har du svårt att delegera arbete till ditt team? Du är inte ensam. Som ledare har du det stora ansvaret att hålla dina teammedlemmar fokuserade, produktiva och på rätt spår. Du måste också se till att ditt lags arbetsbelastning delas rättvist. Organiserings-och produktivitetsexpert, Julie Morgenstern, uttryckte det bäst: ”om du överarbetar dina högpresterande, kommer du att förlora dem eftersom de börjar ångra det faktum att de gör mer.”Att balansera ditt lags arbetsbelastning är ingen lätt uppgift och vi är här för att hjälpa dig att hantera det effektivt.
vad är arbetsbelastningshantering?
Arbetsbelastningshantering är processen att effektivt distribuera och hantera arbete över ditt team. När framgångsrikt gjort, arbetsbelastning hantering maximerar anställdas prestationer och hjälper smälta bort kaos, lämnar du och ditt team känner nöjd i slutet av varje dag snarare än överväldigad. Teammedlemmarna kommer att känna sig säkra på sin arbetsvolym och leverera högre kvalitetsarbete i snabbare takt.
Varför är arbetsbelastningshantering viktig?
ny forskning visar att 80% av de globala kunskapsarbetarna rapporterar att de känner sig överarbetade och nära utbrändhet. Vidare säger fyra av fem (82%) av de anställda att de känner sig mindre engagerade på jobbet när de är stressade. Arbetsbelastningshantering gör att du kan distribuera arbete över ditt team mer effektivt, för att inte bara minska utbrändhet för stressade anställda, men förhindra att de känner sig överarbetade i första hand. Arbetsbelastningshanteringsverktyg ger realtid inblick i de uppgifter ditt team har på sin tallrik, så att du kan hantera din arbetsbelastning effektivt och främja balans, inte utbrändhet.
Kom igång med arbetsbelastningshantering
femstegsguiden till arbetsbelastningshantering
om du inte har tänkt mycket på arbetsbelastningshantering är du inte ensam; International Institute of Directors and Managers rapporterar att få människor faktiskt är utbildade i denna välbehövliga färdighet.
den goda nyheten är att det finns verktyg som kan hjälpa dig att hålla alla och allt framåt samtidigt (se punkt fem nedan). Men för att ett verktyg verkligen ska hjälpa dig att hantera dina teammedlemmars arbetsbelastningar måste du se till att några av dina andra projektledningskunskaper är i utmärkt form. Sätt dessa fem steg i handling så att du framgångsrikt kan hantera ditt teams arbetsbelastning.
1. Ta reda på ditt lags arbetsbelastning och kapacitet
med ditt lags arbete spridda bland flera olika projektunderlag, planer och verktyg är det svårt att förstå hur mycket totalt arbete du alla behöver ta itu med. Att ha den kunskapen är nyckeln till att ta reda på hur mycket varje teammedlem gör eller vad de kan ta på sig. Du kan komma förbi det och ta reda på vad ditt lags arbetsbelastning faktiskt är genom att få dina planer i ordning:
- Sätt ihop en fullständig lista över projekt och processer som ditt team ansvarar för. Det kan vara projekt som ditt team kör, eller tvärfunktionellt arbete som de kommer att bidra till.
- Bestäm omfattningen och tidpunkten för arbetet för varje. Är dessa stora, komplexa projekt med flera leveranser eller är dessa mindre i omfattning? Hur mycket av varje projekt eller process ansvarar ditt team för?
- dela upp projekt i mindre uppgifter och arbetsströmmar. När du har en stor bildförståelse för ditt lags arbete, bryt det i mindre bitar så att du kan veta hur deras veckovisa eller dagliga belastningar ser ut.
- prioritera arbete baserat på betydelse och brådska. På så sätt vet du också vad ditt team behöver ta itu med först och kan bättre schemalägga när du ska arbeta med varje projekt.
att veta hur mycket arbete du behöver ta itu med är bara hälften av ekvationen. Du måste också veta hur mycket bandbredd ditt team och varje individ har. När du har tagit hänsyn till möten, semestrar och återkommande ansvarsområden, hur mycket har varje teammedlem kvar att ägna åt dessa projekt? Bedöm varje teammedlems arbetsbelastning, eller be dem göra det åt dig, för att få en känsla av vad de kan ta på sig.
mätning av arbetsbelastning i aktion:
ditt analysteam måste producera nio olika rapporter i Q2. Det är en blandning av nya nätrapporter, som tar längre tid att bygga, och repeterbara de som de redan har system för. Innan du börjar tilldela dem till enskilda teammedlemmar, få en förståelse för timing (när måste var och en levereras av), betydelse (vilket arbete är detta blockering?), och hur lång tid du förväntar dig att det tar att skapa varje.
baserat på denna forskning vet du nu hur mycket extra arbete ditt analysteam ansvarar för. Du kanske till och med har upptäckt att det är för mycket för ditt lilla lags bandbredd, men att veta att några av rapporterna är lågprioriterade kan smart skjuta upp mindre viktiga förfrågningar till förmån för mer effektiva.
