masz trudności z delegowaniem pracy do swojego zespołu? Nie jesteś sam. Jako lider ponosisz ogromną odpowiedzialność za utrzymanie skupienia, produktywności i ciągłości działania członków zespołu. Musisz również upewnić się, że obciążenie zespołu jest sprawiedliwie podzielone. Ekspert ds. organizacji i produktywności, Julie Morgenstern, ujęła to najlepiej: „jeśli przepracujesz swoich najlepszych zawodników, stracisz ich, ponieważ zaczynają mieć pretensje do tego, że robią więcej.”Równoważenie obciążenia pracą zespołu nie jest łatwym zadaniem, a my jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci skutecznie nim zarządzać.
czym jest zarządzanie obciążeniem?
zarządzanie obciążeniem to proces efektywnej dystrybucji i zarządzania pracą w całym zespole. Po pomyślnym zakończeniu zarządzanie obciążeniem maksymalizuje wydajność pracowników i pomaga stopić chaos, sprawiając, że ty i twój zespół czujecie się zadowoleni pod koniec każdego dnia, a nie przytłoczeni. Członkowie zespołu będą mieć pewność co do ilości pracy i będą dostarczać wyższą jakość pracy w szybszym tempie.
dlaczego zarządzanie obciążeniem jest ważne?
ostatnie badania pokazują, że 80% pracowników globalnej wiedzy zgłasza uczucie przepracowania i bliskie wypalenia zawodowego. Co więcej, czterech na pięciu (82%) pracowników twierdzi, że czują się mniej zaangażowani w pracę, gdy są zestresowani. Zarządzanie obciążeniem pozwala na bardziej efektywną dystrybucję pracy w zespole, co nie tylko zmniejsza wypalenie zawodowe zestresowanych pracowników, ale przede wszystkim zapobiega ich przepracowaniu. Narzędzia do zarządzania obciążeniem zapewniają w czasie rzeczywistym wgląd w zadania, które twój zespół ma na głowie, dzięki czemu możesz efektywnie zarządzać obciążeniem zespołu i promować równowagę, a nie wypalenie zawodowe.
zacznij od zarządzania obciążeniem
pięciostopniowy przewodnik po zarządzaniu obciążeniem
jeśli nie zastanawiałeś się zbytnio nad zarządzaniem obciążeniem, nie jesteś sam; Międzynarodowy Instytut dyrektorów i menedżerów informuje, że niewiele osób jest przeszkolonych w tej tak potrzebnej umiejętności.
dobrą wiadomością jest to, że istnieją narzędzia, które mogą pomóc w utrzymaniu wszystkich i wszystkiego w ruchu do przodu jednocześnie (patrz punkt piąty poniżej). Jednak aby narzędzie naprawdę pomogło Ci zarządzać obciążeniami członków zespołu, musisz upewnić się, że niektóre inne umiejętności zarządzania projektami są w doskonałej formie. Zastosuj te pięć kroków w działaniu,aby skutecznie zarządzać obciążeniem zespołu.
1. Oblicz obciążenie i pojemność zespołu
dzięki pracy zespołu rozproszonej po wielu różnych dokumentach projektowych, planach i narzędziach trudno jest zrozumieć, ile całkowitej pracy trzeba wykonać. Posiadanie tej wiedzy jest kluczem do ustalenia, ile każdy członek zespołu robi lub co może podjąć. Możesz to ominąć i dowiedzieć się, jakie jest obciążenie pracą Twojego zespołu, porządkując swoje plany:
- Stwórz pełną listę projektów i procesów, za które odpowiedzialny jest Twój zespół. Mogą to być projekty, którymi kieruje Twój zespół lub prace wielofunkcyjne, do których będzie się przyczyniać.
- określ zakres i czas pracy dla każdego. Czy są to duże, złożone projekty z wieloma rezultatami, czy też mają mniejszy zakres? Za ile projektów lub procesów odpowiada Twój zespół?
- podziel projekty na mniejsze zadania i strumienie robocze. Gdy już poznasz pracę swojego zespołu, podziel go na mniejsze części, aby dowiedzieć się, jak wyglądają jego tygodniowe lub dzienne obciążenia.
