So verwalten Sie effektiv die Arbeitsbelastung Ihres Teams

Fällt es Ihnen schwer, die Arbeit an Ihr Team zu delegieren? Du bist nicht allein. Als Führungskraft haben Sie die große Verantwortung, Ihre Teammitglieder konzentriert, produktiv und auf Kurs zu halten. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Arbeitsbelastung Ihres Teams fair aufgeteilt wird. Die Organisations- und Produktivitätsexpertin Julie Morgenstern hat es am besten ausgedrückt: „Wenn Sie Ihre Leistungsträger überarbeiten, werden Sie sie verlieren, weil sie anfangen, die Tatsache zu ärgern, dass sie mehr tun.“ Es ist keine leichte Aufgabe, die Arbeitsbelastung Ihres Teams auszugleichen, und wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, sie effektiv zu bewältigen.

Was ist Workload Management?

Workload Management ist der Prozess der effizienten Verteilung und Verwaltung von Arbeit in Ihrem Team. Wenn dies erfolgreich durchgeführt wird, maximiert das Workload-Management die Leistung der Mitarbeiter und hilft, das Chaos zu beseitigen, sodass Sie und Ihr Team am Ende eines jeden Tages zufrieden und nicht überfordert sind. Die Teammitglieder werden sich über ihr Arbeitsvolumen sicher fühlen und qualitativ hochwertigere Arbeit in einem schnelleren Tempo liefern.

Warum ist Workload Management wichtig?

Aktuelle Forschungsergebnisse zeigen, dass 80% der globalen Wissensarbeiter berichten, dass sie sich überlastet fühlen und kurz vor dem Burnout stehen. Darüber hinaus geben vier von fünf (82%) der Mitarbeiter an, dass sie sich bei der Arbeit weniger engagiert fühlen, wenn sie gestresst sind. Workload Management ermöglicht es Ihnen, die Arbeit effektiver auf Ihr Team zu verteilen, um nicht nur Burnout für gestresste Mitarbeiter zu reduzieren, sondern auch zu verhindern, dass sie sich überlastet fühlen. Workload-Management-Tools bieten Echtzeit-Einblicke in die Aufgaben, die Ihr Team vor sich hat, sodass Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams effektiv verwalten und das Gleichgewicht fördern können, nicht das Burnout.

Erste Schritte mit dem Workload-Management

Der fünfstufige Leitfaden zum Workload-Management

Wenn Sie nicht viel über das Workload-Management nachgedacht haben, sind Sie nicht allein. Das International Institute of Directors and Managers berichtet, dass nur wenige Menschen tatsächlich in dieser dringend benötigten Fähigkeit geschult sind.

Die gute Nachricht ist, dass es Tools gibt, mit denen Sie alle und alles gleichzeitig voranbringen können (siehe Punkt fünf unten). Damit ein Tool Ihnen jedoch wirklich bei der Verwaltung der Workloads Ihrer Teammitglieder hilft, müssen Sie sicherstellen, dass einige Ihrer anderen Projektmanagementfähigkeiten in bester Verfassung sind. Setzen Sie diese fünf Schritte in die Tat um, damit Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams erfolgreich verwalten können.

1. Finden Sie die Arbeitsbelastung und Kapazität Ihres Teams heraus

Da die Arbeit Ihres Teams auf mehrere verschiedene Projektdokumente, Pläne und Tools verteilt ist, ist es schwer zu verstehen, wie viel Gesamtarbeit Sie alle bewältigen müssen. Dieses Wissen ist der Schlüssel, um herauszufinden, wie viel jedes Teammitglied tut oder was es übernehmen kann. Sie können darüber hinwegkommen und herausfinden, wie hoch die Arbeitsbelastung Ihres Teams tatsächlich ist, indem Sie Ihre Pläne in Ordnung bringen:

1. Stellen Sie eine vollständige Liste der Projekte und Prozesse zusammen, für die Ihr Team verantwortlich ist. Dies können Projekte sein, die Ihr Team vorantreibt, oder funktionsübergreifende Arbeiten, zu denen es beitragen wird.

1. Bestimmen Sie den Umfang und den Zeitpunkt der Arbeit für jeden. Handelt es sich um große, komplexe Projekte mit mehreren Ergebnissen oder um kleinere Projekte? Für wie viel von jedem Projekt oder Prozess ist Ihr Team verantwortlich?
2. Unterteilen Sie Projekte in kleinere Aufgaben und Arbeitsabläufe. Sobald Sie die Arbeit Ihres Teams im Großen und Ganzen verstanden haben, teilen Sie sie in kleinere Teile auf, damit Sie wissen, wie ihre wöchentlichen oder täglichen Belastungen aussehen.
3. Priorisieren Sie die Arbeit nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Auf diese Weise wissen Sie auch, was Ihr Team zuerst angehen muss, und können besser planen, wann Sie an jedem Projekt arbeiten werden.

