har du en vanskelig tid å delegere arbeid til teamet ditt? Du er ikke alene. Som leder har du stort ansvar for å holde gruppemedlemmene fokusert, produktiv, og på sporet. Du må også sørge for at lagets arbeidsbelastning er delt rettferdig. Organisasjons-og produktivitetsekspert, Julie Morgenstern, sier det best: «Hvis du overarbeider dine høye utøvere, vil du miste dem fordi de begynner å mislike det faktum at de gjør mer.»Å balansere teamets arbeidsbelastning er ingen enkel oppgave, og vi er her for å hjelpe deg med å håndtere det effektivt.
Hva er arbeidsbelastningsadministrasjon?
Arbeidsbelastningsstyring er prosessen med effektiv distribusjon og administrasjon av arbeid på tvers av teamet ditt. Når det er gjort, maksimerer arbeidsbelastningsadministrasjonen ansattes ytelse og bidrar til å smelte bort kaos, slik at du og teamet ditt føler seg fornøyd på slutten av hver dag i stedet for overveldet. Teammedlemmer vil føle seg trygge på sitt arbeidsvolum og levere høyere kvalitetsarbeid i et raskere tempo.
Hvorfor er arbeidsbelastningsadministrasjon viktig?
Nyere forskning viser at 80% av globale kunnskapsarbeidere rapporterer at de føler seg overarbeidet og nær utbrenthet. Videre sier fire av fem (82%) av ansatte at de føler seg mindre engasjert på jobb når de er stresset. Arbeidsbelastningsadministrasjon gjør det mulig å distribuere arbeid på tvers av teamet ditt mer effektivt, for ikke bare å redusere utbrenthet for stressede ansatte, men hindre dem i å føle seg overarbeidet i utgangspunktet. Verktøy for håndtering av arbeidsbelastning gir sanntids innsikt i oppgavene teamet ditt har på tallerkenen, slik at du kan administrere teamets arbeidsbelastning effektivt og fremme balanse, ikke utbrenthet.
Kom i gang med arbeidsbelastningsadministrasjon
fem-trinns veiledningen for arbeidsbelastningsadministrasjon
Hvis Du ikke har tenkt mye på arbeidsbelastningsadministrasjon, er Du ikke alene; International Institute of Directors and Managers rapporterer at få mennesker faktisk er opplært i denne sårt tiltrengte ferdigheten.
den gode nyheten er at det finnes verktøy som kan hjelpe deg med å holde alt og alle fremover samtidig (se punkt fem nedenfor). Men for at et verktøy virkelig skal hjelpe deg med å administrere gruppemedlemmenes arbeidsbelastninger, må du sørge for at noen av de andre prosjektledelsesferdighetene dine er i toppform. Sett disse fem trinnene til handling, slik at du kan administrere teamets arbeidsbelastning.
1. Finn ut teamets arbeidsbelastning og kapasitet
med teamets arbeid spredt blant flere forskjellige prosjektbriefs, planer og verktøy, er det vanskelig å forstå hvor mye totalt arbeid du alle trenger å takle. Å ha den kunnskapen er nøkkelen til å finne ut hvor mye hvert lagmedlem gjør eller hva de kan ta på seg. Du kan komme forbi det og finne ut hva lagets arbeidsbelastning faktisk er ved å få planene dine i orden:
- Sett sammen en fullstendig liste over prosjekter og prosesser teamet ditt er ansvarlig for. Disse kan være prosjekter teamet ditt kjører, eller tverrfunksjonelt arbeid de vil bidra til.
- Bestem omfanget og tidspunktet for arbeidet for hver. Er disse store, komplekse prosjekter med flere leveranser eller er disse mindre i omfang? Hvor mye av hvert prosjekt eller prosess er teamet ditt ansvarlig for?
- Del ned prosjekter i mindre oppgaver og arbeidsstrømmer. Når du har et stort bilde forståelse av teamets arbeid, bryte den inn i mindre biter slik at du kan vite hva deres ukentlige eller daglige laster se ut.
