onko sinulla vaikeaa delegoida työtä tiimillesi? Et ole yksin. Johtajana sinulla on valtava vastuu pitää tiimisi jäsenet keskittyneinä, tuottavina ja raiteillaan. Pitää myös varmistaa, että oman joukkueen työmäärä jakautuu reilusti. Organisointi-ja tuottavuusasiantuntija Julie Morgenstern esitti asian parhain päin: ”jos teet ylityötä huippusuorittajiesi kanssa, menetät heidät, koska he alkavat paheksua sitä, että he tekevät enemmän.”Tiimisi työmäärän tasapainottaminen ei ole helppo tehtävä, ja olemme täällä auttaaksemme sinua hallitsemaan sitä tehokkaasti.
mitä on työmäärän hallinta?
työmäärän hallinta on prosessi, jossa työtä jaetaan ja hallitaan tehokkaasti koko tiimissä. Kun se on tehty onnistuneesti, työmäärän hallinta maksimoi työntekijöiden suorituskyvyn ja auttaa sulattamaan kaaoksen, jolloin sinä ja tiimisi tunnette olonne tyytyväisiksi jokaisen päivän lopussa eikä hukkua. Tiimin jäsenet tuntevat olonsa luottavaisiksi työmääränsä suhteen ja tekevät laadukkaampaa työtä nopeammin.
miksi työmäärän hallinta on tärkeää?
tuore tutkimus osoittaa, että 80% global knowledge workersista kertoo tuntevansa itsensä ylityöllistetyksi ja lähellä burnoutia. Lisäksi neljä viidestä (82%) työntekijästä sanoo, että he tuntevat itsensä vähemmän sitoutuneiksi töissä, kun he ovat stressaantuneita. Työmäärän hallinnan avulla voit jakaa työtä tiimisi kesken tehokkaammin, mikä ei ainoastaan vähennä stressaantuneiden työntekijöiden työuupumusta, vaan estää heitä kokemasta ylityötä ylipäätään. Työmäärän hallintatyökalut tarjoavat reaaliaikaisen käsityksen tiimisi työtehtävistä, joten voit hallita tiimisi työmäärää tehokkaasti ja edistää tasapainoa, ei työuupumusta.
Aloita työmäärän hallinta
viisivaiheinen opas työmäärän hallintaan
jos et ole miettinyt työmäärän hallintaa, et ole yksin; International Institute of Directors and Managers raportoi, että vain harvat ihmiset ovat todella koulutettuja tähän kipeästi kaivattuun taitoon.
hyvä uutinen on, että on olemassa työkaluja, joiden avulla voit pitää kaikki ja kaikki eteenpäin samanaikaisesti (KS.kohta viisi alla). Mutta jotta työkalu todella auttaa sinua hallitsemaan tiimisi jäsenten työtaakkaa, sinun täytyy varmistaa, että jotkut muut projektinhallintataidot ovat parhaassa kunnossa. Ota nämä viisi askelta käyttöön, jotta voit hallita tiimisi työmäärää.
1. Selvitä tiimisi työmäärä ja kapasiteetti
kun tiimisi työ on hajallaan useiden eri projektien briefs, suunnitelmat, ja työkalut, on vaikea ymmärtää, kuinka paljon kokonaistyötä te kaikki tarvitsette käsitellä. Tieto on avain sen selvittämiseen, kuinka paljon kukin joukkueen jäsen tekee tai mitä he voivat ottaa. Voit päästä sen yli ja selvittää, mikä tiimisi työmäärä oikeasti on, kun saat suunnitelmasi kuntoon:
- kokoa täydellinen lista projekteista ja prosesseista, joista tiimisi on vastuussa. Nämä voivat olla projekteja, joita tiimisi ajaa, tai poikkitoiminnallista työtä, johon he osallistuvat.
- Määritä työn laajuus ja ajoitus kullekin. Ovatko nämä suuria, monimutkaisia hankkeita, joissa on useita tuloksia, vai ovatko nämä pienempiä? Kuinka suuresta osasta kutakin projektia tai prosessia tiimisi on vastuussa?
- jaottelee projektit pienempiin tehtäviin ja työjaksoihin. Kun sinulla on iso kuva ymmärrys tiimisi työstä, hajota se pienempiin osiin, jotta voit tietää, miltä heidän viikoittainen tai päivittäinen kuormansa näyttää.
