está a ter dificuldade em delegar trabalho na sua equipa? Não estás sozinho. Como líder, você tem a enorme responsabilidade de manter seus membros da equipe focados, produtivos e no caminho certo. Você também tem que se certificar de que a carga de trabalho de sua equipe é dividida de forma justa. O especialista em organização e produtividade, Julie Morgenstern, colocou da melhor maneira: “Se você sobrecarregar seus alto desempenho, você vai perdê-los porque eles começam a se ressentir com o fato de que eles estão fazendo mais.”Equilibrar a carga de trabalho da sua equipa não é tarefa fácil e estamos aqui para ajudá-lo a geri-la eficazmente.
o que é a gestão da carga de trabalho?
Gestão da carga de trabalho é o processo de distribuição e gestão eficiente do trabalho em toda a sua equipa. Quando feito com sucesso, a gestão da carga de trabalho maximiza o desempenho dos funcionários e ajuda a derreter o caos, deixando você e sua equipe se sentindo satisfeitos no final de cada dia, em vez de sobrecarregados. Os membros da equipe se sentirão confiantes em seu volume de trabalho e fornecerão um trabalho de maior qualidade a um ritmo mais rápido.
por que é importante a gestão da carga de trabalho?Pesquisas recentes mostram que 80% dos trabalhadores do conhecimento global relatam sentir-se sobrecarregados e próximos do esgotamento. Além disso, quatro em cada cinco (82%) dos empregados dizem sentir-se menos envolvidos no trabalho quando estão stressados. A gestão do volume de trabalho permite-lhe distribuir o trabalho pela sua equipa de forma mais eficaz, não só para reduzir o consumo de stress por parte dos funcionários, mas também para evitar que se sintam sobrecarregados de trabalho. As ferramentas de gestão da carga de trabalho proporcionam uma visão em tempo real das tarefas que a sua equipa tem no seu prato, para que possa gerir a sua carga de trabalho de forma eficaz e promover o equilíbrio, e não o esgotamento.
comece com a gestão da carga de trabalho
o Guia de cinco etapas para a gestão da carga de trabalho
se não pensou muito na gestão da carga de trabalho, não está sozinho; o Instituto Internacional de Directores e gestores relata que poucas pessoas são realmente treinadas nesta tão necessária habilidade.
a boa notícia é que existem ferramentas que podem ajudá-lo a manter todos e tudo em movimento simultaneamente (ver item Cinco abaixo). Mas para que uma ferramenta realmente o ajude a gerenciar as cargas de trabalho dos membros da sua equipe, você precisa se certificar de que algumas de suas outras habilidades de gerenciamento de projetos estão em excelente forma. Coloque estes cinco passos em ação para que você possa gerenciar com sucesso a carga de trabalho de sua equipe.
1. Calcule a carga de trabalho e a capacidade da sua equipa
com o trabalho da sua equipa espalhado por vários resumos de projectos, planos e ferramentas diferentes, é difícil compreender o trabalho total que todos precisam de enfrentar. Ter esse conhecimento é a chave para descobrir quanto cada membro da equipe está fazendo ou o que eles podem assumir. Você pode passar por isso e descobrir qual é a carga de trabalho de sua equipe na verdade, conseguindo seus planos em ordem:
- Faça uma lista completa de projetos e processos pelos quais sua equipe é responsável. Estes podem ser projetos que sua equipe está dirigindo, ou Trabalho cross-functional que eles estarão contribuindo para.
- determinar o âmbito e o calendário do trabalho para cada um. Estes projectos são grandes e complexos com múltiplos resultados ou são de âmbito menor? Quanto de cada projeto ou processo é a sua equipe responsável?
- dividem os projectos em tarefas e componentes de trabalho mais pequenos. Uma vez que você tem uma grande imagem de compreensão do trabalho de sua equipe, quebrá-lo em pedaços menores para que você possa saber como suas cargas semanais ou diárias se parecem.
- priorize work based on importance and urgency. Desta forma, você também saberá o que sua equipe precisa para enfrentar primeiro e pode agendar melhor quando você estará trabalhando em cada projeto.
saber quanto trabalho você precisa para resolver é apenas uma metade da equação, no entanto. Você também terá que saber quanta largura de Banda sua equipe e cada indivíduo tem. Depois de levar em conta reuniões, férias e responsabilidades recorrentes, quanto é que cada membro da equipa tem para dedicar a estes projectos? Avalie a carga de trabalho de cada membro da equipe, ou peça-lhes para fazê-lo por você, para ter uma noção do que mais eles podem assumir.
carga de trabalho medida em acção:
a sua equipa de análise tem de produzir nove relatórios diferentes no Q2. É uma mistura de Net novos relatórios, que vai demorar mais tempo para construir, e repetíveis que já têm sistemas configurados para. Antes de começar a atribuí-los a membros individuais da equipe, obter uma compreensão do tempo (quando cada um tem que ser entregue por), importância (que trabalho é esse bloqueio?), e a quantidade de tempo que você espera para criar cada um.
com base nesta pesquisa, você agora sabe quanto trabalho adicional sua equipe de análise é responsável. Você pode até ter descoberto que é demais para a largura de banda de sua pequena equipe, mas sabendo que alguns dos relatórios são de baixa prioridade, pode inteligentemente adiar pedidos menos importantes em favor de pedidos mais impactantes.
