que leader, vous avez l’énorme responsabilité de garder les membres de votre équipe concentrés, productifs et sur la bonne voie. Vous devez également vous assurer que la charge de travail de votre équipe est répartie équitablement. Julie Morgenstern, experte en organisation et en productivité, le dit mieux : « Si vous surchargez vos performances élevées, vous les perdrez parce qu’elles commencent à en vouloir au fait qu’elles en fassent plus. » Équilibrer la charge de travail de votre équipe n’est pas une tâche facile et nous sommes là pour vous aider à la gérer efficacement.
Qu’est-ce que la gestion de la charge de travail?
La gestion de la charge de travail consiste à répartir et à gérer efficacement le travail au sein de votre équipe. Lorsqu’elle est effectuée avec succès, la gestion de la charge de travail maximise les performances des employés et aide à dissiper le chaos, vous et votre équipe vous sentant satisfaits à la fin de chaque journée plutôt que submergés. Les membres de l’équipe se sentiront confiants quant à leur volume de travail et fourniront un travail de meilleure qualité à un rythme plus rapide.
Pourquoi la gestion de la charge de travail est-elle importante?
Des recherches récentes montrent que 80% des travailleurs du savoir dans le monde déclarent se sentir surmenés et proches de l’épuisement professionnel. De plus, quatre employés sur cinq (82 %) disent se sentir moins engagés au travail lorsqu’ils sont stressés. La gestion de la charge de travail vous permet de répartir plus efficacement le travail au sein de votre équipe, non seulement pour réduire l’épuisement professionnel des employés stressés, mais aussi pour les empêcher de se sentir surmenés. Les outils de gestion de la charge de travail fournissent un aperçu en temps réel des tâches que votre équipe a dans son assiette, afin que vous puissiez gérer efficacement la charge de travail de votre équipe et favoriser l’équilibre, pas l’épuisement professionnel.
Commencez avec la gestion de la charge de travail
Le guide en cinq étapes de la gestion de la charge de travail
Si vous n’avez pas beaucoup réfléchi à la gestion de la charge de travail, vous n’êtes pas seul; l’International Institute of Directors and Managers rapporte que peu de personnes sont réellement formées à cette compétence si nécessaire.
La bonne nouvelle est qu’il existe des outils qui peuvent vous aider à faire avancer tout le monde simultanément (voir le point cinq ci-dessous). Mais pour qu’un outil puisse vraiment vous aider à gérer les charges de travail des membres de votre équipe, vous devrez vous assurer que certaines de vos autres compétences en gestion de projet sont en pleine forme. Mettez ces cinq étapes en action pour gérer avec succès la charge de travail de votre équipe.
1. Calculez la charge de travail et la capacité de votre équipe
Avec le travail de votre équipe dispersé parmi plusieurs briefs, plans et outils de projet différents, il est difficile de comprendre à quel point le travail total que vous devez tous gérer. Avoir ces connaissances est essentiel pour déterminer ce que chaque membre de l’équipe fait ou ce qu’il peut assumer. Vous pouvez dépasser cela et déterminer la charge de travail de votre équipe en mettant de l’ordre dans vos plans:
- Dressez une liste complète des projets et des processus dont votre équipe est responsable. Il peut s’agir de projets pilotés par votre équipe ou de travaux transversaux auxquels ils contribueront.
- Déterminez la portée et le calendrier des travaux pour chacun. S’agit-il de grands projets complexes avec plusieurs livrables ou sont-ils de plus petite portée? Quelle part de chaque projet ou processus votre équipe est-elle responsable?
- Décomposez les projets en tâches et en flux de travail plus petits. Une fois que vous avez une compréhension globale du travail de votre équipe, divisez-le en petits morceaux afin de savoir à quoi ressemblent leurs charges hebdomadaires ou quotidiennes.