- priorisoi työ tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Näin tiedät myös, mitä tiimisi tarvitsee ratkaistakseen ensin ja voit aikatauluttaa paremmin, milloin työskentelet kunkin projektin parissa.
tieto siitä, kuinka paljon työtä selättäminen vaatii, on kuitenkin vain puolet yhtälöstä. Sinun on myös tiedettävä, kuinka paljon kaistanleveyttä tiimilläsi ja jokaisella yksilöllä on. Kun olet ottanut huomioon kokoukset, lomat ja toistuvat vastuut, kuinka paljon jokaisella tiimin jäsenellä on jäljellä omistautua näihin projekteihin? Arvioi jokaisen tiimin jäsenen työmäärä, tai pyydä heitä tekemään niin puolestasi, saada käsitys siitä, mitä muuta he voivat ottaa.
työmäärän mittaaminen toiminnassa:
analytiikkatiimisi on tuotettava yhdeksän eri raporttia Q2: ssa. Se on sekoitus uusia verkkoraportteja, joiden rakentaminen kestää kauemmin, ja toistettavia raportteja, joita varten on jo olemassa järjestelmiä. Ennen kuin alat antaa niitä yksittäisille tiimin jäsenille, hanki käsitys ajoituksesta (milloin kunkin on toimitettava), tärkeydestä (mitä työtä tämä esto on?), ja kuinka paljon aikaa odotat sen vievän luoda kunkin.
tämän tutkimuksen perusteella tiedät nyt, kuinka suuresta lisätyöstä analytiikkatiimisi vastaa. Olet ehkä jopa huomannut, että se on liikaa pienen tiimisi kaistanleveys, mutta tietäen, että jotkut raportit ovat alhainen prioriteetti, voi fiksusti lykätä vähemmän tärkeitä pyyntöjä hyväksi enemmän vaikuttavia niistä.
FAQ: Miten hallitsen tiimin ja työntekijöiden työtaakkaa?
paras tapa hallita tiimin työmäärää on aloittaa työnjohtotyökalu. Kaiken tiimisi työn ja kapasiteetin seuranta on tarpeeksi vaikeaa—mutta tarvitset myös tavan tallentaa, käyttää ja päivittää näitä tietoja säännöllisesti, jotta voit hallita tiimisi työmäärää eteenpäin. Etsi työkalu, joka toimii keskeisenä totuuden lähteenä paitsi työnjohdolle myös työmäärän hallinnalle—näin voit seurata tiimisi työtä ja työmäärää samassa paikassa. Asanalla olemme (luonnollisesti) sitä mieltä, että Asana on aika hyvä tapa päästä alkuun työmäärän hallinnassa.
2. Jakaa resursseja ja eritellä yksittäisiä työmääriä
nyt kun sinulla on yleiskuva kaikesta, mitä tiimisi tarvitsee tehdä, voit nyt selvittää, kuka työskentelee mitäkin ja milloin. Ja vaikka nimittäminen ulos yksittäisiä paloja työtä voi kuulostaa suoraviivainen, kuten sage ihmiset Harvard Business Review report ovat huomauttaneet, se voi itse asiassa olla melko monimutkainen.
tässä viisi asiaa, joita sinä tiimin johtajana voit tehdä pitääksesi kaikkien työtaakan tasapainossa ja hallittavissa:
- määrää ensin tärkeimmän työn. Tilaa tiimisi lista tehtäviä ja hankkeita kannalta prioriteetti, ja työskennellä henkilöstön tärkeimmät prioriteetit ensin.
- saldo alkamis-ja eräpäivät. Nyt kun tiedät kuka tekee mitä, aikataulu kunkin tehtävän tai projektin. Käytä aikajanalla tai kalenteri visualisoida työmäärä, jotta voit tasapainottaa kunkin yksilön työmäärä.
- varmista, että olet sovittanut oikeat ihmiset jokaiseen tehtävään tai projektiin. Ota huomioon niiden saatavuus sekä niiden taidot ja kokemus.
- ota tiimisi mukaan keskusteluun kysymällä heiltä, mitä ylimääräistä kaistanleveyttä he uskovat heillä olevan. Ei vain he tuntevat oman työmääränsä ja kapasiteettinsa parhaiten, mutta he myös tuntevat enemmän valtaa, kun otat heidät mukaan suunnitteluun.