FAQ: Hur hanterar jag arbetsbelastning för team och anställda?
det bästa sättet att hantera teamets arbetsbelastning är att komma igång med ett arbetshanteringsverktyg. Att spåra allt arbete ditt team gör och hur mycket kapacitet de har är svårt nog—men du behöver också ett sätt att lagra, komma åt och regelbundet uppdatera den här informationen så att du kan hantera ditt teams arbetsbelastning framåt. Leta efter ett verktyg som fungerar som en central källa till sanning, inte bara för arbetsledning utan också arbetsbelastningshantering—så kan du spåra ditt teams arbete och deras arbetsbelastning på samma plats. På Asana tycker vi (naturligtvis) att Asana är ett ganska bra sätt att komma igång med arbetsbelastningshantering.
2. Fördela resurser och dela upp individuella arbetsbelastningar
nu när du har en översikt över allt ditt team behöver göra kan du nu ta reda på vem som ska arbeta med vad och när. Och medan tilldela ut de enskilda bitar av arbete kan låta enkelt, som sage folk på Harvard Business Review report har påpekat, det kan faktiskt vara ganska komplicerat.
här är fem saker du som lagledare kan göra för att hålla allas arbetsbelastningar balanserade och hanterbara:
- tilldela det högsta prioriterade arbetet först. Beställ ditt teams lista över uppgifter och projekt när det gäller prioritet och arbeta med att bemanna de högsta prioriteringarna först.
- balans start-och förfallodatum. Nu när du vet vem som ska göra vad, Schemalägg i varje uppgift eller projekt. Använd en tidslinje eller kalender för att visualisera dina arbetsbelastningar, så att du kan balansera varje individs arbetsbelastning.
- se till att du matchar rätt personer till varje uppgift eller projekt. Ta hänsyn till deras tillgänglighet, liksom deras färdigheter och erfarenheter.
- inkludera ditt team i konversationen genom att fråga dem vilken extra bandbredd de tror att de har. Inte bara kommer de att känna till sina egna arbetsbelastningar och kapacitet bäst, men de kommer också att känna sig mer bemyndigade när du involverar dem i planeringen.
- låt alltid någon veta varför du tilldelar en viss uppgift till dem. Detta är ett bra sätt att öka engagemanget och ställa förväntningar från början.
resursallokering i aktion:
du behöver två personer för att arbeta med annonsdesign för en kommande kampanj och ha fem personer i ditt team. Du kan tilldela arbetet slumpmässigt, men du får bättre resultat om du tittar på teammedlemmarnas bakgrunder (t. ex. har de arbetat med tidigare kampanjer tidigare?), kolla efter alla teammedlemmar som redan kan vara överbelastade, fråga sedan dina toppval om de känner att de har kapacitet att ta på sig det här nya projektet.
FAQ: Hur kan jag hantera motstridiga tidsfrister och prioriteringar?
Arbetsbelastningsplanering är inte alltid så smidig som vi skulle vilja att den skulle vara. Ibland är de lagmedlemmar som passar bäst för ett projekt redan upptagna med ett annat, lika högt prioriterat initiativ. Ibland är hela ditt team i crunch-läge, och det är svårt att föreställa sig att lägga till mer arbete på sina plattor. Det kanske inte alltid är ett perfekt svar, men att veta ditt lags arbetsbelastning i förväg kan hjälpa dig att förutse dessa resursproblem och ta itu med dem innan de träffar.
om du till exempel vet att det finns en kommande, högprioriterad leverans med kort handläggningstid, kan du flytta lägre prioritetsarbete tidigare eller senare i månaden? När du har ett fönster i ditt teams bandbredd är du bättre rustad att hjälpa dem att hantera sin arbetsbelastning—både på kort och lång sikt.
3. Checka in med dina teammedlemmar och justera arbetsbelastningar efter behov
även de bästa planerna och projekttidslinjerna träffar vägspärrar, och du måste vara beredd att göra justeringar i realtid innan tidsfrister missas.
för att spåra hur varje teammedlem hanterar sina nuvarande arbetsbelastningar, var proaktiv genom att ställa in en vanlig 1-1-incheckning med dina teammedlemmar för uppdateringar. Om dessa incheckningar avslöjar att en teammedlem känner sig överbelastad med ansvar, kolla för att se vem som kan ta på sig något annat.
när du tilldelar uppgifter eller projekt, se till att kommunicera med ditt team om förändringarna så att de förstår varför de nu dras i en annan riktning. Överväg coachningsmöjligheter för att hjälpa dem att bli mer effektiva och organiserade och alltid känna igen dina teammedlemmars hårda arbete.
incheckningar i aktion:
du har märkt att två av dina kontoansvariga stannar sent natt efter natt, och en annan skickar e-post till dig under de små timmarna på morgonen. Detta kan vara ett tecken på att de är överbelastade. Schemalägg incheckningar med varje person i ditt team för att se var de står med sitt arbete; erbjuda att flytta eller skjuta upp ansvar om det behövs, och ge coachning till alla som avslöjar ett behov. Om du inte redan gör det, Schemalägg en regelbunden incheckning för varje teammedlem framöver för att undvika liknande problem som dyker upp i framtiden.
