팀에 작업을 위임하는 데 어려움을 겪고 있습니까? 당신은 혼자가 아니에요. 지도자로,너는 너의 팀원을,생산 초점을 맞춰 지키기의 거대한 책임이,그리고 대위에 있는다. 또한 팀의 업무량이 공정하게 나누어 져 있는지 확인해야합니다. 조직 및 생산성 전문가,줄리 모겐 스턴은 최선을 넣어:”당신은 당신의 높은 공연 과로 경우,그들은 더 많은 일을하고 있다는 사실을 원망하기 시작하기 때문에 당신은 그들을 잃게됩니다.”팀의 업무량을 균형 잡는 것은 쉬운 일이 아니며 효과적으로 관리 할 수 있도록 도와 드리겠습니다.
워크로드 관리 란 무엇입니까?
워크로드 관리는 팀 전체에 작업을 효율적으로 배포하고 관리하는 프로세스입니다. 성공적으로 완료되면 워크로드 관리는 직원의 성과를 극대화하고 혼란을 해소하여 귀하와 귀하의 팀이 압도 당하기보다는 하루의 끝에 만족감을 느끼게합니다. 팀 구성원은 자신의 작업량에 대해 자신감을 느끼고 더 빠른 속도로 더 높은 품질의 작업을 제공 할 것입니다.
워크로드 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?
최근 연구에 따르면 전 세계 지식 근로자의 80%가 과로와 소진에 가까운 느낌을보고합니다. 또한 직원 중 5 명 중 4 명(82%)은 스트레스를받을 때 직장에서 덜 관여한다고 말합니다. 워크로드 관리를 통해 팀 전체에 작업을 보다 효과적으로 배포하여 스트레스를 받는 직원의 번아웃을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 애초에 과로함을 느끼지 않도록 할 수 있습니다. 워크로드 관리 도구는 팀이 자신의 판에있는 작업에 대한 실시간 통찰력을 제공,그래서 당신은 효과적으로 팀 작업 부하를 관리하고 균형을 촉진 할 수 있습니다,하지 번 아웃.
워크로드 관리 시작하기
워크로드 관리에 대한 5 단계 가이드
워크로드 관리에 대해 많이 생각하지 않았다면 혼자가 아닙니다.
좋은 소식은 모든 사람과 모든 것을 동시에 전진시키는 데 도움이되는 도구가 있다는 것입니다(아래 항목 5 참조). 하지만 정말 팀 구성원의 워크로드를 관리하는 데 도움이되는 도구를 위해서는,당신은 당신의 다른 프로젝트 관리 기술 중 일부는 주요 모양에 있는지 확인해야합니다. 이 다섯 단계를 실행하여 팀의 작업 부하를 성공적으로 관리할 수 있습니다.
1. 팀의 워크로드 및 용량 파악
팀의 작업이 여러 다른 프로젝트 개요,계획 및 도구 사이에 흩어져 있기 때문에 모든 작업을 얼마나 많이 처리해야하는지 이해하기 어렵습니다. 그 지식을 갖는 것은 각 팀 구성원이 얼마나 많은 일을하고 있는지 또는 그들이 취할 수있는 것을 파악하는 데 중요합니다. 당신은 그 과거를 얻을 수 있으며,팀의 작업 부하가 실제로 순서대로 계획을 얻어서 무엇인지 알아낼 수 있습니다:
- 팀이 담당하는 프로젝트 및 프로세스의 전체 목록을 작성하십시오. 이들은 당신의 팀이 운전하는 프로젝트,또는 그들이 기여 할 것이다 교차 기능 작업이 될 수 있습니다.
- 각각의 작업 범위 및시기를 결정하십시오. 이 크고 복잡한 프로젝트는 여러 결과물이 있습니까 아니면 범위가 더 작습니까? 얼마나 많은 각 프로젝트 또는 프로세스에 대 한 책임은 팀?
- 프로젝트를 더 작은 작업과 작업 스트림으로 나눕니다. 당신은 당신의 팀의 일의 큰 그림 이해가 있으면 하자마자,더 작은 덩어리로 그것을 끊으십시오 그래서 당신은 그들의 주간 매일 짐이 보는 무슨과 같이 알 수 있다.
