har du svært ved at uddelegere arbejde til dit team? Du er ikke alene. Som leder har du det store ansvar at holde dine teammedlemmer fokuserede, produktive og på rette spor. Du skal også sørge for, at dit teams arbejdsbyrde er fordelt retfærdigt. Organiserings-og produktivitetsekspert, Julie Morgenstern, sagde det bedst: “hvis du overarbejder dine high performers, vil du miste dem, fordi de begynder at irritere det faktum, at de gør mere.”Det er ikke nogen nem opgave at afbalancere dit teams arbejdsbyrde, og vi er her for at hjælpe dig med at styre det effektivt.
hvad er arbejdsbelastningsstyring?
Arbejdsbelastningsstyring er processen med effektiv distribution og styring af arbejde på tværs af dit team. Når det er gjort med succes, maksimerer arbejdsbelastningsstyring medarbejdernes ydeevne og hjælper med at smelte kaos væk, så du og dit team føler dig tilfredse i slutningen af hver dag snarere end overvældede. Teammedlemmer vil føle sig sikre på deres arbejdsvolumen og levere arbejde af højere kvalitet i et hurtigere tempo.
Hvorfor er arbejdsbelastningsstyring vigtig?
nyere forskning viser, at 80% af de globale videnarbejdere rapporterer, at de føler sig overarbejdede og tæt på udbrændthed. Yderligere siger fire ud af fem (82%) af medarbejderne, at de føler sig mindre engagerede på arbejdspladsen, når de er stressede. Arbejdsbelastningsstyring giver dig mulighed for at distribuere arbejde på tværs af dit team mere effektivt for ikke kun at reducere udbrændthed for stressede medarbejdere, men forhindre dem i at føle sig overarbejde i første omgang. Værktøjer til styring af arbejdsbyrde giver indsigt i realtid i de opgaver, dit team har på deres plade, så du kan styre dit teams arbejdsbyrde effektivt og fremme balance, ikke udbrændthed.
kom i gang med styring af arbejdsbyrden
den fem-trins guide til styring af arbejdsbyrden
hvis du ikke har tænkt meget over styring af arbejdsbyrden, er du ikke alene; Det Internationale Institut for direktører og ledere rapporterer, at få mennesker faktisk er uddannet i denne meget tiltrængte færdighed.
den gode nyhed er, at der er værktøjer, der kan hjælpe dig med at holde alle og alt fremad samtidigt (se punkt fem nedenfor). Men for at et værktøj virkelig kan hjælpe dig med at styre dine teammedlemmers arbejdsbyrder, skal du sørge for, at nogle af dine andre projektledelsesevner er i førsteklasses form. Sæt disse fem trin i aktion, så du med succes kan styre dit teams arbejdsbyrde.
1. Find ud af dit teams arbejdsbyrde og kapacitet
med dit teams arbejde spredt blandt flere forskellige projektunderretninger, planer og værktøjer er det svært at forstå, hvor meget samlet arbejde du alle har brug for at tackle. At have denne viden er nøglen til at finde ud af, hvor meget hvert teammedlem laver, eller hvad de kan påtage sig. Du kan komme forbi det og finde ud af, hvad dit teams arbejdsbyrde faktisk er ved at få dine planer i orden:
- Sammensæt en komplet liste over projekter og processer dit team er ansvarlig for. Dette kan være projekter, dit team kører, eller tværfunktionelt arbejde, de vil bidrage til.
- Bestem omfanget og timingen af arbejdet for hver. Er disse store, komplekse projekter med flere leverancer, eller er disse mindre i omfang? Hvor meget af hvert projekt eller proces er dit team ansvarlig for?
- Opdel projekter i mindre opgaver og arbejdsstrømme. Når du har et stort billede forståelse af dit teams arbejde, bryde det i mindre bidder, så du kan vide, hvad deres ugentlige eller daglige belastninger ligne.
- Prioriter arbejde baseret på betydning og haster. På denne måde ved du også, hvad dit team skal tackle først, og kan bedre planlægge, hvornår du skal arbejde på hvert projekt.
at vide, hvor meget arbejde du skal tackle, er dog kun halvdelen af ligningen. Du bliver også nødt til at vide, hvor meget båndbredde dit team og hver enkelt person har. Når du har taget højde for møder, ferier og tilbagevendende ansvarsområder, hvor meget har hvert teammedlem tilbage at afsætte til disse projekter? Vurder hvert teammedlems arbejdsbyrde, eller bed dem om at gøre det for dig for at få en fornemmelse af, hvad de ellers kan tage på.
måling af arbejdsbyrde i aktion:
dit analyseteam skal producere ni forskellige rapporter i 2.kvartal. Det er en blanding af net nye rapporter, der vil tage længere tid at bygge, og gentagelige dem, de allerede har systemer oprettet til. Før du begynder at tildele dem til individuelle teammedlemmer, få en forståelse af timing (hvornår skal hver leveres af), betydning (hvilket arbejde er denne blokering?), og hvor lang tid du forventer, at det tager at oprette hver.
