Come gestire efficacemente il carico di lavoro del tuo team

Hai difficoltà a delegare il lavoro al tuo team? Non sei sola. Come leader, hai l’enorme responsabilità di mantenere i membri del tuo team concentrati, produttivi e in pista. Devi anche assicurarti che il carico di lavoro della tua squadra sia diviso in modo equo. L’esperta di organizzazione e produttività, Julie Morgenstern, la mette al meglio: “Se lavori troppo i tuoi high performer, li perderai perché iniziano a risentirsi del fatto che stanno facendo di più.”Bilanciare il carico di lavoro del tuo team non è un compito facile e siamo qui per aiutarti a gestirlo in modo efficace.

Che cos’è la gestione del carico di lavoro?

La gestione del carico di lavoro è il processo di distribuzione e gestione efficiente del lavoro in tutto il team. Una volta fatto con successo, la gestione del carico di lavoro massimizza le prestazioni dei dipendenti e aiuta a sciogliere il caos, lasciando te e il tuo team soddisfatti alla fine di ogni giornata piuttosto che sopraffatti. I membri del team si sentiranno sicuri del loro volume di lavoro e offriranno un lavoro di qualità superiore a un ritmo più veloce.

Perché la gestione del carico di lavoro è importante?

Recenti ricerche mostrano che l ‘ 80% dei knowledge worker a livello mondiale riferisce di sentirsi oberati di lavoro e vicini al burnout. Inoltre, quattro su cinque (82%) dei dipendenti dicono di sentirsi meno impegnati al lavoro quando sono stressati. La gestione del carico di lavoro consente di distribuire il lavoro all’interno del team in modo più efficace, non solo per ridurre il burnout per i dipendenti stressati, ma anche per evitare che si sentano sovraccarichi di lavoro. Gli strumenti di gestione del carico di lavoro forniscono informazioni in tempo reale sulle attività che il tuo team ha sul piatto, in modo da poter gestire il carico di lavoro del team in modo efficace e promuovere l’equilibrio, non il burnout.

Inizia con la gestione del carico di lavoro

La guida in cinque passaggi per la gestione del carico di lavoro

Se non hai pensato molto alla gestione del carico di lavoro, non sei solo; l’International Institute of Directors and Managers riporta che poche persone sono effettivamente addestrate in questa abilità tanto necessaria.

La buona notizia è che ci sono strumenti che possono aiutarti a mantenere tutti e tutto in movimento contemporaneamente (vedi l’articolo cinque sotto). Ma affinché uno strumento possa davvero aiutarti a gestire i carichi di lavoro dei membri del tuo team, dovrai assicurarti che alcune delle tue altre abilità di gestione del progetto siano in ottima forma. Metti in azione questi cinque passaggi in modo da poter gestire con successo il carico di lavoro del tuo team.

1. Scopri il carico di lavoro e la capacità del tuo team

Con il lavoro del tuo team sparso tra più brief di progetto, piani e strumenti diversi, è difficile capire quanto lavoro totale devi affrontare. Avere questa conoscenza è la chiave per capire quanto ogni membro del team sta facendo o cosa può assumere. Puoi superarlo e capire qual è il carico di lavoro della tua squadra mettendo in ordine i tuoi piani:

1. Metti insieme un elenco completo di progetti e processi di cui il tuo team è responsabile. Questi possono essere progetti che il tuo team sta guidando o lavori interfunzionali a cui contribuiranno.

1. Determinare la portata e la tempistica del lavoro per ciascuno. Si tratta di progetti grandi e complessi con più risultati finali o di portata minore? Di quanto di ogni progetto o processo è responsabile il tuo team?
2. Suddividere i progetti in attività e flussi di lavoro più piccoli. Una volta che hai una grande comprensione del lavoro della tua squadra, suddividilo in pezzi più piccoli in modo da poter sapere come sono i loro carichi settimanali o giornalieri.
3. Dare priorità al lavoro in base all’importanza e all’urgenza. In questo modo, saprai anche cosa deve affrontare prima la tua squadra e puoi pianificare meglio quando lavorerai su ogni progetto.

Sapere quanto lavoro è necessario affrontare è solo una metà dell’equazione, però. Dovrai anche sapere quanta larghezza di banda ha la tua squadra e ogni individuo. Dopo aver preso in considerazione riunioni, vacanze e responsabilità ricorrenti, quanto rimane da dedicare a questi progetti a ciascun membro del team? Valuta il carico di lavoro di ogni membro del team o chiedi loro di farlo per te, per capire cos’altro possono assumere.

Misurazione del carico di lavoro in azione:

Il tuo team di analisi deve produrre nove diversi report in Q2. È un mix di nuovi report netti, che richiederà più tempo per essere compilati e ripetibili per i quali hanno già impostato i sistemi. Prima di iniziare ad assegnarli ai singoli membri del team, ottenere una comprensione dei tempi (quando ognuno deve essere consegnato da), importanza (che lavoro è questo blocco?), e la quantità di tempo che ci si aspetta di prendere per creare ciascuno.