- 중요성과 긴급성에 따라 작업의 우선 순위를 지정합니다. 이 방법,당신은 또한 당신의 팀이 먼저 해결하기 위해 필요한 것을 알 수 있습니다 당신은 각 프로젝트에서 작업 할 수 있습니다 때 일정을 더 잘 할 수 있습니다.
얼마나 많은 일을 해야 하는지를 아는 것은 방정식의 절반에 불과합니다. 당신은 또한 당신의 팀과 각 개인이 얼마나 많은 대역폭을 알고 있어야합니다. 회의,휴가 및 반복적 인 책임을 고려한 후에는 각 팀 구성원이 이러한 프로젝트에 헌신하기 위해 얼마를 남겼습니까? 각 팀 구성원의 작업량을 평가하거나,그들이 취할 수있는 다른 것에 대한 감각을 얻기 위해 당신을 위해 그렇게하도록 요청하십시오.
작업 부하 측정:
분석 팀은 2 분기에 9 개의 서로 다른 보고서를 작성해야 합니다. 그것은 넷 새 보고서의 혼합이다,그 구축하는 데 시간이 오래 걸릴 것입니다,그리고 반복 것들 그들은 이미 시스템을 설정 한. 당신이 개인적인 팀원에게 그(것)들을 밖으로 할당하기 시작하기 전에,타이밍의 이해를 얻으십시오(각자가 곁에 전달되어야 할 때),중요성(이 막는 무슨 일인가?),그리고 각각을 만드는 데 걸리는 시간을 기대합니다.
이 연구를 기반으로 분석 팀이 얼마나 많은 추가 작업을 담당하는지 알 수 있습니다. 소규모 팀의 대역폭에 비해 너무 많다는 것을 발견했을 수도 있지만 일부 보고서가 우선 순위가 낮다는 것을 알면 덜 중요한 요청을 현명하게 연기하여 더 영향력있는 요청을 선호 할 수 있습니다.
자주하는 질문:팀 및 직원 작업량을 어떻게 관리합니까?
팀 워크로드를 관리하는 가장 좋은 방법은 작업 관리 도구를 시작하는 것입니다. 팀이 수행하는 모든 작업과 그들이 얼마나 많은 용량을 추적하는 것은 충분히 어렵다-하지만 당신은 또한 당신이 앞으로 팀의 작업 부하를 관리 할 수 있도록이 정보를 저장,액세스 및 정기적으로 업데이트 할 수있는 방법이 필요합니다. 작업 관리뿐만 아니라 워크로드 관리를 위한 핵심적인 진실 소스 역할을 하는 도구를 찾아보고 팀의 작업과 워크로드를 같은 장소에서 추적할 수 있습니다. 아사나에서,우리는(자연스럽게)아사나는 워크로드 관리를 시작하는 꽤 좋은 방법이라고 생각합니다.
2. 리소스 할당 및 개별 워크로드 세분화
이제 팀에서 수행해야 하는 모든 작업에 대한 개요를 얻었으므로 이제 누가 언제 무엇을 작업할지 파악할 수 있습니다. 그리고 하버드 비즈니스 리뷰 보고서의 세이지 사람들이 지적했듯이 개별 작업을 할당하는 것은 간단 해 보일 수 있지만 실제로는 매우 복잡 할 수 있습니다.
팀 리더로서 모든 사람의 워크로드를 균형 있고 관리 가능한 상태로 유지하기 위해 할 수 있는 다섯 가지 일은 다음과 같습니다:
- 우선 순위가 가장 높은 작업을 먼저 할당하십시오. 우선 순위 측면에서 팀의 할 일 및 프로젝트 목록을 주문하고 최우선 순위를 먼저 배치하십시오.
- 잔액 시작 및 기한. 이제 누가 무엇을 할 것인지 알 수 있으므로 각 작업 또는 프로젝트에서 일정을 계획하십시오. 타임라인 또는 캘린더를 사용하여 워크로드를 시각화하여 각 개인의 워크로드의 균형을 맞출 수 있습니다.
- 각 작업이나 프로젝트에 적합한 사람과 일치하는지 확인하십시오. 그들의 기술 세트 및 경험뿐만 아니라 그들의 가용성을 고려하십시오.