- ustalaj priorytety pracy na podstawie ważności i pilności. W ten sposób będziesz wiedzieć, co twój zespół musi najpierw rozwiązać i możesz lepiej zaplanować, kiedy będziesz pracować nad każdym projektem.
wiedza, ile pracy trzeba rozwiązać, to jednak tylko połowa równania. Będziesz także musiał wiedzieć, ile przepustowości ma twój zespół i każda osoba. Po uwzględnieniu spotkań, wakacji i powtarzających się obowiązków, ile każdy członek zespołu może poświęcić na te projekty? Oceń obciążenie pracą każdego członka zespołu lub poproś go, aby zrobił to za ciebie, aby dowiedzieć się, co jeszcze może podjąć.
pomiar obciążenia w działaniu:
Twój zespół analityczny musi sporządzić dziewięć różnych raportów w drugim kwartale. To mieszanka nowych raportów sieciowych, których budowa zajmie więcej czasu, i powtarzalnych, dla których mają już skonfigurowane systemy. Zanim zaczniesz przydzielać je poszczególnym członkom zespołu, zapoznaj się z czasem (kiedy każdy musi być dostarczony przez), ważnością (jaką pracę blokuje?), oraz ilość czasu, jaki trzeba poświęcić na stworzenie każdego z nich.
na podstawie tych badań wiesz, za ile dodatkowej pracy odpowiada Twój zespół analityków. Być może odkryłeś nawet, że to zbyt wiele dla przepustowości Twojego małego zespołu, ale wiedząc, że niektóre raporty mają niski priorytet, możesz sprytnie odłożyć mniej ważne wnioski na rzecz bardziej wpływowych.
FAQ: Jak zarządzać obciążeniem pracą zespołu i pracowników?
najlepszym sposobem zarządzania obciążeniem pracą w zespole jest rozpoczęcie pracy z narzędziem do zarządzania pracą. Śledzenie całej pracy wykonywanej przez twój zespół i jej zdolności jest wystarczająco trudne—ale potrzebujesz również sposobu na przechowywanie, dostęp i regularne aktualizowanie tych informacji, aby móc zarządzać obciążeniem zespołu w przyszłości. Poszukaj narzędzia, które służy jako centralne źródło prawdy nie tylko w zarządzaniu pracą, ale także w zarządzaniu obciążeniem—w ten sposób możesz śledzić pracę swojego zespołu i jego obciążenie w tym samym miejscu. W asanie uważamy (naturalnie), że Asana to świetny sposób na rozpoczęcie pracy z zarządzaniem obciążeniami.
2. Przydzielaj zasoby i rozkładaj poszczególne obciążenia
teraz, gdy masz przegląd wszystkiego, co twój zespół musi zrobić, możesz dowiedzieć się, kto będzie pracował nad czym i kiedy. I choć przypisywanie poszczególnych prac może wydawać się proste, jak zauważyli mędrcy z raportu Harvard Business Review, może to być dość skomplikowane.
Oto pięć rzeczy, które Ty, jako lider zespołu, możesz zrobić, aby wszystkie obciążenia były zrównoważone i łatwe do zarządzania:
- najpierw przypisuj pracę o najwyższym priorytecie. Uporządkuj listę zadań i projektów swojego zespołu pod względem priorytetu, A Najpierw pracuj nad obsadą najważniejszych priorytetów.
- początek salda i terminy płatności. Teraz, gdy wiesz, kto będzie robił co, zaplanuj każde zadanie lub projekt. Użyj osi czasu lub kalendarza do wizualizacji obciążeń, aby zrównoważyć obciążenie poszczególnych osób.
- upewnij się, że dopasowujesz odpowiednich ludzi do każdego zadania lub projektu. Weź pod uwagę ich dostępność, a także ich umiejętności i doświadczenie.
- Dołącz swój zespół do rozmowy, pytając ich, jakie dodatkowe pasmo mają. Nie tylko będą najlepiej znać własne obciążenia i pojemność, ale także poczują się bardziej upoważnieni, gdy zaangażujesz ich w planowanie.