Sulla base di questa ricerca, ora sai di quanto lavoro aggiuntivo è responsabile il tuo team di analisi. Potresti anche aver scoperto che è troppo per la larghezza di banda del tuo piccolo team, ma sapendo che alcuni dei rapporti sono a bassa priorità, puoi posticipare in modo intelligente le richieste meno importanti a favore di quelle più impattanti.

FAQ: Come posso gestire il carico di lavoro del team e dei dipendenti?

Il modo migliore per gestire il carico di lavoro del team è iniziare con uno strumento di gestione del lavoro. Rintracciare tutto il lavoro che il tuo team sta facendo e quanta capacità ha è abbastanza difficile, ma hai anche bisogno di un modo per archiviare, accedere e aggiornare regolarmente queste informazioni in modo da poter gestire il carico di lavoro del tuo team in futuro. Cerca uno strumento che funga da fonte centrale di verità non solo per la gestione del lavoro, ma anche per la gestione del carico di lavoro, in questo modo puoi monitorare il lavoro del tuo team e il loro carico di lavoro nello stesso posto. In Asana, pensiamo (naturalmente) che Asana sia un ottimo modo per iniziare con la gestione del carico di lavoro.

2. Allocare le risorse e suddividere i singoli carichi di lavoro

Ora che hai una panoramica di tutto ciò che il tuo team deve fare, ora puoi capire chi lavorerà su cosa e quando. E mentre assegnare i singoli pezzi di lavoro può sembrare semplice, come i saggi della Harvard Business Review report hanno sottolineato, in realtà può essere piuttosto complicato.

Ecco cinque cose che, come leader del team, puoi fare per mantenere i carichi di lavoro di tutti bilanciati e gestibili:

1. Assegna prima il lavoro con priorità più alta. Ordina l’elenco delle cose da fare e dei progetti del tuo team in termini di priorità e lavora prima sul personale delle priorità principali.
2. Inizio saldo e date di scadenza. Ora che sai chi farà cosa, pianifica in ogni attività o progetto. Utilizzare una timeline o un calendario per visualizzare i carichi di lavoro, in modo da poter bilanciare il carico di lavoro di ogni individuo.
3. Assicurati di abbinare le persone giuste per ogni attività o progetto. Prendi in considerazione la loro disponibilità, così come i loro set di abilità ed esperienza.
4. Includi la tua squadra nella conversazione chiedendo loro quale larghezza di banda extra credono di avere. Non solo conosceranno al meglio i propri carichi di lavoro e capacità, ma si sentiranno anche più responsabilizzati quando li coinvolgerai nella pianificazione.
5. Fai sempre sapere a qualcuno perché stai assegnando loro un compito particolare. Questo è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento e impostare le aspettative fin dall’inizio.

Allocazione delle risorse in azione:

Hai bisogno di due persone per lavorare sulla progettazione di annunci per una campagna imminente e avere cinque persone nel tuo team. Potresti assegnare il lavoro in modo casuale, ma otterrai risultati migliori se guardi gli sfondi dei membri del team (ad esempio, hanno già lavorato su campagne precedenti?), controlla eventuali membri del team che potrebbero già essere sovraccaricati, quindi chiedi alle tue prime scelte se ritengono di avere la capacità di affrontare questo nuovo progetto.

FAQ: Come posso gestire scadenze e priorità in conflitto?

La pianificazione del carico di lavoro non è sempre fluida come vorremmo. A volte i membri del team che sono più adatti per un progetto sono già impegnati con un’altra iniziativa altrettanto prioritaria. A volte, l’intera squadra è in modalità crunch, ed è difficile immaginare di aggiungere più lavoro ai loro piatti. Anche se potrebbe non esserci sempre una risposta perfetta, conoscere in anticipo il carico di lavoro del tuo team può aiutarti ad anticipare questi problemi di risorse e ad affrontarli prima che colpiscano.

Ad esempio, se sai che è in arrivo un deliverable ad alta priorità con tempi di consegna brevi, puoi spostare il lavoro con priorità più bassa prima o più tardi nel mese? Quando hai una finestra sulla larghezza di banda del tuo team, sei meglio equipaggiato per aiutarli a gestire il loro carico di lavoro, sia a breve che a lungo termine.

3. Il check-in con i membri del team e regolare i carichi di lavoro, se necessario

Anche i piani e le tempistiche di progetto meglio stabilite colpito blocchi stradali, e avrete bisogno di essere pronti ad apportare modifiche in tempo reale prima che le scadenze sono mancate.

Per tenere traccia di come ogni membro del team sta gestendo i propri carichi di lavoro correnti, essere proattivi impostando un regolare check-in 1-1 con i membri del team per gli aggiornamenti. Se questi check-in rivelano che un membro del team si sente sovraccarico di responsabilità, controlla per vedere chi potrebbe essere in grado di assumere qualcos’altro.

Quando riassegni attività o progetti, assicurati di comunicare con il tuo team le modifiche in modo che capiscano perché ora vengono spostate in una direzione diversa. Considera le opportunità di coaching per aiutarli a diventare più efficienti e organizzati e riconoscere sempre il duro lavoro dei membri del tuo team.