Zu wissen, wie viel Arbeit Sie bewältigen müssen, ist jedoch nur die Hälfte der Gleichung. Sie müssen auch wissen, wie viel Bandbreite Ihr Team und jeder Einzelne hat. Wenn Sie Meetings, Ferien und wiederkehrende Aufgaben berücksichtigt haben, wie viel bleibt jedem Teammitglied übrig, um sich diesen Projekten zu widmen? Bewerten Sie die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds oder bitten Sie es, dies für Sie zu tun, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was es sonst noch übernehmen kann.

Workload-Messung in Aktion:

Ihr Analytics-Team muss in Q2 neun verschiedene Berichte erstellen. Es ist eine Mischung aus neuen Berichten, deren Erstellung länger dauert, und wiederholbaren Berichten, für die sie bereits Systeme eingerichtet haben. Bevor Sie beginnen, sie einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen, sollten Sie sich ein Bild vom Timing (wann muss jeder geliefert werden) und der Wichtigkeit (welche Arbeit blockiert das?), und die Menge an Zeit, die Sie erwarten, es zu nehmen, um jedes zu schaffen.

Basierend auf dieser Untersuchung wissen Sie jetzt, für wie viel zusätzliche Arbeit Ihr Analyseteam verantwortlich ist. Möglicherweise haben Sie sogar festgestellt, dass dies für die Bandbreite Ihres kleinen Teams zu viel ist, aber wenn Sie wissen, dass einige der Berichte eine niedrige Priorität haben, können Sie weniger wichtige Anforderungen intelligent zugunsten wirkungsvollerer Anforderungen verschieben.

FAQ: Wie verwalte ich die Arbeitsbelastung von Team und Mitarbeitern?

Der beste Weg, die Arbeitsbelastung eines Teams zu verwalten, besteht darin, mit einem Arbeitsmanagement-Tool zu beginnen. Es ist schwierig genug, die gesamte Arbeit Ihres Teams aufzuspüren und festzustellen, über wie viel Kapazität es verfügt — Sie benötigen jedoch auch eine Möglichkeit, diese Informationen zu speichern, darauf zuzugreifen und regelmäßig zu aktualisieren, damit Sie die Arbeitslast Ihres Teams in Zukunft verwalten können. Suchen Sie nach einem Tool, das nicht nur für das Arbeitsmanagement, sondern auch für das Workload—Management als zentrale Informationsquelle dient – auf diese Weise können Sie die Arbeit Ihres Teams und deren Workload an einem Ort verfolgen. Bei Asana denken wir (natürlich), dass Asana eine großartige Möglichkeit ist, mit dem Workload-Management zu beginnen.

2. Ressourcen zuweisen und einzelne Workloads aufteilen

Nachdem Sie nun einen Überblick über alles haben, was Ihr Team tun muss, können Sie jetzt herausfinden, wer wann an was arbeitet. Und während die Zuordnung der einzelnen Arbeiten einfach klingen mag, wie die weisen Leute im Harvard Business Review-Bericht hervorgehoben haben, kann es tatsächlich ziemlich kompliziert sein.

Hier sind fünf Dinge, die Sie als Teamleiter tun können, um die Workloads aller im Gleichgewicht und überschaubar zu halten:

1. Weisen Sie zuerst die Arbeit mit der höchsten Priorität zu. Ordnen Sie die Aufgaben- und Projektliste Ihres Teams nach Priorität und arbeiten Sie zuerst an der Besetzung der obersten Prioritäten.
2. Saldo Start- und Fälligkeitstermine. Jetzt, da Sie wissen, wer was tun wird, planen Sie jede Aufgabe oder jedes Projekt ein. Verwenden Sie eine Zeitleiste oder einen Kalender, um Ihre Workloads zu visualisieren, damit Sie die Workload jedes Einzelnen ausgleichen können.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Personen für jede Aufgabe oder jedes Projekt finden. Berücksichtigen Sie ihre Verfügbarkeit sowie ihre Fähigkeiten und Erfahrungen.
4. Binden Sie Ihr Team in die Konversation ein, indem Sie es fragen, welche zusätzliche Bandbreite es zu haben glaubt. Sie kennen nicht nur ihre eigenen Workloads und Kapazitäten am besten, sondern fühlen sich auch stärker, wenn Sie sie in die Planung einbeziehen.
5. Lassen Sie immer jemanden wissen, warum Sie ihm eine bestimmte Aufgabe zuweisen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, das Engagement zu steigern und von Anfang an Erwartungen zu setzen.