- Hiérarchiser le travail en fonction de l’importance et de l’urgence. De cette façon, vous saurez également ce que votre équipe doit aborder en premier et pourrez mieux planifier le moment où vous travaillerez sur chaque projet.
Savoir combien de travail vous devez faire n’est que la moitié de l’équation, cependant. Vous devrez également connaître la quantité de bande passante dont dispose votre équipe et chaque individu. Une fois que vous avez pris en compte les réunions, les vacances et les responsabilités récurrentes, combien reste-t-il à chaque membre de l’équipe à consacrer à ces projets? Évaluez la charge de travail de chaque membre de l’équipe, ou demandez-lui de le faire pour vous, pour avoir une idée de ce qu’il peut assumer d’autre.
Mesure de la charge de travail en action :
Votre équipe d’analyse doit produire neuf rapports différents au 2e trimestre. C’est un mélange de nouveaux rapports nets, qui prendront plus de temps à construire, et de rapports reproductibles pour lesquels ils ont déjà des systèmes configurés. Avant de commencer à les attribuer à des membres individuels de l’équipe, comprenez le timing (quand chacun doit-il être livré par), l’importance (quel travail cela bloque-t-il?), et le temps que vous attendez qu’il prenne pour créer chacun.
Sur la base de cette recherche, vous savez maintenant combien de travail supplémentaire votre équipe d’analyse est responsable. Vous avez peut-être même découvert que c’est trop pour la bande passante de votre petite équipe, mais sachant que certains rapports sont peu prioritaires, vous pouvez différer intelligemment les demandes moins importantes au profit de demandes plus percutantes.
FAQ : Comment gérer la charge de travail de l’équipe et des employés?
La meilleure façon de gérer la charge de travail de l’équipe est de commencer avec un outil de gestion du travail. Le suivi de tout le travail de votre équipe et de la capacité dont elle dispose est assez difficile — mais vous avez également besoin d’un moyen de stocker, d’accéder et de mettre à jour régulièrement ces informations afin de pouvoir gérer la charge de travail de votre équipe à l’avenir. Recherchez un outil qui sert de source centrale de vérité non seulement pour la gestion du travail, mais aussi pour la gestion de la charge de travail — de cette façon, vous pouvez suivre le travail de votre équipe et sa charge de travail au même endroit. Chez Asana, nous pensons (naturellement) qu’Asana est un excellent moyen de démarrer avec la gestion de la charge de travail.
2. Allouer des ressources et décomposer les charges de travail individuelles
Maintenant que vous avez un aperçu de tout ce que votre équipe doit faire, vous pouvez maintenant déterminer qui travaillera sur quoi et quand. Et bien que l’attribution des travaux individuels puisse sembler simple, comme l’ont souligné les sages du rapport de Harvard Business Review, cela peut en fait être assez compliqué.
Voici cinq choses que vous, en tant que chef d’équipe, pouvez faire pour que les charges de travail de chacun soient équilibrées et gérables:
- Assignez d’abord le travail le plus prioritaire. Ordonnez la liste des tâches et des projets de votre équipe en termes de priorité, et travaillez d’abord à la dotation des principales priorités.
- Dates de début et d’échéance du solde. Maintenant que vous savez qui fera quoi, planifiez chaque tâche ou projet. Utilisez une chronologie ou un calendrier pour visualiser vos charges de travail afin d’équilibrer la charge de travail de chaque individu.
- Assurez-vous d’associer les bonnes personnes à chaque tâche ou projet. Tenir compte de leur disponibilité, ainsi que de leurs compétences et de leur expérience.
- Incluez votre équipe dans la conversation en leur demandant quelle bande passante supplémentaire ils pensent avoir. Non seulement ils connaîtront le mieux leurs propres charges de travail et capacités, mais ils se sentiront également plus autonomes lorsque vous les impliquerez dans la planification.
- Informez toujours quelqu’un des raisons pour lesquelles vous lui attribuez une tâche particulière. C’est un excellent moyen d’accroître l’engagement et de définir des attentes dès le départ.
