¿Te está costando delegar trabajo a tu equipo? No estás sola. Como líder, tienes la enorme responsabilidad de mantener a los miembros de tu equipo enfocados, productivos y en el buen camino. También debe asegurarse de que la carga de trabajo de su equipo se divida de manera justa. La experta en organización y productividad, Julie Morgenstern, lo expresó de la mejor manera: «Si trabajas en exceso a tus empleados de alto rendimiento, los perderás porque empiezan a resentirse con el hecho de que están haciendo más.»Equilibrar la carga de trabajo de su equipo no es una tarea fácil y estamos aquí para ayudarlo a gestionarla de manera efectiva.
¿Qué es la gestión de cargas de trabajo?
La gestión de cargas de trabajo es el proceso de distribuir y administrar el trabajo de manera eficiente en todo su equipo. Cuando se realiza con éxito, la gestión de la carga de trabajo maximiza el rendimiento de los empleados y ayuda a disipar el caos, lo que hace que usted y su equipo se sientan satisfechos al final de cada día en lugar de abrumados. Los miembros del equipo se sentirán seguros de su volumen de trabajo y entregarán un trabajo de mayor calidad a un ritmo más rápido.
¿Por qué es importante la gestión de la carga de trabajo?
Una investigación reciente muestra que el 80% de los trabajadores del conocimiento a nivel mundial informan sentirse sobrecargados de trabajo y cerca del agotamiento. Además, cuatro de cada cinco (82%) de los empleados dicen que se sienten menos comprometidos en el trabajo cuando están estresados. La gestión de la carga de trabajo le permite distribuir el trabajo entre su equipo de manera más efectiva, no solo para reducir el agotamiento de los empleados estresados, sino también para evitar que se sientan sobrecargados de trabajo en primer lugar. Las herramientas de gestión de cargas de trabajo proporcionan información en tiempo real sobre las tareas que su equipo tiene en su plato, para que pueda administrar la carga de trabajo de su equipo de manera efectiva y promover el equilibrio, no el agotamiento.
Comience con la gestión de cargas de trabajo
La guía de cinco pasos para la gestión de cargas de trabajo
Si no ha pensado mucho en la gestión de cargas de trabajo, no está solo; el Instituto Internacional de Directores y Gerentes informa que pocas personas están realmente capacitadas en esta habilidad tan necesaria.
La buena noticia es que hay herramientas que pueden ayudarlo a que todos y todo sigan avanzando simultáneamente (consulte el punto cinco a continuación). Pero para que una herramienta realmente lo ayude a administrar las cargas de trabajo de los miembros de su equipo, deberá asegurarse de que algunas de sus otras habilidades de gestión de proyectos estén en perfecto estado. Ponga en práctica estos cinco pasos para que pueda administrar con éxito la carga de trabajo de su equipo.
1. Averigüe la carga de trabajo y la capacidad de su equipo
Con el trabajo de su equipo disperso entre varios informes, planes y herramientas de proyectos diferentes, es difícil comprender cuánto trabajo total necesitan abordar. Tener ese conocimiento es clave para averiguar cuánto está haciendo cada miembro del equipo o qué puede asumir. Puede superar eso y averiguar cuál es la carga de trabajo de su equipo al poner en orden sus planes:
- Prepare una lista completa de proyectos y procesos de los que su equipo es responsable. Estos pueden ser proyectos que tu equipo está impulsando o trabajos multifuncionales en los que estarán contribuyendo.
- Determine el alcance y el calendario de trabajo para cada uno. ¿Son proyectos grandes y complejos con múltiples entregables o son de menor alcance? ¿De qué parte de cada proyecto o proceso es responsable su equipo?
- Divida los proyectos en tareas y flujos de trabajo más pequeños. Una vez que tenga una comprensión general del trabajo de su equipo, divídalo en trozos más pequeños para que pueda saber cómo se ven sus cargas semanales o diarias.
- Priorizar el trabajo en función de la importancia y la urgencia. De esta manera, también sabrás lo que tu equipo necesita abordar primero y podrás programar mejor cuándo trabajarás en cada proyecto.
Saber cuánto trabajo necesitas hacer es solo la mitad de la ecuación. También tendrá que saber cuánto ancho de banda tiene su equipo y cada individuo. Una vez que haya tenido en cuenta reuniones, vacaciones y responsabilidades recurrentes, ¿cuánto le queda a cada miembro del equipo para dedicar a estos proyectos? Evalúe la carga de trabajo de cada miembro del equipo, o pídales que lo hagan por usted, para tener una idea de qué más pueden asumir.
Medición de cargas de trabajo en acción:
Su equipo de análisis tiene que producir nueve informes diferentes en el Q2. Es una mezcla de informes nuevos netos, que tardarán más en construirse, y otros repetibles para los que ya tienen sistemas configurados. Antes de comenzar a asignarlos a los miembros individuales del equipo, comprenda el tiempo (cuándo debe entregarse cada uno), la importancia (¿qué trabajo es este bloqueo?), y la cantidad de tiempo que esperas que te lleve crear cada una de ellas.