Ressourcenzuweisung in Aktion:

Sie benötigen zwei Personen, um an Anzeigendesigns für eine bevorstehende Kampagne zu arbeiten, und haben fünf Personen in Ihrem Team. Sie könnten die Arbeit zufällig zuweisen, aber Sie werden bessere Ergebnisse erzielen, wenn Sie sich die Hintergründe der Teammitglieder ansehen (z. B. haben sie bereits an früheren Kampagnen gearbeitet?), suchen Sie nach Teammitgliedern, die möglicherweise bereits überlastet sind, und fragen Sie dann Ihre Top-Picks, ob sie das Gefühl haben, dieses neue Projekt übernehmen zu können.

FAQ: Wie kann ich widersprüchliche Fristen und Prioritäten verwalten?

Die Workload-Planung ist nicht immer so reibungslos, wie wir es gerne hätten. Manchmal sind die Teammitglieder, die für ein Projekt am besten geeignet sind, bereits mit einer anderen, ebenso vorrangigen Initiative beschäftigt. Manchmal befindet sich Ihr gesamtes Team im Crunch-Modus, und es ist schwer vorstellbar, dass Sie ihren Tellern mehr Arbeit hinzufügen. Obwohl es möglicherweise nicht immer eine perfekte Antwort gibt, können Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams im Voraus kennen, um diese Ressourcenprobleme zu antizipieren und zu beheben, bevor sie auftreten.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass eine Lieferung mit hoher Priorität und kurzer Bearbeitungszeit bevorsteht, können Sie Arbeiten mit niedrigerer Priorität früher oder später im Monat verschieben? Wenn Sie einen Einblick in die Bandbreite Ihres Teams haben, sind Sie besser gerüstet, um ihnen zu helfen, ihre Arbeitsbelastung zu verwalten — sowohl kurz- als auch langfristig.

3. Wenden Sie sich an Ihre Teammitglieder und passen Sie Workloads nach Bedarf an

Selbst die besten Pläne und Projektzeitpläne stoßen auf Hindernisse, und Sie müssen bereit sein, Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen, bevor Fristen verpasst werden.

Um zu verfolgen, wie jedes Teammitglied seine aktuellen Workloads verwaltet, sollten Sie proaktiv vorgehen, indem Sie einen regelmäßigen 1:1-Check-in mit Ihren Teammitgliedern für Updates einrichten. Wenn diese Check-Ins zeigen, dass sich ein Teammitglied mit Verantwortlichkeiten überlastet fühlt, überprüfen Sie, wer möglicherweise etwas anderes übernehmen kann.

Wenn Sie Aufgaben oder Projekte neu zuweisen, sollten Sie mit Ihrem Team über die Änderungen kommunizieren, damit es versteht, warum sie jetzt in eine andere Richtung verschoben werden. Erwägen Sie Coaching-Möglichkeiten, um effizienter und organisierter zu werden, und erkennen Sie immer die harte Arbeit Ihrer Teammitglieder an.

Check-Ins in Aktion:

Sie haben bemerkt, dass zwei Ihrer Kundenbetreuer spät in der Nacht bleiben und ein anderer Ihnen in den frühen Morgenstunden eine E-Mail sendet. Dies könnte ein Zeichen dafür sein, dass sie überlastet sind. Planen Sie Check-Ins mit jeder Person in Ihrem Team, um zu sehen, wo sie mit ihrer Arbeit stehen; Bieten Sie an, Verantwortlichkeiten bei Bedarf zu verschieben oder zu verschieben, und bieten Sie jedem Coaching an, der einen Bedarf aufdeckt. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, planen Sie für jedes Teammitglied einen regelmäßigen Check-in ein, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Profi-Tipp: Vergessen Sie nicht die Teamkultur

Sparen Sie zusätzlich zu 1-1 Check-Ins Zeit für teamweite Momente der Verbindung und Feier. Unabhängig davon, ob sich Ihr Team im Büro, verteilt oder remote befindet, ist es wichtig, Zeit zu haben und sich zu verbinden. Planen Sie je nach Größe Ihres Teams ein wöchentliches Stand-up-Meeting, eine zweiwöchentliche Happy Hour oder ein größeres monatliches Treffen.