FAQ: Como Gero a carga de trabalho da equipa e dos empregados?
a melhor maneira de gerir a carga de trabalho da equipa é começar com uma ferramenta de gestão do trabalho. Rastrear todo o trabalho que sua equipe está fazendo e quanta capacidade eles têm é difícil o suficiente—mas você também precisa de uma maneira de armazenar, acessar e atualizar regularmente essa informação para que você possa gerenciar a carga de trabalho de sua equipe avançando. Procure uma ferramenta que sirva como uma fonte central de verdade não só para a gestão do trabalho, mas também para a gestão da carga de trabalho—dessa forma você pode rastrear o trabalho de sua equipe, e sua carga de trabalho, no mesmo lugar. Em Asana, nós (naturalmente) achamos que Asana é uma ótima maneira de começar com gestão de carga de trabalho.
2. Alocar recursos e repartir cargas de trabalho individuais
agora que tem uma visão geral de tudo o que a sua equipa precisa de fazer, pode agora descobrir quem irá trabalhar no quê e quando. E enquanto atribuindo as peças individuais de trabalho pode parecer simples, como as pessoas sage no Relatório de Análise de negócios de Harvard têm apontado, ele pode realmente ser bastante complicado.Aqui estão cinco coisas que você, como líder da equipe, pode fazer para manter as cargas de trabalho de todos equilibradas e gerenciáveis.:
- atribua primeiro o trabalho de maior prioridade. Ordene a lista de tarefas e projetos de sua equipe em termos de prioridade, e trabalhe em pessoal As principais prioridades em primeiro lugar.
- Data de início e de vencimento do saldo. Agora que você sabe quem vai fazer o quê, agendar em cada tarefa ou projeto. Use uma linha do tempo ou calendário para visualizar suas cargas de trabalho, para que você possa equilibrar a carga de trabalho de cada indivíduo.
- certifique-se de que corresponde as pessoas certas a cada tarefa ou projecto. Ter em conta a sua disponibilidade, bem como as suas habilidades e experiência.
- inclua sua equipe na conversa, perguntando-lhes que largura de banda extra eles acreditam ter. Eles não só conhecerão suas próprias cargas de trabalho e capacidade o melhor, mas eles também se sentirão mais capacitados quando você envolvê-los no planejamento.
- sempre deixe alguém saber por que você está atribuindo uma tarefa particular para eles. Esta é uma excelente forma de aumentar o empenhamento e de estabelecer expectativas desde o início.
alocação de recursos em ação:
você precisa de duas pessoas para trabalhar em projetos de anúncios para uma próxima campanha, e tem cinco pessoas em sua equipe. Você poderia atribuir o trabalho aleatoriamente,mas você obterá melhores resultados se você olhar para os antecedentes dos membros da equipe ‘ (por exemplo, eles já trabalharam em campanhas anteriores?), verifique para qualquer membro da equipe que já pode ser sobrecarregado, em seguida, pergunte às suas melhores escolhas se eles sentem que têm a capacidade de assumir este novo projeto.
FAQ: Como posso gerir prazos e prioridades contraditórios?O planeamento da carga de trabalho nem sempre é tão suave como gostaríamos. Às vezes, os membros da equipe que são mais adequados para um projeto já estão ocupados com outra iniciativa, igualmente de alta prioridade. Às vezes, toda a tua equipa está em modo crunch, e é difícil imaginar adicionar mais trabalho aos seus pratos. Embora possa nem sempre haver uma resposta perfeita, saber a carga de trabalho da sua equipa com antecedência pode ajudá-lo a antecipar esses problemas de recursos e resolvê-los antes que eles batam. Por exemplo, se você sabe que há uma próxima entrega de alta prioridade com um curto tempo de volta, você pode mudar o trabalho de menor prioridade mais cedo ou mais tarde no mês? Quando você tem uma janela na largura de banda de sua equipe, você está mais bem equipado para ajudá—los a gerenciar sua carga de trabalho – tanto no curto quanto no longo prazo.
3. Verifique com os membros de sua equipe e ajustar as cargas de trabalho, conforme necessário
até Mesmo os melhores planos e cronogramas de projeto atingiu de obstáculos, e você precisará estar preparado para fazer ajustes em tempo real antes que os prazos são perdidos.
para verificar como cada membro da equipa está a gerir as suas cargas de trabalho actuais, seja proactivo, estabelecendo um check-in regular de 1-1 com os membros da sua equipa para actualizações. Se esses check-ins revelarem que um membro da equipa se sente sobrecarregado com responsabilidades, verifique para ver quem pode ser capaz de assumir outra coisa.Quando você recolocar tarefas ou projetos, não se esqueça de comunicar com sua equipe sobre as mudanças para que eles entendam por que eles estão sendo puxados em uma direção diferente. Considere oportunidades de coaching para ajudá-los a se tornar mais eficientes e organizados e sempre reconhecer o trabalho duro de seus membros da equipe.