- Prioritere arbeid basert på viktighet og haster. På denne måten vet du også hva teamet ditt må takle først og kan bedre planlegge når du skal jobbe med hvert prosjekt.
Å Vite hvor mye arbeid du trenger å takle er bare halvparten av ligningen, skjønt. Du må også vite hvor mye båndbredde teamet ditt og hver enkelt har. Når du har tatt hensyn til møter, ferier og tilbakevendende ansvar, hvor mye har hvert teammedlem igjen å bruke til disse prosjektene? Vurder hvert gruppemedlems arbeidsbelastning, eller be dem om å gjøre det for deg, for å få en følelse av hva annet de kan ta på seg.
måling Av Arbeidsbelastning i aksjon:
analyseteamet ditt må produsere ni forskjellige rapporter i 2. Kvartal. Det er en blanding av netto nye rapporter, som vil ta lengre tid å bygge, og repeterbare de de allerede har systemer satt opp for. Før du begynner å tildele dem til individuelle lagmedlemmer, få en forståelse av timing( når må hver leveres av), betydning (hvilket arbeid er denne blokkeringen?), og hvor lang tid du forventer at det skal ta å lage hver.
Basert på denne undersøkelsen vet du nå hvor mye ekstra arbeid analytics-teamet ditt er ansvarlig for. Du har kanskje til og med oppdaget at det er for mye for det lille lagets båndbredde, men å vite at noen av rapportene har lav prioritet, kan smart utsette mindre viktige forespørsler til fordel for mer effektive.
VANLIGE SPØRSMÅL: Hvordan administrerer jeg arbeidsbelastning for team og ansatte?
den beste måten å administrere teamarbeidsbelastning på, er å komme i gang med et arbeidsadministrasjonsverktøy. Sporing av alt arbeidet teamet ditt gjør og hvor mye kapasitet de har, er vanskelig nok – men du trenger også en måte å lagre, få tilgang til og regelmessig oppdatere denne informasjonen på, slik at du kan administrere teamets arbeidsbelastning fremover. Se etter et verktøy som fungerer som en sentral kilde til sannhet, ikke bare for arbeidsledelse, men også arbeidsbelastning—på den måten kan du spore teamets arbeid og arbeidsbelastning på samme sted. På Asana tror vi (naturlig) At Asana er en ganske fin måte å komme i gang med arbeidsbelastningsstyring.
2. Tilordne ressurser og bryte ned individuelle arbeidsbelastninger
Nå som du har oversikt over alt teamet ditt trenger å gjøre, kan du nå finne ut hvem som skal jobbe med hva og når. Og mens tildele ut de enkelte deler av arbeidet kan høres grei, som sage folk På Harvard Business Review report har påpekt, det kan faktisk være ganske komplisert.
her er fem ting du, som teamets leder, kan gjøre for å holde alles arbeidsbelastninger balansert og håndterlig:
- Tilordne arbeidet med høyeste prioritet først. Bestill teamets liste over gjøremål og prosjekter når det gjelder prioritet, og arbeid med å bemanne toppprioritetene først.
- Balanse start-og forfallsdatoer. Nå som du vet hvem som skal gjøre hva, planlegge i hver oppgave eller prosjekt. Bruk en tidslinje eller kalender til å visualisere arbeidsbelastningene dine, slik at du kan balansere hver enkelt persons arbeidsbelastning.
- Pass på at du matcher de riktige personene til hver oppgave eller hvert prosjekt. Ta hensyn til deres tilgjengelighet, så vel som deres ferdighetssett og erfaring.
- Inkluder teamet ditt i samtalen ved å spørre dem hvilken ekstra båndbredde de tror de har. Ikke bare vil de kjenne sine egne arbeidsbelastninger og kapasitet best, men de vil også føle seg mer bemyndiget når du involverer dem i planlegging.