4. Verbessern Sie die Teameffizienz bei hoher Arbeitsbelastung

Während Sie sich hauptsächlich auf das Gesamtbild konzentrieren, ermutigen Sie Ihr Team, ein eigenes System zur Verwaltung seiner Arbeitsbelastung zu entwickeln. Wenn es viel zu tun gibt, ist es wichtig, dass sie die richtigen Dinge effizient tun.

• Schlagen Sie Priorisierungsmethoden vor, die zu ihren individuellen Stilen passen.
• Minimieren Sie die Anzahl der Meetings, an denen Ihr Team teilnehmen muss. Finden Sie neue Kommunikationswege, die nicht so viel Zeit in Anspruch nehmen.
• Helfen Sie Ihrem Team zu verstehen, was Projektmanagement ist und wie ein organisierter Plan Zeit spart.

Team efficiency in action

Einer Ihrer direkten Mitarbeiter wendet seine Arbeit immer frühzeitig an, und durch Gespräche erfahren Sie, dass er einige neue Strategien angewendet hat, um effizienter zu arbeiten. Ermutigen Sie diese Person, ihre Erfahrungen mit dem Team zu teilen, und erwägen Sie, einen gemeinsamen Bereich zu schaffen, in dem Teammitglieder zeitsparende Tipps veröffentlichen können, wenn sie auf sie stoßen.

FAQ: Wie kann ich mein Team befähigen, effektiver und effizienter zu sein?

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Team dasselbe Arbeitsmanagement-Tool verwenden, damit Sie Klarheit darüber haben, wer wann was tut. Ihr Arbeitsmanagement-Tool sollte sich auch problemlos in Ihre bevorzugten Business-Tools integrieren lassen, sodass Ihr Team weniger Zeit damit verbringt, zwischen Apps zu wechseln und Tabellenkalkulationen zu durchsuchen, und mehr Zeit für seine wirkungsvolle Arbeit hat. Und suchen Sie natürlich nach einem Work-Management-Tool, das über eine integrierte Workload-Management-Komponente verfügt, sodass Sie die Team-Workload genau dort verfolgen können, wo die Arbeit stattfindet.

5. Onboard a work Management Tool

Stellen Sie sich vor, Sie können alles sehen, was mit jedem Projekt und jedem Teammitglied an einem einzigen Ort vor sich geht. Sprechen Sie über Zeitersparnis. Die Verwendung eines Arbeits- oder Projektmanagement-Tools macht genau das.

Wenn Sie ein Arbeitsmanagement-Tool verwenden, kann jedes Teammitglied sehen, wie seine Arbeit in größere Team- und Unternehmensinitiativen einfließt. Die Kommunikation erfolgt innerhalb von Aufgaben, sodass das Auffinden der benötigten Informationen fünf Sekunden statt fünf Minuten dauert. Zeitleisten halten alle auf dem Laufenden, da Projekte einzeln oder zusammen angezeigt werden können.

Work-Management-Tool in Aktion:

Sie haben alle Aufgaben und Schritte Ihres Produktionsplans in ein Workload-Management-Tool geladen, und die Arbeit verläuft reibungslos. Da alle Teammitglieder einen Überblick über den Status haben und wo sie in den Prozess passen, können Sie Konflikte vermeiden und Zeit sparen.

Pro-Tipp: Teamkonventionen festlegen

Das beste Arbeitsmanagement-Tool ist eines, das Ihr gesamtes Team verwendet. Es ist jedoch wichtig, Teamkonventionen und Best Practices für die Verwendung Ihres Tools festzulegen. Dies erleichtert Ihrem Team nicht nur die Einführung Ihres neuen Tools, sondern verringert auch die Eintrittsbarriere, da Ihr Team sich keine Sorgen machen muss, dass es das Tool „falsch“ verwendet.“ Ihr Arbeitsmanagement-Tool sollte eine Anleitung und Videos enthalten, die Ihnen den Einstieg erleichtern – nehmen Sie sich etwas Zeit, um diese mit Ihrem Team durchzugehen und gemeinsame Konventionen festzulegen.

Stellen Sie Ihr Team auf Erfolg ein

Fühlen Sie sich befähigt, Ihre Zeit- und Workload-Managementfähigkeiten zu verbessern? Denken Sie daran, beim Workload-Management geht es darum, Arbeit effizient zuzuweisen, diese Aufgaben zu verwalten und die Stakeholder in Ihren Projekten zu aktualisieren. Die oben beschriebenen Tipps in Kombination mit einem Arbeitsmanagement-Tool wie Asana können Ihnen helfen, widersprüchliche Fristen und Prioritäten zu sortieren, um die hohe Arbeitsbelastung Ihres Teams zu bewältigen.

Erfahren Sie mehr über Asana für Workload Management