- kerro aina jollekin, miksi annat hänelle tietyn tehtävän. Tämä on hyvä tapa lisätä sitoutumista ja asettaa odotuksia alusta alkaen.
resurssien kohdentaminen toiminnassa:
tarvitset kaksi henkilöä tulevan kampanjan mainossuunnitteluun, ja tiimissäsi on viisi henkilöä. Voit määrittää työn satunnaisesti, mutta saat parempia tuloksia, jos tarkastelet tiimin jäsenten taustoja ” (esim. ovatko he työskennelleet aiemmissa kampanjoissa ennen?), tarkista kaikki tiimin jäsenet, jotka voivat olla jo ylikuormitettuja, ja kysy sitten parhaimmiltasi, jos he kokevat, että heillä on kapasiteettia ottaa tämä uusi projekti.
FAQ: Miten voin hallita ristiriitaisia määräaikoja ja prioriteetteja?
työmäärän suunnittelu ei ole aina niin sujuvaa kuin haluaisimme. Joskus tiimin jäsenet, jotka sopivat parhaiten projektiin, ovat jo kiireisiä toisen, yhtä tärkeän aloitteen parissa. Joskus koko tiimisi on crunch-tilassa, ja on vaikea kuvitella lisää työtä lautasilleen. Vaikka ei ehkä aina ole täydellinen vastaus, tietäen tiimisi työmäärä etukäteen voi auttaa ennakoimaan nämä resursointi ongelmia ja käsitellä niitä ennen kuin ne osuvat.
esimerkiksi, jos tiedät, että on tulossa korkean prioriteetin työ, jolla on lyhyt läpimenoaika, voitko siirtää alemman prioriteetin työtä aikaisemmin tai myöhemmin kuussa? Kun sinulla on ikkuna oman joukkueen kaistanleveys, olet paremmin varustettu auttaa heitä hallitsemaan työtaakkaa-sekä lähi-ja pitkällä aikavälillä.
3. Ilmoittaudu tiimisi jäsenten kanssa ja säädä työtaakkaa tarpeen mukaan
jopa parhaiten laaditut suunnitelmat ja projektin aikataulut osuvat tiesulkuihin, ja sinun on oltava valmis tekemään muutoksia reaaliajassa ennen määräaikojen täyttymistä.
jos haluat seurata, miten kukin tiimin jäsen hoitaa tämänhetkisen työmääränsä, ole ennakoiva asettamalla säännöllinen 1-1 sisäänkirjautuminen tiimisi jäsenten kanssa päivitysten varalta. Jos nämä lähtöselvitykset paljastavat, että tiimin jäsen tuntee olevansa ylikuormitettu vastuilla, tarkista, kuka voisi ottaa jotain muuta.
kun siirrät tehtäviä tai projekteja, muista kommunikoida tiimisi kanssa muutoksista, jotta he ymmärtävät, miksi niitä nyt vedetään eri suuntaan. Harkitse valmennusmahdollisuuksia, jotka auttavat heitä tulemaan tehokkaammiksi ja organisoidummiksi, ja tunnista aina tiimisi jäsenten kova työ.
lähtöselvitykset toiminnassa:
olet huomannut, että kaksi tilinhoitajaasi viipyy yömyöhään ja toinen lähettää sinulle sähköpostia aamun pikkutunneilla. Tämä voi olla merkki ylikuormituksesta. Ajoittaa check-ins jokaisen henkilön tiimisi nähdä, missä he seisovat työnsä; tarjota siirtää tai lykätä vastuuta tarvittaessa, ja antaa valmennusta kaikille, jotka paljastavat tarpeen. Jos et jo, ajoittaa säännöllisesti check-ins jokaiselle tiimin jäsen menee eteenpäin välttää samanlaisia ongelmia ilmaantuu tulevaisuudessa.
Pro kärki: Älä unohda joukkuekulttuuria
1-1 check-inin lisäksi, muista säästää aikaa joukkueen laajuisiin yhteys – ja juhlahetkiin. Olipa tiimisi toimistossa, hajautettu, tai etänä, on tärkeää saada kasvoaikaa ja yhteyden. Tiimisi koosta riippuen harkitse viikoittaisen stand up-kokouksen, kahden viikon happy Hourin tai suuremman kuukausittaisen kokoontumisen suunnittelua.