- la alltid noen få vite hvorfor du tilordner en bestemt oppgave til dem. Dette er en fin måte å øke engasjementet og sette forventninger fra begynnelsen.
Ressursallokering i aksjon:
du trenger to personer til å jobbe med annonsedesign for en kommende kampanje, og du trenger fem personer på teamet ditt. Du kan tilordne arbeidet tilfeldig, men du får bedre resultater hvis du ser på gruppemedlemmers bakgrunn’ (har de for eksempel jobbet med tidligere kampanjer før?), se etter noen gruppemedlemmer som allerede kan være overbelastet, så spør dine toppvalg hvis de føler at de har kapasitet til å ta på seg dette nye prosjektet.
VANLIGE SPØRSMÅL: hvordan kan jeg håndtere motstridende tidsfrister og prioriteringer?
Arbeidsbelastningsplanlegging er ikke alltid så glatt som vi vil at den skal være. Noen ganger er gruppemedlemmene som passer best for et prosjekt allerede opptatt med et annet, like høyt prioritert initiativ. Noen ganger er hele laget ditt i knase-modus, og det er vanskelig å forestille seg å legge til mer arbeid på platene sine. Selv om det kanskje ikke alltid er et perfekt svar, kan det å vite lagets arbeidsbelastning på forhånd hjelpe deg med å forutse disse ressursproblemene og løse dem før de treffer.
hvis du for eksempel vet at det er en kommende levering med høy prioritet med kort behandlingstid, kan du skifte arbeid med lavere prioritet tidligere eller senere i måneden? Når du har et vindu inn i teamets båndbredde, er du bedre rustet til å hjelpe dem med å håndtere arbeidsbelastningen—både på kort og lang sikt.
3. Sjekk inn med teammedlemmene dine og juster arbeidsbelastninger etter behov
selv de beste planene og prosjekttidslinjene treffer veisperringer, og Du må være forberedt på å gjøre justeringer i sanntid før tidsfrister blir savnet.
hvis du vil spore hvordan hvert teammedlem administrerer sine nåværende arbeidsbelastninger, må du være proaktiv ved å angi regelmessig 1-1 innsjekking med teammedlemmene for oppdateringer. Hvis disse innsjekkingene avslører at et teammedlem føler seg overbelastet med ansvar, sjekk for å se hvem som kan være i stand til å ta på seg noe annet.
når du tilordner aktiviteter eller prosjekter på nytt, må du sørge for å kommunisere med teamet om endringene, slik at de forstår hvorfor de nå trekkes i en annen retning. Vurdere coaching muligheter til å hjelpe dem å bli mer effektiv og organisert og alltid gjenkjenne gruppemedlemmene hardt arbeid.
Innsjekkinger i aksjon:
du har lagt merke til at to av kontoadministratorene dine bor sent på kvelden etter natt, og en annen sender deg en e-post i de små timene om morgenen. Dette kan være et tegn på at de er overbelastet. Planlegg innsjekking med hver person på teamet ditt for å se hvor de står med sitt arbeid; tilby å skifte eller utsette ansvar hvis nødvendig, og gi coaching til alle som avslører et behov. Hvis du ikke allerede gjør det, kan du planlegge en regelmessig innsjekking for hvert teammedlem fremover for å unngå lignende problemer som oppstår i fremtiden.
pro tips: Ikke glem team culture
i tillegg til 1-1 innsjekkinger, sørg for å spare tid for team-wide øyeblikk av tilkobling og feiring. Enten teamet ditt er på kontoret, distribuert eller eksternt, er det viktig å ha ansiktstid og koble til. Avhengig av størrelsen på teamet ditt, bør du vurdere å planlegge et ukentlig stand up-møte, en annenhver uke happy hour eller en større månedlig samling.