- 팀을 대화에 포함시켜 그들이 가지고 있다고 믿는 여분의 대역폭을 묻습니다. 뿐만 아니라 그들은 그들의 자신의 작업 부하 및 용량 최고의,하지만 그들은 또한 느낄 거 야 더 능력 계획에 그들을 포함 하는 경우.
- 항상 누군가에게 특정 작업을 할당하는 이유를 알려주십시오. 이것은 참여를 높이고 처음부터 기대를 설정하는 좋은 방법입니다.
리소스 할당 작업 중:
다가오는 캠페인을 위해 광고 디자인 작업을 하려면 두 사람이 필요하고 팀에 5 명이 있어야 합니다. 당신은 무작위로 작업을 할당 할 수 있습니다,하지만 당신은 팀 구성원 배경을 보면 당신은 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다'(예를 들어,그들은 이전에 이전 캠페인에 근무했다?이미 과대 적재될지도 모른다 어떤 팀원든지를 위해),체크는 이 새로운 계획사업을 맡는 수용량이 있으면 느끼면,그때 너의 최고 후비는 물건을 묻는다.
자주하는 질문:상충되는 마감일 및 우선 순위를 어떻게 관리할 수 있습니까?
워크로드 계획이 항상 우리가 원하는만큼 원활하지는 않습니다. 때로는 프로젝트에 가장 적합한 팀 구성원은 이미 똑같이 우선 순위가 높은 다른 이니셔티브로 바쁩니다. 때로는 팀 전체가 위기 모드에 있으며 판에 더 많은 작업을 추가하는 것을 상상하기 어렵습니다. 항상 완벽한 답이 있는 것은 아니지만 팀의 작업량을 미리 알면 이러한 리소스 지원 문제를 예상하고 문제가 발생하기 전에 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.
예를 들어,처리 시간이 짧고 우선 순위가 높은 결과물이 곧 출시 될 것이라는 것을 알고 있다면 우선 순위가 낮은 작업을 월 이전 또는 나중에 전환 할 수 있습니까? 팀의 대역폭을 확인할 수 있는 창이 있으면 팀원들이 거의 장기간에 걸쳐 작업 부하를 관리할 수 있도록 지원하는 것이 좋습니다.
3. 팀 구성원과 함께 체크인하고 필요에 따라 워크로드 조정
가장 잘 계획된 계획 및 프로젝트 일정조차도 장애물에 부딪히므로 마감일을 놓치기 전에 실시간으로 조정할 준비를해야합니다.
각 팀 구성원이 현재 워크로드를 관리하는 방법을 추적하려면 팀 구성원과 정기적으로 1-1 체크인을 설정하여 업데이트를 사전 처리합니다. 그 체크 인 팀 구성원 책임 오버 로드 느낌 공개 하는 경우 누가 다른 것에 걸릴 수 있습니다 확인 합니다.
작업 또는 프로젝트를 재할당할 때 변경 사항에 대해 팀과 통신하여 현재 다른 방향으로 전환되는 이유를 이해해야 합니다. 그들이 더 효율적이고 조직되고 항상 팀 구성원의 노력을 인식 할 수 있도록 코칭 기회를 고려하십시오.
작업 체크인:
당신은 당신의 계정 관리자의 두 밤 이후 밤 늦게 머물고,또 다른 하나는 아침의 이른 시간에 이메일을 보내 것으로 나타났습니다. 이것은 그들이 과부하되었다는 신호 일 수 있습니다. 그들의 일에 서 있는 곳에 보기 위하여 너의 팀에 각 사람과 체크 인을 계획하십시요;필요하다면 책임을 교대하나 연기한것을 제안하고,필요를 계시하는 누군가에 코치를 제공하십시요. 너가 이미,앞으로는 위로 자르기 유사한 문제를 기피하기 위하여 앞으로는 각 팀원을 위해 일정한 체크인을 계획하십시요.
프로 팁: 팀 문화를 잊지 마세요
1-1 체크인 외에도 팀 전체의 연결과 축하의 순간을 위해 시간을 절약하십시오. 팀이 사무실,분산 또는 원격에 있든 관계없이 얼굴 시간을 갖고 연결하는 것이 중요합니다. 팀의 규모에 따라 매주 회의,격주 해피 아워 또는 더 큰 월간 모임을 계획하는 것을 고려하십시오.