4. Paranna tiimin tehokkuutta, kun työtaakka on raskas
kun keskityt lähinnä kokonaiskuvaan, kannusta tiimiäsi kehittämään oma järjestelmänsä työmäärän hallitsemiseksi. Kun on paljon tekemistä, on tärkeää, että he tekevät oikeita asioita, tehokkaasti.
- ehdottavat priorisointimenetelmiä, jotka sopivat heidän omiin tyyleihinsä.
- minimoi kokousten määrä, joihin tiimisi on osallistuttava. Etsi uusia tapoja kommunikoida, jotka eivät vie niin paljon aikaa.
- auta tiimiäsi ymmärtämään, mitä projektinhallinta on ja miten organisoitu suunnitelma säästää aikaa.
Team efficiency in action
yksi suorista raporteistasi kääntyy aina aikaisin heidän työssään, ja keskustelujen kautta saat tietää, että he ovat käyttäneet joitakin uusia strategioita työskennelläkseen tehokkaammin. Rohkaise tätä henkilöä jakamaan kokemuksensa tiimin kanssa ja harkitse yhteisen tilan luomista, jossa tiimin jäsenet voivat lähettää aikaa säästäviä vinkkejä, kun he törmäävät niihin.
FAQ: Miten voin voimaannuttaa tiimini olemaan tehokkaampi ja tehokkaampi?
jos et vielä, varmista, että kaikki tiimissäsi käyttävät samaa työnjohtotyökalua, jotta heillä on selvyys siitä, kuka tekee mitäkin. Työnhallintatyökalusi pitäisi myös helposti integroida suosikkiliiketoimintatyökaluihisi, joten tiimisi käyttää vähemmän aikaa sovellusten välillä vaihtamiseen ja laskentataulukoiden läpikäymiseen ja enemmän aikaa vaikuttavaan työhönsä. Ja tietenkin, etsiä työnhallintatyökalu, joka on sisäänrakennettu työmäärän hallinnan osa, jotta voit seurata joukkueen työmäärää juuri siellä, missä työtä tapahtuu.
5. Onboard a work management tool
Kuvittele voivasi nähdä kaiken, mitä jokaisessa projektissa ja tiimissä tapahtuu yhdessä paikassa. Aikasäästöä. Työ-tai projektinhallintatyökalun käyttäminen tekee juuri niin.
kun otat työnhallintatyökalun käyttöön, jokainen tiimin jäsen näkee, miten heidän työnsä etenee suurempiin tiimin ja yrityksen aloitteisiin. Kommunikointi tapahtuu tehtävien sisällä, joten tarvitsemasi tiedon löytäminen vie viisi sekuntia viiden minuutin sijaan. Aikataulut pitävät kaikki raiteillaan, koska projekteja voi tarkastella erikseen tai yhdessä.
Työnjohtotyökalu toiminnassa:
olet ladannut kaikki työaikataulusi tehtävät ja vaiheet työmääränhallintatyökaluun, ja työ etenee sujuvasti. Koska kaikilla tiimin jäsenillä on näkemys tilanteesta ja siitä, mihin he sopivat prosessissa, voit välttää konflikteja ja säästää aikaa.
Pro vinkki: luo tiimikonventiot
paras työnjohtotyökalu on se, jota koko tiimisi käyttää. Mutta on tärkeää asettaa tiimikäytäntöjä ja parhaita käytäntöjä työkalun käyttöön. Ei vain, että helpottaa tiimisi hyväksyä uuden työkalun, mutta se myös vähentää este pääsyn, koska tiimisi ei tarvitse huolehtia, että he käyttävät työkalua ” väärin.”Työnhallintatyökalussasi pitäisi olla opas ja videoita, joiden avulla pääset alkuun-varaa aikaa niiden läpikäymiseen tiimisi kanssa ja yhteisten käytäntöjen luomiseen.
kasaa tiimisi menestymään
Tunnetko voimaa parantaa ajankäytön ja työmäärän hallintaa? Muista, että työmäärän hallinnassa on kyse työn tehokkaasta osoittamisesta, näiden tehtävien hoitamisesta ja projektien sidosryhmien päivittämisestä. Edellä esitetyt vinkit yhdessä asanan kaltaisen työnhallintatyökalun kanssa voivat auttaa sinua lajittelemaan ristiriitaiset määräajat ja prioriteetit tiimisi raskaan työmäärän hallitsemiseksi.
Lue lisää asanasta työmäärän hallintaan