Allocation des ressources en action :
Vous avez besoin de deux personnes pour travailler sur la conception d’annonces pour une campagne à venir et de cinq personnes dans votre équipe. Vous pouvez assigner le travail de manière aléatoire, mais vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous regardez les antécédents des membres de l’équipe (par exemple, ont-ils déjà travaillé sur des campagnes précédentes ?), vérifiez les membres de l’équipe qui pourraient déjà être surchargés, puis demandez à vos meilleurs choix s’ils estiment avoir la capacité de prendre en charge ce nouveau projet.
FAQ : Comment gérer les délais et les priorités contradictoires ?
La planification de la charge de travail n’est pas toujours aussi fluide que nous le souhaiterions. Parfois, les membres de l’équipe qui conviennent le mieux à un projet sont déjà occupés par une autre initiative tout aussi prioritaire. Parfois, toute votre équipe est en mode crunch, et il est difficile d’imaginer ajouter plus de travail à leurs assiettes. Bien qu’il n’y ait pas toujours de réponse parfaite, connaître à l’avance la charge de travail de votre équipe peut vous aider à anticiper ces problèmes de ressourcement et à les résoudre avant qu’ils ne surviennent.
Par exemple, si vous savez qu’il y a un produit livrable hautement prioritaire à venir avec un court délai d’exécution, pouvez-vous déplacer un travail moins prioritaire plus tôt ou plus tard dans le mois? Lorsque vous disposez d’une fenêtre sur la bande passante de votre équipe, vous êtes mieux équipé pour l’aider à gérer sa charge de travail, à court et à long terme.
3. Vérifiez auprès des membres de votre équipe et ajustez les charges de travail au besoin
Même les plans et les échéanciers de projet les mieux définis rencontrent des obstacles, et vous devrez être prêt à effectuer des ajustements en temps réel avant que les délais ne soient dépassés.
Pour suivre la façon dont chaque membre de l’équipe gère ses charges de travail actuelles, soyez proactif en définissant un check-in régulier 1-1 avec les membres de votre équipe pour les mises à jour. Si ces vérifications révèlent qu’un membre de l’équipe se sent surchargé de responsabilités, vérifiez qui pourrait être en mesure d’assumer autre chose.
Lorsque vous réaffectez des tâches ou des projets, assurez-vous de communiquer avec votre équipe au sujet des changements afin qu’elle comprenne pourquoi ils sont maintenant tirés dans une direction différente. Envisagez des opportunités de coaching pour les aider à devenir plus efficaces et organisés et reconnaissez toujours le travail acharné des membres de votre équipe.
Enregistrement en action:
Vous avez remarqué que deux de vos gestionnaires de compte restent tard le soir et qu’un autre vous envoie un courriel aux petites heures du matin. Cela pourrait être un signe qu’ils sont surchargés. Planifiez des check-ins avec chaque personne de votre équipe pour voir où elle en est dans son travail; proposez de changer ou de reporter les responsabilités si nécessaire, et fournissez un encadrement à toute personne qui révèle un besoin. Si ce n’est pas déjà le cas, planifiez un check-in régulier pour chaque membre de l’équipe à l’avenir pour éviter que des problèmes similaires ne surgissent à l’avenir.
Astuce pro: N’oubliez pas la culture d’équipe
En plus des check-ins 1-1, assurez-vous de gagner du temps pour des moments de connexion et de célébration à l’échelle de l’équipe. Que votre équipe soit au bureau, distribuée ou à distance, il est important d’avoir du temps en face et de se connecter. Selon la taille de votre équipe, envisagez de planifier une réunion hebdomadaire, un happy hour aux deux semaines ou un rassemblement mensuel plus important.