4. 워크로드가 많은 경우 팀 효율성 향상
주로 큰 그림에 집중하는 동안 팀이 워크로드를 관리하기 위해 자체 시스템을 개발하도록 권장하십시오. 할 일이 많이있을 때,그들이 올바른 일을 효율적으로 수행하는 것이 중요합니다.
- 개별 스타일에 맞는 우선 순위 지정 방법을 제안합니다.
- 팀이 참석해야 하는 회의 양을 최소화합니다. 많은 시간이 걸리지 않는 새로운 의사 소통 방법을 찾으십시오.
- 팀이 프로젝트 관리가 무엇인지,조직된 계획으로 시간을 절약하는 방법을 이해하도록 돕습니다.
팀 활동 효율성
직접 보고서 중 하나는 항상 일찍 작업을 전환하고 대화를 통해 더 효율적으로 작업하기 위해 새로운 전략을 사용했다는 것을 알게됩니다. 그 사람이 자신의 경험을 팀과 공유하도록 격려하고 팀 구성원이 시간을 절약 할 수있는 팁을 게시 할 수있는 공유 공간을 만드는 것을 고려하십시오.
자주하는 질문:어떻게하면 팀을보다 효과적이고 효율적으로 할 수 있습니까?
아직 그렇지 않은 경우 팀의 모든 사람이 동일한 작업 관리 도구를 사용하고 있는지 확인하여 누가 언제 무엇을하는지 명확하게 알 수 있도록하십시오. 작업 관리 도구는 또한 좋아하는 비즈니스 도구와 쉽게 통합되므로 팀은 앱 간 전환 및 스프레드 시트 파기 시간을 줄이고 영향력이 큰 작업에 더 많은 시간을 할애합니다. 그리고 물론,워크로드 관리 구성 요소가 내장 된 작업 관리 도구를 찾아,그래서 당신은 작업이 발생 팀 워크로드 권리를 추적 할 수 있습니다.
5. 온보드 작업 관리 도구
모든 프로젝트 및 모든 팀 구성원과 함께 진행되는 모든 것을 한 곳에서 볼 수 있다고 상상해보십시오. 시간 절약에 대해 이야기하십시오. 작업 또는 프로젝트 관리 도구를 사용 하 여 그냥 않습니다.
작업 관리 도구를 채택하면 모든 팀 구성원은 자신의 작업이 더 큰 팀 및 회사 이니셔티브에 어떻게 공급되는지 볼 수 있습니다. 통신은 작업 내에서 발생하므로 필요한 정보를 찾는 데 5 분이 아닌 5 초가 걸립니다. 타임 라인은 프로젝트를 개별적으로 또는 함께 볼 수 있기 때문에 모든 사람을 추적합니다.
작업 관리 도구 실행 중:
생산 일정의 모든 작업과 단계를 작업 부하 관리 도구에 로드했으며 작업이 원활하게 진행됩니다. 모든 팀 구성원은 상태 및 프로세스에 맞는 위치를 볼 수 있으므로 충돌을 방지하고 시간을 절약할 수 있습니다.
프로 팁:팀 규칙 수립
최고의 작업 관리 도구는 전체 팀이 사용하는 도구입니다. 그러나 도구 사용에 대한 팀 규칙 및 모범 사례를 설정하는 것이 중요합니다. 뿐만 아니라 그것은 쉽게 당신의 팀이 새로운 도구를 채택 할 수 있도록 할 것이다,그러나 그것은 또한 항목에 대한 장벽을 줄일 수 있습니다,당신의 팀은 도구를 사용하는 것을 걱정할 필요가 없기 때문에”잘못.”작업 관리 도구에는 시작하는 데 도움이되는 방법 안내 및 비디오가 있어야합니다.
성공을 위해 팀을 구성
당신은 당신의 시간과 작업 부하 관리 능력을 향상시킬 수있는 능력을 느끼고 있습니까? 워크로드 관리는 작업을 효율적으로 할당하고,이러한 작업을 관리하고,프로젝트에 대한 이해 관계자를 업데이트하는 것입니다. 아사나 같은 작업 관리 도구와 함께 우리가 위에서 설명한 한 팁,당신은 당신의 팀의 무거운 작업 부하를 관리하기 위해 충돌 마감 및 우선 순위를 통해 정렬 할 수 있습니다.
워크로드 관리를 위한 아사나에 대해 자세히 알아보기