En base a esta investigación, ahora sabe de cuánto trabajo adicional es responsable su equipo de análisis. Es posible que incluso haya descubierto que es demasiado para el ancho de banda de su pequeño equipo, pero saber que algunos de los informes son de baja prioridad, puede diferir inteligentemente las solicitudes menos importantes en favor de las más impactantes.
Preguntas frecuentes: ¿Cómo administro la carga de trabajo del equipo y de los empleados?
La mejor manera de administrar la carga de trabajo del equipo es comenzar con una herramienta de administración de trabajo. Rastrear todo el trabajo que está haciendo su equipo y cuánta capacidad tiene es bastante difícil—pero también necesita una forma de almacenar, acceder y actualizar regularmente esta información para poder administrar la carga de trabajo de su equipo en el futuro. Busque una herramienta que sirva como fuente central de información, no solo para la gestión del trabajo, sino también para la gestión de la carga de trabajo, de esa manera puede rastrear el trabajo de su equipo y su carga de trabajo en el mismo lugar. En Asana, creemos (naturalmente) que Asana es una excelente manera de comenzar a administrar la carga de trabajo.
2. Asigne recursos y desglose cargas de trabajo individuales
Ahora que tiene una visión general de todo lo que su equipo necesita hacer, ahora puede averiguar quién trabajará en qué y cuándo. Y aunque asignar las piezas individuales de trabajo puede sonar sencillo, como han señalado los sabios del informe de Harvard Business Review, en realidad puede ser bastante complicado.
Aquí hay cinco cosas que usted, como líder del equipo, puede hacer para mantener las cargas de trabajo de todos equilibradas y manejables:
- Asigne primero el trabajo de mayor prioridad. Ordene la lista de tareas pendientes y proyectos de su equipo en términos de prioridad, y trabaje primero en la dotación de personal de las principales prioridades.
- Fecha de inicio y vencimiento del saldo. Ahora que sabe quién hará qué, programe cada tarea o proyecto. Utilice una línea de tiempo o un calendario para visualizar sus cargas de trabajo, de modo que pueda equilibrar la carga de trabajo de cada persona.
- Asegúrate de encontrar a las personas adecuadas para cada tarea o proyecto. Tenga en cuenta su disponibilidad, así como sus habilidades y experiencia.
- Incluye a tu equipo en la conversación preguntándoles qué ancho de banda adicional creen que tienen. No solo conocerán mejor sus propias cargas de trabajo y capacidad, sino que también se sentirán más empoderados cuando los involucres en la planificación.
- Siempre haz saber a alguien por qué le estás asignando una tarea en particular. Esta es una excelente manera de aumentar el compromiso y establecer expectativas desde el principio.
Asignación de recursos en acción:
Necesitas dos personas para trabajar en los diseños de anuncios de una próxima campaña y tener cinco personas en tu equipo. Puedes asignar el trabajo al azar, pero obtendrás mejores resultados si observas los antecedentes de los miembros del equipo (por ejemplo, ¿han trabajado en campañas anteriores?), compruebe si hay miembros del equipo que ya estén sobrecargados, y luego pregunte a sus selecciones principales si sienten que tienen la capacidad para asumir este nuevo proyecto.
Preguntas frecuentes: ¿Cómo puedo gestionar plazos y prioridades conflictivos?
La planificación de la carga de trabajo no siempre es tan fluida como nos gustaría. A veces, los miembros del equipo que son los más adecuados para un proyecto ya están ocupados con otra iniciativa igualmente de alta prioridad. A veces, todo tu equipo está en modo crujido, y es difícil imaginar agregar más trabajo a sus platos. Si bien es posible que no siempre haya una respuesta perfecta, conocer la carga de trabajo de su equipo con anticipación puede ayudarlo a anticipar estos problemas de recursos y abordarlos antes de que se produzcan.
Por ejemplo, si sabes que hay un entregable de alta prioridad próximo con un tiempo de entrega corto, ¿puedes cambiar el trabajo de menor prioridad antes o más tarde en el mes? Cuando tienes una ventana al ancho de banda de tu equipo, estás mejor equipado para ayudarlo a administrar su carga de trabajo, tanto a corto como a largo plazo.
3. Comunícate con los miembros de tu equipo y ajusta las cargas de trabajo según sea necesario
Incluso los planes y los plazos de los proyectos mejor trazados tropiezan con obstáculos, y tendrás que estar preparado para realizar ajustes en tiempo real antes de que se incumplan los plazos.
Para hacer un seguimiento de cómo cada miembro del equipo está gestionando sus cargas de trabajo actuales, sea proactivo estableciendo un registro 1-1 regular con los miembros de su equipo para obtener actualizaciones. Si esos registros revelan que un miembro del equipo se siente sobrecargado de responsabilidades, verifique quién podría asumir otra cosa.
Cuando reasignes tareas o proyectos, asegúrate de comunicarte con tu equipo sobre los cambios para que entiendan por qué ahora se están llevando en una dirección diferente. Considere oportunidades de entrenamiento para ayudarlos a ser más eficientes y organizados y siempre reconozca el arduo trabajo de los miembros de su equipo.