Pro Tips: Glöm inte lagkulturen
förutom 1-1 incheckningar, se till att spara tid för teamövergripande stunder av anslutning och firande. Oavsett om ditt team är på kontoret, distribuerat eller fjärrstyrt är det viktigt att ha face time och connect. Beroende på storleken på ditt team, överväga att planera en vecka stand up möte, en varannan vecka happy hour, eller en större månatlig sammankomst.
4. Förbättra teamets effektivitet när arbetsbelastningen är tung
medan du huvudsakligen fokuserar på helheten, uppmuntra ditt team att utveckla sitt eget system för att hantera sin arbetsbelastning. När det finns mycket att göra är det viktigt att de gör rätt saker, effektivt.
- föreslå prioriteringsmetoder som passar deras individuella stilar.
- minimera antalet möten som ditt team måste delta i. Hitta nya sätt att kommunicera som inte tar så mycket tid.
- Hjälp ditt team att förstå vad Projektledning är och hur en organiserad plan sparar tid.
Team efficiency in action
en av dina direkta rapporter vänder alltid i sitt arbete tidigt, och genom samtal lär du dig att de har använt några nya strategier för att arbeta mer effektivt. Uppmuntra den personen att dela sina erfarenheter med teamet och överväga att skapa ett gemensamt utrymme där teammedlemmar kan lägga upp tidsbesparande tips när de stöter på dem.
FAQ: Hur kan jag bemyndiga mitt team att bli mer effektivt och effektivt?
om du inte redan gör det, se till att alla i ditt team använder samma arbetshanteringsverktyg så att de har tydlighet om vem som gör vad när. Ditt arbetshanteringsverktyg bör också enkelt integreras med dina favoritverktyg, så ditt team spenderar mindre tid på att växla mellan appar och gräva genom kalkylblad och mer tid på sitt kraftfulla arbete. Och naturligtvis, leta efter ett arbetshanteringsverktyg som har en inbyggd komponent för arbetsbelastningshantering, så att du kan spåra teamets arbetsbelastning precis där arbetet händer.
5. Ombord på ett arbetshanteringsverktyg
Tänk dig att kunna se allt som händer med varje projekt och varje teammedlem på en enda plats. Snacka om att spara tid. Att använda ett arbets-eller projekthanteringsverktyg gör just det.
när du använder ett arbetshanteringsverktyg kan varje teammedlem se hur deras arbete matas in i större team-och företagsinitiativ. Kommunikation sker inom uppgifter, så att hitta den information du behöver tar fem sekunder istället för fem minuter. Tidslinjer håller alla på rätt spår eftersom projekt kan ses individuellt eller tillsammans.
Work management tool in action:
du har laddat alla uppgifter och steg i ditt produktionsschema i ett arbetsbelastningshanteringsverktyg och arbetet går smidigt. Eftersom alla teammedlemmar har en bild av status och var de passar in i processen kan du undvika konflikter och spara tid.
proffstips: upprätta lagkonventioner
det bästa arbetshanteringsverktyget är ett som hela teamet använder. Men det är viktigt att ställa in lagkonventioner och bästa praxis för att använda ditt verktyg. Inte bara kommer det att göra det lättare för ditt team att anta ditt nya verktyg, men det kommer också att minska hindret för inträde, eftersom ditt lag inte behöver oroa sig för att de använder verktyget ”felaktigt.”Ditt arbetshanteringsverktyg bör ha en instruktionsguide och videor som hjälper dig att komma igång—lägg lite tid åt sidan för att gå igenom dem med ditt team och skapa delade konventioner.
Ställ in ditt team för framgång
känner du dig bemyndigad att förbättra din tid och arbetsbelastningshantering? Kom ihåg att arbetsbelastningshantering handlar om att effektivt tilldela arbete, hantera dessa uppgifter och uppdatera intressenter i dina projekt. De tips vi har beskrivit ovan, i kombination med ett arbetshanteringsverktyg som Asana, kan hjälpa dig att sortera igenom motstridiga tidsfrister och prioriteringar för att hantera ditt teams stora arbetsbelastning.
Läs mer om Asana för hantering av arbetsbelastning