Check-in in azione:

Hai notato che due dei tuoi account manager soggiornano a tarda notte dopo notte, e un altro ti sta inviando un’email nelle prime ore del mattino. Questo potrebbe essere un segno che sono sovraccarichi. Pianifica i check-in con ogni persona del tuo team per vedere dove si trovano con il loro lavoro; offri di spostare o rinviare le responsabilità se necessario e fornisci coaching a chiunque riveli un bisogno. Se non lo fai già, pianificare un check-in regolare per ogni membro del team andando avanti per evitare problemi simili saltar fuori in futuro.

Pro punta: Non dimenticare la cultura del team

Oltre a 1-1 check-in, assicurati di risparmiare tempo per i momenti di connessione e celebrazione a livello di squadra. Sia che il tuo team sia in ufficio, distribuito o remoto, è importante avere il tempo di affrontare e connettersi. A seconda delle dimensioni della tua squadra, considera di pianificare una riunione settimanale, un happy hour bisettimanale o un incontro mensile più ampio.

4. Migliora l’efficienza del team quando i carichi di lavoro sono pesanti

Mentre ti concentri principalmente sul quadro generale, incoraggia il tuo team a sviluppare il proprio sistema per gestire il proprio carico di lavoro. Quando c’è molto da fare, è importante che stiano facendo le cose giuste, in modo efficiente.

• Suggeriscono metodi di priorità che si adattano ai loro stili individuali.
• Riduci al minimo la quantità di riunioni a cui il tuo team è tenuto a partecipare. Trova nuovi modi per comunicare che non richiedono tanto tempo.
• Aiuta il tuo team a capire cos’è la gestione del progetto e come un piano organizzato fa risparmiare tempo.

Efficienza del team in azione

Uno dei tuoi rapporti diretti si trasforma sempre nel loro lavoro presto, e attraverso le conversazioni si impara che hanno utilizzato alcune nuove strategie per lavorare in modo più efficiente. Incoraggia quella persona a condividere la propria esperienza con il team e valuta la possibilità di creare uno spazio condiviso in cui i membri del team possano pubblicare suggerimenti per risparmiare tempo man mano che li incontrano.

FAQ: Come posso potenziare il mio team per essere più efficace ed efficiente?

Se non lo fai già, assicurati che tutti i membri del tuo team stiano utilizzando lo stesso strumento di gestione del lavoro in modo da avere chiarezza su chi sta facendo cosa per quando. Il tuo strumento di gestione del lavoro dovrebbe anche integrarsi facilmente con i tuoi strumenti aziendali preferiti, in modo che il tuo team dedichi meno tempo a passare da un’app all’altra e scavare tra i fogli di calcolo e più tempo al lavoro ad alto impatto. E, naturalmente, cerca uno strumento di gestione del lavoro con un componente di gestione del carico di lavoro integrato, in modo da poter tenere traccia del carico di lavoro del team proprio dove avviene il lavoro.

5. A bordo di uno strumento di gestione del lavoro

Immagina di essere in grado di vedere tutto ciò che sta accadendo con ogni progetto e ogni membro del team in un’unica posizione. Parlare di risparmio di tempo. L’utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro o del progetto fa proprio questo.

Quando si adotta uno strumento di gestione del lavoro, ogni membro del team è in grado di vedere come il proprio lavoro si alimenta in iniziative di team e società più grandi. La comunicazione avviene all’interno delle attività, quindi trovare le informazioni necessarie richiede cinque secondi invece di cinque minuti. Timeline tenere tutti in pista perché i progetti possono essere visualizzati singolarmente o insieme.

Strumento di gestione del lavoro in azione:

Hai caricato tutte le attività e le fasi del tuo programma di produzione in uno strumento di gestione del carico di lavoro e il lavoro si sta muovendo senza intoppi. Poiché tutti i membri del team hanno una visualizzazione dello stato e della posizione in cui si inseriscono nel processo, è possibile evitare conflitti e risparmiare tempo.

Suggerimento pro: Stabilire convenzioni di squadra

Il miglior strumento di gestione del lavoro è quello che l’intero team sta utilizzando. Ma è importante impostare le convenzioni del team e le best practice per l’utilizzo dello strumento. Non solo questo renderà più facile per il tuo team adottare il tuo nuovo strumento, ma ridurrà anche la barriera all’ingresso, perché il tuo team non dovrà preoccuparsi di utilizzare lo strumento “in modo errato.”Il tuo strumento di gestione del lavoro dovrebbe avere una guida how-to e video per aiutarti a iniziare-dedicare un po’ di tempo a passare attraverso quelli con il tuo team e stabilire convenzioni condivise.

Imposta la tua squadra per il successo

Ti senti autorizzato a migliorare le tue capacità di gestione del tempo e del carico di lavoro? Ricorda, la gestione del carico di lavoro consiste nell’assegnare in modo efficiente il lavoro, gestire tali attività e aggiornare gli stakeholder sui tuoi progetti. I suggerimenti che abbiamo descritto sopra, combinati con uno strumento di gestione del lavoro come Asana, possono aiutarti a risolvere scadenze e priorità contrastanti per gestire il pesante carico di lavoro del tuo team.

Ulteriori informazioni su Asana per la gestione del carico di lavoro