baseret på denne forskning ved du nu, hvor meget ekstra arbejde dit analyseteam er ansvarlig for. Du har måske endda opdaget, at det er for meget for dit lille holds båndbredde, men at vide, at nogle af rapporterne har lav prioritet, kan smart udskyde mindre vigtige anmodninger til fordel for mere effektive.
ofte stillede spørgsmål: hvordan administrerer jeg team-og medarbejderbelastning?
den bedste måde at styre teamets arbejdsbyrde på er at komme i gang med et arbejdsstyringsværktøj. Det er svært nok at spore alt det arbejde, dit team udfører, og hvor meget kapacitet de har—men du har også brug for en måde at gemme, få adgang til og regelmæssigt opdatere disse oplysninger, så du kan styre dit teams arbejdsbyrde fremad. Se efter et værktøj, der fungerer som en central kilde til sandhed, ikke kun til arbejdsstyring, men også arbejdsbelastningsstyring—på den måde kan du spore dit teams arbejde og deres arbejdsbyrde på samme sted. Hos Asana mener vi (naturligvis), at Asana er en ret god måde at komme i gang med arbejdsbyrdehåndtering.
2. Allokere ressourcer og nedbryde individuelle arbejdsbyrder
nu hvor du har et overblik over alt, hvad dit team skal gøre, kan du nu finde ud af, hvem der skal arbejde på hvad og hvornår. Og mens tildeling af de enkelte stykker arbejde kan lyde ligetil, som sage folk på Harvard Business anmeldelse rapport har påpeget, det kan faktisk være ret kompliceret.
her er fem ting, du som holdets leder kan gøre for at holde alles arbejdsbyrder afbalanceret og håndterbar:
- tildel det højeste prioriterede arbejde først. Bestil dit teams liste over opgaver og projekter med hensyn til prioritet, og arbejd med at bemande de øverste prioriteter først.
- saldo start-og forfaldsdatoer. Nu hvor du ved, hvem der skal gøre hvad, skal du planlægge i hver opgave eller projekt. Brug en tidslinje eller kalender til at visualisere dine arbejdsbelastninger, så du kan afbalancere den enkeltes arbejdsbyrde.
- sørg for, at du matcher de rigtige personer til hver opgave eller projekt. Tage hensyn til deres tilgængelighed, såvel som deres færdigheder og erfaring.
- Inkluder dit team i samtalen ved at spørge dem, hvilken ekstra båndbredde de tror, de har. Ikke alene vil de kende deres egne arbejdsbyrder og kapacitet bedst, men de vil også føle sig mere bemyndiget, når du involverer dem i planlægningen.
- Lad altid nogen vide, hvorfor du tildeler en bestemt opgave til dem. Dette er en fantastisk måde at øge engagementet og sætte forventninger fra starten.
ressourceallokering i aktion:
du har brug for to personer til at arbejde på annoncedesign til en kommende kampagne og have fem personer på dit team. Du kan tildele arbejdet tilfældigt, men du får bedre resultater, hvis du ser på teammedlemmernes baggrunde (f. eks. har de arbejdet på tidligere kampagner før?), kontroller for eventuelle teammedlemmer, der måske allerede er overbelastede, så spørg dine topvalg, hvis de føler, at de har kapacitet til at påtage sig dette nye projekt.
ofte stillede spørgsmål: Hvordan kan jeg håndtere modstridende deadlines og prioriteter?
arbejdsplanlægning er ikke altid så glat, som vi gerne vil have det. Nogle gange er de teammedlemmer, der er bedst egnet til et projekt, allerede optaget af et andet, lige så højt prioriteret initiativ. Nogle gange er hele dit team i crunch-tilstand, og det er svært at forestille sig at tilføje mere arbejde til deres plader. Selvom der måske ikke altid er et perfekt svar, kan det at kende dit teams arbejdsbyrde på forhånd hjælpe dig med at forudse disse ressourceproblemer og løse dem, før de rammer.
hvis du for eksempel ved, at der er en kommende levering med høj prioritet med en kort ekspeditionstid, kan du skifte arbejde med lavere prioritet tidligere eller senere på måneden? Når du har et vindue til dit teams båndbredde, er du bedre rustet til at hjælpe dem med at styre deres arbejdsbyrde—både på kort og lang sigt.
3. Tjek ind med dine teammedlemmer og juster arbejdsbyrden efter behov
selv de bedst planlagte planer og projekttidslinjer rammer vejspærringer, og du skal være parat til at foretage justeringer i realtid, før deadlines går glip af.
for at spore, hvordan hvert teammedlem administrerer deres aktuelle arbejdsbelastninger, skal du være proaktiv ved at indstille en regelmæssig 1-1 check-in med dine teammedlemmer for opdateringer. Hvis disse check-ins afslører, at et teammedlem føler sig overbelastet med ansvar, skal du kontrollere, hvem der muligvis kan påtage sig noget andet.
når du omfordeler opgaver eller projekter, skal du sørge for at kommunikere med dit team om ændringerne, så de forstår, hvorfor de nu trækkes i en anden retning. Overvej coachingmuligheder for at hjælpe dem med at blive mere effektive og organiserede og altid genkende dine teammedlemmers hårde arbejde.