- zawsze informuj kogoś, dlaczego przypisujesz mu konkretne zadanie. Jest to świetny sposób na zwiększenie zaangażowania i określenie oczekiwań od samego początku.
alokacja zasobów w akcji:
potrzebujesz dwóch osób do pracy nad projektami reklam na nadchodzącą kampanię i masz pięć osób w swoim zespole. Możesz przypisać pracę losowo, ale lepsze wyniki uzyskasz, jeśli spojrzysz na pochodzenie członków zespołu (np. czy pracowali wcześniej nad poprzednimi kampaniami?), sprawdź, czy członkowie zespołu, którzy mogą być już przeciążeni, a następnie zapytaj najlepszych kandydatów, czy czują, że mają zdolność do podjęcia tego nowego projektu.
FAQ: Jak zarządzać sprzecznymi terminami i priorytetami?
planowanie obciążenia nie zawsze jest tak płynne, jak byśmy chcieli. Czasami członkowie zespołu, którzy najlepiej nadają się do projektu, są już zajęci inną, równie priorytetową inicjatywą. Czasami cały twój zespół jest w trybie crunch i trudno sobie wyobrazić, aby dodać więcej pracy do swoich talerzy. Chociaż nie zawsze można znaleźć idealną odpowiedź, znajomość obciążenia pracą zespołu z wyprzedzeniem może pomóc przewidzieć te problemy z zasobami i rozwiązać je przed ich uderzeniem.
na przykład, jeśli wiesz, że zbliża się dostawa o wysokim priorytecie z krótkim czasem realizacji, czy możesz przesunąć pracę o niższym priorytecie wcześniej lub później w miesiącu? Gdy masz dostęp do przepustowości swojego zespołu, jesteś lepiej przygotowany, aby pomóc mu w zarządzaniu obciążeniem pracą-zarówno w bliskiej, jak i długoterminowej perspektywie.
3. Skontaktuj się z członkami zespołu i dostosuj obciążenia w razie potrzeby
nawet najlepiej zaplanowane plany i harmonogramy projektu napotykają przeszkody, a musisz być przygotowany na wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym, zanim terminy zostaną pominięte.
aby śledzić, jak każdy członek zespołu zarządza bieżącymi obciążeniami, zachowaj proaktywność, ustawiając regularne odprawy 1-1 z członkami zespołu w celu uzyskania aktualizacji. Jeśli podczas odprawy okaże się, że członek zespołu czuje się przeciążony obowiązkami, sprawdź, kto może być w stanie podjąć się czegoś innego.
Kiedy zmieniasz przypisywanie zadań lub projektów, pamiętaj, aby poinformować zespół o zmianach, aby zrozumiał, dlaczego teraz są one podejmowane w innym kierunku. Rozważ możliwości coachingu, aby pomóc im stać się bardziej wydajnymi i zorganizowanymi oraz zawsze rozpoznawać ciężką pracę członków Twojego zespołu.
odprawa w akcji:
zauważyłeś, że dwóch menedżerów Twojego konta zostaje do późna w nocy, a inny wysyła Ci e-maila we wczesnych godzinach porannych. To może być znak, że są przeciążeni. Zaplanuj odprawy z każdą osobą w zespole, aby zobaczyć, na czym polega ich praca; zaproponuj zmianę lub odroczenie odpowiedzialności w razie potrzeby i zapewnij coaching każdemu, kto ujawni potrzebę. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zaplanuj regularne odprawy dla każdego członka zespołu, aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości.
Pro tip: Nie zapomnij o kulturze zespołowej
oprócz odpraw 1-1, pamiętaj, aby zaoszczędzić czas na zespołowych chwilach połączenia i świętowania. Niezależnie od tego, czy twój zespół jest w biurze, rozproszony, czy zdalny, ważne jest, aby mieć czas twarzą w twarz i połączyć się. W zależności od wielkości zespołu, rozważ zaplanowanie cotygodniowego spotkania stand up, dwutygodniowego happy hour lub większego comiesięcznego spotkania.
4. Zwiększ wydajność zespołu gdy obciążenia są duże
podczas gdy skupiasz się głównie na szerszej perspektywie, zachęć swój zespół do opracowania własnego systemu do zarządzania obciążeniem. Kiedy jest wiele do zrobienia, ważne jest, aby robili właściwe rzeczy, skutecznie.