Check-ins em acção:Reparou que dois dos seus gerentes de conta estão a ficar noite após noite, e outro está a enviar-lhe um e-mail nas horas da manhã. Isto pode ser um sinal de que estão sobrecarregados. Agendar check-in com cada pessoa em sua equipe para ver onde eles estão com o seu trabalho; oferecer para mudar ou adiar as responsabilidades, se necessário, e fornecer coaching para qualquer pessoa que revela uma necessidade. Se você não fizer já, agendar um check-in regular para cada membro da equipe indo para a frente para evitar problemas semelhantes surgindo no futuro.
Pro tip: Não se esqueça da cultura de equipe
além de 1-1 check-ins, certifique-se de economizar tempo para os momentos de conexão e celebração em toda a equipe. Quer a sua equipa esteja no escritório, distribuída ou remota, é importante ter um contacto directo. Dependendo do tamanho da sua equipa, considere planear uma reunião semanal de stand-up, uma happy hour quinzenal ou uma reunião mensal maior.
4. Melhore a eficiência da equipe quando as cargas de trabalho são pesadas
enquanto você está focado principalmente no quadro geral, encoraje sua equipe a desenvolver seu próprio sistema para gerenciar sua carga de trabalho. Quando há muito a fazer, é importante que estejam a fazer as coisas certas, eficientemente.
- sugerem métodos de priorização que se encaixam em seus estilos individuais.
- Minimize a quantidade de reuniões que sua equipe é obrigada a assistir. Encontre novas formas de comunicar que não levem tanto tempo.
- ajude a sua equipa a compreender o que é a gestão do projecto e como um plano organizado poupa tempo.
eficiência de equipa em acção
um dos seus relatórios directos gira sempre no seu trabalho mais cedo, e através de conversas aprende-se que eles têm usado algumas novas estratégias para trabalhar de forma mais eficiente. Incentivar essa pessoa a compartilhar sua experiência com a equipe, e considerar a criação de um espaço compartilhado onde os membros da equipe podem postar dicas de economia de tempo à medida que eles se cruzam com eles.FAQ: Como posso capacitar a minha equipa para ser mais eficaz e eficiente?Se não o fizer já, certifique-se de que todos na sua equipa estão a usar a mesma ferramenta de gestão de trabalho para que tenham clareza sobre quem está a fazer o quê quando. A sua ferramenta de gestão do trabalho também deve integrar-se facilmente com as suas ferramentas de Negócio favoritas, para que a sua equipa passe menos tempo a trocar aplicativos e a escavar através de folhas de cálculo, e mais tempo no seu trabalho de alto impacto. E, é claro, procure uma ferramenta de gestão de trabalho que tenha um componente integrado de gestão de carga de trabalho, para que você possa acompanhar a carga de trabalho da equipe exatamente onde o trabalho acontece.
5. Onboard a work management tool
Imagine being able to see everything that’s going on with every project and every team member in one single location. Por falar em poupar tempo. O uso de uma ferramenta de trabalho ou gerenciamento de projetos faz exatamente isso.Quando se adopta uma ferramenta de gestão do trabalho, cada membro da equipa é capaz de ver como o seu trabalho se alimenta em iniciativas de maior equipa e empresa. A comunicação acontece dentro de tarefas, então encontrar a informação que você precisa leva cinco segundos em vez de cinco minutos. As linhas de tempo mantêm todos no caminho, porque os projetos podem ser vistos individualmente ou em conjunto.
Ferramenta de gestão do trabalho em acção:
carregou todas as tarefas e etapas do seu programa de produção numa ferramenta de gestão do volume de trabalho, e o trabalho está a decorrer sem problemas. Porque todos os membros da equipe têm uma visão do status e onde eles se encaixam no processo, você é capaz de evitar conflitos e economizar tempo.
Pro tip: estabelecer Convenções de equipa
a melhor ferramenta de gestão do trabalho é uma que toda a equipa está a usar. Mas é importante definir Convenções de equipe e melhores práticas para o uso de sua ferramenta. Isso não só tornará mais fácil para sua equipe adotar sua nova ferramenta, mas também reduzirá a barreira para a entrada, porque sua equipe não terá que se preocupar que eles estão usando a ferramenta “incorretamente.”A sua ferramenta de gestão de trabalho deve ter um guia de como e vídeos para ajudá-lo a começar—reserve algum tempo para passar por aqueles com sua equipe e estabelecer convenções compartilhadas.Está a sentir-se habilitado a melhorar o seu tempo e as suas capacidades de gestão da carga de trabalho? Lembre-se, a gestão da carga de trabalho é sobre a atribuição eficiente do trabalho, a gestão dessas tarefas e a atualização dos stakeholders em seus projetos. As dicas que delineamos acima, combinadas com uma ferramenta de gestão de trabalho como a Asana, podem ajudá-lo a classificar através de prazos conflitantes e prioridades para gerenciar a carga de trabalho pesada de sua equipe.
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