Check-in i aktion:
du har bemærket, at to af dine kontoadministratorer opholder sig sent nat efter nat, og en anden e-mailer dig i de små timer om morgenen. Dette kan være et tegn på, at de er overbelastede. Planlæg check – ins med hver person på dit team for at se, hvor de står med deres arbejde; tilbyde at skifte eller udsætte ansvar, hvis det er nødvendigt, og give coaching til alle, der afslører et behov. Hvis du ikke allerede gør det, skal du planlægge en regelmæssig check-in for hvert teammedlem fremad for at undgå lignende problemer, der dukker op i fremtiden.
Pro tip: Glem ikke team kultur
ud over 1-1 check-ins, sørg for at spare tid for hele holdet øjeblikke af forbindelse og fest. Uanset om dit team er på kontoret, distribueret eller fjernt, er det vigtigt at have ansigtstid og oprette forbindelse. Afhængig af størrelsen på dit team, overvej at planlægge et ugentligt stand up-møde, en happy hour hver anden uge, eller en større månedlig samling.
4. Forbedre team effektivitet, når arbejdsbyrden er tung
mens du primært er fokuseret på det store billede, opfordre dit team til at udvikle deres eget system til at styre deres arbejdsbyrde. Når der er meget at gøre, er det vigtigt, at de gør de rigtige ting effektivt.
- foreslå prioriteringsmetoder, der passer til deres individuelle stilarter.
- Minimer mængden af møder dit team er forpligtet til at deltage. Find nye måder at kommunikere på, der ikke tager så meget tid.
- Hjælp dit team med at forstå, hvad Projektledelse er, og hvordan en organiseret plan sparer tid.
Team efficiency in action
en af dine direkte rapporter vender altid deres arbejde tidligt, og gennem samtaler lærer du, at de har brugt nogle nye strategier til at arbejde mere effektivt. Tilskynd denne person til at dele deres oplevelse med teamet, og overvej at oprette et delt rum, hvor teammedlemmer kan sende tidsbesparende tip, når de støder på dem.
ofte stillede spørgsmål: Hvordan kan jeg styrke mit team til at være mere effektivt og effektivt?
hvis du ikke allerede gør det, skal du sørge for, at alle på dit team bruger det samme arbejdsstyringsværktøj, så de har klarhed om, hvem der gør hvad hvornår. Dit arbejdsstyringsværktøj skal også let integreres med dine foretrukne forretningsværktøjer, så dit team bruger mindre tid på at skifte mellem apps og grave gennem regneark og mere tid på deres arbejde med stor effekt. Og selvfølgelig skal du kigge efter et arbejdsstyringsværktøj, der har en indbygget komponent til styring af arbejdsbyrde, så du kan spore teamets arbejdsbyrde lige hvor arbejdet sker.
5. Ombord på et arbejdsstyringsværktøj
Forestil dig at kunne se alt, hvad der foregår med hvert projekt og hvert teammedlem på et enkelt sted. Tal om at spare tid. Brug af et arbejds-eller projektstyringsværktøj gør netop det.
når du vedtager et arbejdsstyringsværktøj, kan hvert teammedlem se, hvordan deres arbejde strømmer ind i større team-og virksomhedsinitiativer. Kommunikation sker inden for opgaver, så det tager fem sekunder i stedet for fem minutter at finde de oplysninger, du har brug for. Tidslinjer holder alle på sporet, fordi projekter kan ses individuelt eller sammen.
Arbejdsstyringsværktøj i aktion:
du har indlæst alle opgaver og trin i din produktionsplan i et værktøj til styring af arbejdsbyrden, og arbejdet bevæger sig glat. Fordi alle teammedlemmer har et overblik over status og hvor de passer ind i processen, er du i stand til at undgå konflikter og spare tid.
Pro tip: etablere team konventioner
det bedste arbejde ledelsesværktøj er en hele dit team bruger. Men det er vigtigt at indstille teamkonventioner og bedste praksis til brug af dit værktøj. Ikke kun vil det gøre det lettere for dit team at vedtage dit nye værktøj, men det reducerer også adgangsbarrieren, fordi dit team ikke behøver at bekymre sig om, at de bruger værktøjet “forkert.”Dit arbejdsstyringsværktøj skal have en vejledning og videoer, der hjælper dig med at komme i gang—Sæt lidt tid til side for at gennemgå dem med dit team og etablere fælles konventioner.
Sæt dit team op til succes
føler du dig bemyndiget til at forbedre din tid og arbejdsbyrde ledelsesevner? Husk, at arbejdsbelastningsstyring handler om effektivt at tildele arbejde, styre disse opgaver og opdatere interessenter på dine projekter. De TIP, Vi har skitseret ovenfor, kombineret med et arbejdsstyringsværktøj som Asana, kan hjælpe dig med at sortere modstridende deadlines og prioriteter for at styre dit teams store arbejdsbyrde.
Lær mere om Asana til styring af arbejdsbyrden