- Zaproponuj metody ustalania priorytetów, które pasują do ich indywidualnych stylów.
- Minimalizuj liczbę spotkań, w których musi uczestniczyć Twój zespół. Znajdź nowe sposoby komunikacji, które nie zajmują tyle czasu.
- pomóż swojemu zespołowi zrozumieć, czym jest zarządzanie projektami i jak zorganizowany plan oszczędza czas.
efektywność zespołu w działaniu
jeden z Twoich bezpośrednich raportów zawsze włącza się w ich pracę wcześnie, a dzięki rozmowom dowiadujesz się, że wykorzystują nowe strategie, aby pracować wydajniej. Zachęć tę osobę do dzielenia się swoim doświadczeniem z zespołem i rozważ stworzenie wspólnej przestrzeni, w której członkowie zespołu mogą publikować wskazówki oszczędzające czas, gdy się z nimi zetkną.
FAQ: Jak mogę wzmocnić mój zespół, aby był bardziej efektywny i wydajny?
jeśli jeszcze tego nie robisz, upewnij się, że wszyscy w Twoim zespole używają tego samego narzędzia do zarządzania pracą, aby mieć jasność, kto co robi do kiedy. Twoje narzędzie do zarządzania pracą powinno również łatwo integrować się z ulubionymi narzędziami biznesowymi, dzięki czemu Twój zespół spędza mniej czasu na przełączaniu się między aplikacjami i przeglądaniu arkuszy kalkulacyjnych, a więcej czasu na ich wpływowej pracy. I oczywiście poszukaj narzędzia do zarządzania pracą, które ma wbudowany komponent do zarządzania obciążeniem, dzięki czemu możesz śledzić obciążenie zespołu dokładnie tam, gdzie ma miejsce praca.
5. Wbudowane narzędzie do zarządzania pracą
wyobraź sobie, że możesz zobaczyć wszystko, co dzieje się z każdym projektem i każdym członkiem zespołu w jednym miejscu. To oszczędność czasu. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą lub projektem właśnie to robi.
po przyjęciu narzędzia do zarządzania pracą każdy członek zespołu jest w stanie zobaczyć, jak jego praca wpływa na większe inicjatywy zespołu i firmy. Komunikacja odbywa się w ramach zadań, więc znalezienie potrzebnych informacji zajmuje pięć sekund zamiast pięciu minut. Terminy trzymają wszystkich na dobrej drodze, ponieważ projekty mogą być oglądane pojedynczo lub razem.
narzędzie do zarządzania pracą w akcji:
wszystkie zadania i etapy harmonogramu produkcji zostały załadowane do narzędzia do zarządzania obciążeniem, a praca przebiega płynnie. Ponieważ wszyscy członkowie zespołu mają podgląd statusu i miejsca, w którym się znajdują, możesz unikać konfliktów i oszczędzać czas.
Pro tip: ustal konwencje zespołu
najlepszym narzędziem do zarządzania pracą jest to, z którego korzysta cały zespół. Ale ważne jest, aby ustalić konwencje zespołu i najlepsze praktyki korzystania z narzędzia. Nie tylko ułatwi to Twojemu zespołowi przyjęcie nowego narzędzia, ale także zmniejszy barierę wejścia na rynek, ponieważ twój zespół nie będzie musiał się martwić, że używa go nieprawidłowo.”Twoje narzędzie do zarządzania pracą powinno zawierać przewodnik i filmy instruktażowe, które pomogą Ci rozpocząć pracę—poświęć trochę czasu na zapoznanie się z osobami z zespołu i ustanowienie wspólnych konwencji.
Przygotuj swój zespół na sukces
czy czujesz się upoważniony do poprawy swoich umiejętności zarządzania czasem i pracą? Pamiętaj, że zarządzanie obciążeniem polega na wydajnym Przydzielaniu pracy, zarządzaniu tymi zadaniami i aktualizowaniu interesariuszy w projektach. Wskazówki, które przedstawiliśmy powyżej, w połączeniu z narzędziem do zarządzania pracą, takim jak Asana, mogą pomóc w sortowaniu sprzecznych terminów i priorytetów, aby zarządzać dużym obciążeniem zespołu.
dowiedz się więcej o asanie do zarządzania obciążeniami