Check-in en acción:
Has notado que dos de tus gerentes de cuenta se quedan hasta tarde noche tras noche, y otro te envía un correo electrónico en las primeras horas de la mañana. Esto podría ser una señal de que están sobrecargados. Horario de check-ins con cada persona de su equipo para ver dónde están con su trabajo; ofrecer a cambio o aplazar responsabilidades si es necesario, y proporcionar entrenamiento a cualquier persona que revela una necesidad. Si aún no lo ha hecho, programe un chequeo regular para cada miembro del equipo en el futuro para evitar que surjan problemas similares en el futuro.
Consejo profesional: No te olvides de la cultura del equipo
Además de los check-ins 1-1, asegúrate de ahorrar tiempo para momentos de conexión y celebración en todo el equipo. Ya sea que su equipo esté en la oficina, distribuido o remoto, es importante tener tiempo presencial y conectarse. Dependiendo del tamaño de su equipo, considere la posibilidad de planificar una reunión semanal de pie, una hora feliz quincenal o una reunión mensual más grande.
4. Mejore la eficiencia del equipo cuando las cargas de trabajo son pesadas
Mientras se centra principalmente en el panorama general, anime a su equipo a desarrollar su propio sistema para administrar su carga de trabajo. Cuando hay mucho que hacer, es importante que estén haciendo las cosas correctas, de manera eficiente.
- Sugiera métodos de priorización que se ajusten a sus estilos individuales.
- Minimice la cantidad de reuniones a las que su equipo debe asistir. Encuentre nuevas formas de comunicarse que no tomen tanto tiempo.
- Ayude a su equipo a comprender qué es la gestión de proyectos y cómo un plan organizado ahorra tiempo.
Eficiencia del equipo en acción
Uno de sus informes directos siempre entrega su trabajo temprano y, a través de conversaciones, se entera de que han estado utilizando algunas estrategias nuevas para trabajar de manera más eficiente. Anime a esa persona a compartir su experiencia con el equipo y considere la posibilidad de crear un espacio compartido donde los miembros del equipo puedan publicar consejos para ahorrar tiempo a medida que los encuentren.
Preguntas frecuentes: ¿Cómo puedo capacitar a mi equipo para que sea más eficaz y eficiente?
Si aún no lo has hecho, asegúrate de que todos los miembros de tu equipo utilicen la misma herramienta de gestión de trabajo para que tengan claridad sobre quién está haciendo qué y cuándo. Tu herramienta de gestión del trabajo también debe integrarse fácilmente con tus herramientas empresariales favoritas, para que tu equipo dedique menos tiempo a alternar entre aplicaciones y hojear hojas de cálculo, y más tiempo a su trabajo de alto impacto. Y, por supuesto, busque una herramienta de gestión del trabajo que tenga un componente integrado de gestión de la carga de trabajo, para que pueda realizar un seguimiento de la carga de trabajo del equipo justo donde ocurre el trabajo.
5. Incorpora una herramienta de gestión del trabajo
Imagina poder ver todo lo que sucede con cada proyecto y cada miembro del equipo en una sola ubicación. Hablando de ahorrar tiempo. El uso de una herramienta de gestión de proyectos o de trabajo hace precisamente eso.
Cuando adopta una herramienta de gestión del trabajo, cada miembro del equipo puede ver cómo su trabajo se incorpora a iniciativas de equipo y empresa más grandes. La comunicación ocurre dentro de las tareas, por lo que encontrar la información que necesita toma cinco segundos en lugar de cinco minutos. Las líneas de tiempo mantienen a todos en el buen camino porque los proyectos se pueden ver individualmente o juntos.
Herramienta de gestión de trabajo en acción:
Ha cargado todas las tareas y pasos de su programa de producción en una herramienta de gestión de carga de trabajo, y el trabajo se mueve sin problemas. Debido a que todos los miembros del equipo tienen una vista del estado y dónde encajan en el proceso, puede evitar conflictos y ahorrar tiempo.
Consejo profesional: Establezca convenciones de equipo
La mejor herramienta de gestión de trabajo es la que utiliza todo su equipo. Pero es importante establecer convenciones de equipo y mejores prácticas para usar su herramienta. Eso no solo hará que sea más fácil para tu equipo adoptar tu nueva herramienta, sino que también reducirá la barrera de entrada, porque tu equipo no tendrá que preocuparse de que estén usando la herramienta «incorrectamente».»Su herramienta de gestión del trabajo debe tener una guía práctica y videos que lo ayuden a comenzar, reserve algo de tiempo para repasarlos con su equipo y establecer convenciones compartidas.
Prepara a tu equipo para el éxito
¿Te sientes empoderado para mejorar tus habilidades de gestión de tiempo y carga de trabajo? Recuerde que la gestión de la carga de trabajo consiste en asignar el trabajo de manera eficiente, administrar esas tareas y actualizar a las partes interesadas en sus proyectos. Los consejos que hemos descrito anteriormente, combinados con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, pueden ayudarte a clasificar los plazos y prioridades conflictivos para gestionar la pesada carga de trabajo de tu equipo.
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