4. Améliorez l’efficacité de l’équipe lorsque les charges de travail sont lourdes
Alors que vous vous concentrez principalement sur la vue d’ensemble, encouragez votre équipe à développer son propre système pour gérer sa charge de travail. Quand il y a beaucoup à faire, il est important qu’ils fassent les bonnes choses, efficacement.
- Suggérer des méthodes de hiérarchisation qui correspondent à leurs styles individuels.
- Réduisez le nombre de réunions auxquelles votre équipe doit assister. Trouvez de nouvelles façons de communiquer qui ne prennent pas autant de temps.
- Aidez votre équipe à comprendre ce qu’est la gestion de projet et comment un plan organisé permet de gagner du temps.
Efficacité de l’équipe en action
L’un de vos rapports directs effectue toujours son travail tôt et, au fil des conversations, vous apprenez qu’il utilise de nouvelles stratégies pour travailler plus efficacement. Encouragez cette personne à partager son expérience avec l’équipe et envisagez de créer un espace partagé où les membres de l’équipe peuvent publier des conseils pour gagner du temps lorsqu’ils les rencontrent.
FAQ : Comment puis-je permettre à mon équipe d’être plus efficace et efficiente?
Si ce n’est pas déjà le cas, assurez-vous que tous les membres de votre équipe utilisent le même outil de gestion du travail afin de savoir clairement qui fait quoi quand. Votre outil de gestion du travail devrait également s’intégrer facilement à vos outils professionnels préférés, de sorte que votre équipe passe moins de temps à passer d’une application à l’autre et à fouiller dans des feuilles de calcul, et plus de temps sur leur travail à fort impact. Et bien sûr, recherchez un outil de gestion du travail doté d’un composant intégré de gestion de la charge de travail, afin que vous puissiez suivre la charge de travail de l’équipe là où le travail se déroule.
5. À bord d’un outil de gestion du travail
Imaginez pouvoir voir tout ce qui se passe avec chaque projet et chaque membre de l’équipe en un seul endroit. Parlez de gagner du temps. L’utilisation d’un outil de gestion de travail ou de projet fait exactement cela.
Lorsque vous adoptez un outil de gestion du travail, chaque membre de l’équipe est en mesure de voir comment son travail alimente les initiatives plus larges de l’équipe et de l’entreprise. La communication se fait au sein des tâches, donc trouver les informations dont vous avez besoin prend cinq secondes au lieu de cinq minutes. Les délais maintiennent tout le monde sur la bonne voie car les projets peuvent être visualisés individuellement ou ensemble.
Outil de gestion du travail en action:
Vous avez chargé toutes les tâches et étapes de votre calendrier de production dans un outil de gestion de la charge de travail, et le travail se déroule sans problème. Parce que tous les membres de l’équipe ont une vue du statut et de leur place dans le processus, vous pouvez éviter les conflits et gagner du temps.
Conseil de pro: Établissez des conventions d’équipe
Le meilleur outil de gestion du travail est celui que toute votre équipe utilise. Mais il est important de définir des conventions d’équipe et des meilleures pratiques pour utiliser votre outil. Non seulement cela facilitera l’adoption de votre nouvel outil par votre équipe, mais cela réduira également la barrière à l’entrée, car votre équipe n’aura pas à s’inquiéter de l’utilisation incorrecte de l’outil. »Votre outil de gestion du travail devrait contenir un guide pratique et des vidéos pour vous aider à démarrer – prévoyez du temps pour parcourir ceux avec votre équipe et établir des conventions partagées.
Préparez votre équipe à réussir
Vous sentez-vous habilité à améliorer vos compétences en gestion du temps et de la charge de travail? N’oubliez pas que la gestion de la charge de travail consiste à attribuer efficacement le travail, à gérer ces tâches et à mettre à jour les parties prenantes de vos projets. Les conseils que nous avons décrits ci-dessus, combinés à un outil de gestion du travail comme Asana, peuvent vous aider à trier les délais et les priorités contradictoires pour gérer la lourde charge de travail de votre équipe.
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