4. Forbedre teamets effektivitet når arbeidsbelastningene er tunge
mens du hovedsakelig fokuserer på det store bildet, kan du oppfordre teamet til å utvikle sitt eget system for å administrere arbeidsbelastningen. Når det er mye å gjøre, er det viktig at de gjør de riktige tingene, effektivt.
- Foreslå prioriteringsmetoder som passer til deres individuelle stiler.
- Minimer antall møter teamet ditt trenger for å delta. Finn nye måter å kommunisere på som ikke tar så mye tid.
- Hjelp teamet med å forstå hva prosjektledelse er og hvordan en organisert plan sparer tid.
Team effektivitet i aksjon
En av dine direkte rapporter blir alltid i arbeidet tidlig, og gjennom samtaler lærer du at de har brukt noen nye strategier for å jobbe mer effektivt. Oppfordre den personen til å dele sine erfaringer med teamet, og vurder å opprette et delt område der teammedlemmer kan legge inn tidsbesparende tips når de kommer over dem.
VANLIGE SPØRSMÅL: Hvordan kan jeg styrke teamet mitt til å være mer effektivt og effektivt?
hvis du ikke allerede gjør det, må du sørge for at alle i teamet ditt bruker det samme arbeidsadministrasjonsverktøyet, slik at de har klarhet om hvem som gjør hva når. Arbeidsadministrasjonsverktøyet ditt bør også enkelt integreres med dine favorittverktøy, slik at teamet ditt bruker mindre tid på å bytte mellom apper og grave gjennom regneark, og mer tid på sitt kraftige arbeid. Og selvfølgelig, se etter et arbeidsadministrasjonsverktøy som har en innebygd arbeidsbelastningsadministrasjonskomponent, slik at du kan spore teamarbeidsbelastning akkurat der arbeidet skjer.
5. Onboard en work management tool
Tenk å kunne se alt som skjer med hvert prosjekt og hvert teammedlem på ett enkelt sted. Snakk om å spare tid. Å bruke et arbeids-eller prosjektstyringsverktøy gjør nettopp det.
når du tar i bruk et arbeidsadministrasjonsverktøy, kan hvert teammedlem se hvordan arbeidet deres strømmer inn i større team-og bedriftsinitiativer. Kommunikasjon skjer innenfor oppgaver, så å finne den informasjonen du trenger tar fem sekunder i stedet for fem minutter. Tidslinjer holde alle på sporet fordi prosjekter kan vises enkeltvis eller sammen.
verktøy For arbeidsstyring i aksjon:
du har lastet alle oppgavene og trinnene i produksjonsplanen i et verktøy for arbeidsbelastning, og arbeidet går jevnt. Fordi alle gruppemedlemmer har en visning av statusen og hvor de passer i prosessen, kan du unngå konflikter og spare tid.
Pro tips: Etablere team konvensjoner
det beste arbeidet styringsverktøy er en hele teamet bruker. Men det er viktig å sette lagkonvensjoner og beste praksis for bruk av verktøyet. Ikke bare vil det gjøre det enklere for teamet ditt å vedta det nye verktøyet, men det vil også redusere barrieren for oppføring, fordi teamet ditt ikke trenger å bekymre deg for at de bruker verktøyet » feil.»Arbeidsadministrasjonsverktøyet ditt bør ha en veiledning og videoer for å hjelpe deg med å komme i gang—sett litt tid til side for å gå gjennom de med teamet ditt og etablere delte konvensjoner.
Sett teamet opp for suksess
føler du deg bemyndiget til å forbedre din tid og arbeidsmengde ledelse ferdigheter? Husk at arbeidsbelastningsadministrasjon handler om å effektivt tildele arbeid, administrere disse oppgavene og oppdatere interessenter på prosjektene dine. Tipsene vi har skissert ovenfor, kombinert med et arbeidsstyringsverktøy som Asana, kan hjelpe deg med å sortere gjennom motstridende tidsfrister og prioriteringer for å administrere teamets store arbeidsbelastning.
Lær mer om Asana for håndtering av arbeidsbelastning