チームに仕事を委任するのは難しいですか？ あなたは一人ではありません。 リーダーとして、あなたのチーム-メンバーを集中し、生産的、そしてトラックに保つ巨大な責任がある。 また、チームのワークロードが公平に分割されていることを確認する必要があります。 組織化および生産性の専門家、ジュリー Morgensternは、それを最もよく置く:”あなたの高い実行者を過労すれば、多くをしているという事実を憤慨し始めるのでそれらを失う。”チームのワークロードのバランスをとることは簡単な作業ではなく、効果的に管理するために私たちがここにいます。
ワークロード管理とは何ですか？
ワークロード管理は、チーム全体で作業を効率的に分散および管理するプロセスです。 正常に完了すると、ワークロード管理は従業員のパフォーマンスを最大化し、混乱を解消するのに役立ち、あなたとあなたのチームは、圧倒されるのではなく、一日の終わりに満足しています。 チームメンバーは自分の仕事量について自信を持って感じ、より速いペースでより質の高い仕事を提供します。
ワークロード管理が重要なのはなぜですか？
最近の研究によると、世界の知識労働者の80%が過労と燃え尽き症候群を感じていると報告しています。 さらに、従業員の5人中4人（82％）は、ストレスを受けたときに仕事に従事していないと感じています。 ワークロード管理を使用すると、チーム全体に作業をより効果的に分散でき、ストレスを受けた従業員のバーンアウトを減らすだけでなく、最初に過労を感じ ワークロード管理ツールは、チームが自分の皿の上に持っているタスクにリアルタイムの洞察を提供するので、あなたは効果的にあなたのチームのワークロードを管
ワークロード管理を始める
ワークロード管理の五段階ガイド
ワークロード管理に多くの考えを与えていない場合は、あなただけではありません。
良いニュースは、すべての人とすべての人を同時に前進させるのに役立つツールがあることです（下の項目5を参照）。 しかし、ツールがチームメンバーの作業負荷を本当に管理するのに役立つためには、他のプロジェクト管理スキルのいくつかが主要な形になっているこ これらの5つのステップを実行して、チームの作業負荷を正常に管理できるようにします。
1. チームの作業量と能力を把握する
チームの作業が複数の異なるプロジェクトブリーフ、計画、ツールに散在しているため、どれだけの作業に取り組む必要があるかを理解するのは難しいです。 その知識を持つことは、各チームメンバーがどれだけやっているのか、何を取ることができるのかを把握するための鍵です。 あなたはそれを乗り越え、あなたの計画を順番に得ることによって、あなたのチームのワークロードが実際に何であるかを把握することができます:
- あなたのチームが担当しているプロジェクトとプロセスの完全なリストをまとめます。 これらは、あなたのチームが運転しているプロジェクト、または彼らが貢献することになりますクロス機能の仕事であることができます。
- それぞれの作業の範囲とタイミングを決定します。 これらの大きな、複雑なプロジェクトは、複数の成果物を持つか、これらの範囲が小さいですか？ あなたのチームは、各プロジェクトやプロセスのどのくらいの責任がありますか？
- プロジェクトをより小さなタスクとワークストリームに分解します。 あなたのチームの仕事の全体像を理解したら、あなたは彼らの毎週または毎日の負荷がどのように見えるかを知ることができるように、小さなチャンク
- 重要性と緊急性に基づいて作業を優先します。 このように、あなたはまた、あなたのチームが最初に取り組む必要があるかを知っているだろうし、あなたが各プロジェクトに取り組むことになりま
あなたが取り組む必要があるどのくらいの仕事を知っていることは、方程式の半分に過ぎません。 また、あなたのチームと各個人が持っているどのくらいの帯域幅を知っている必要があります。 会議、休暇、および定期的な責任を考慮に入れたら、各チームメンバーはこれらのプロジェクトにどれくらいの時間を費やしていますか？ 各チームメンバーの作業負荷を評価するか、または他に何を取ることができるかの感覚を得るためにあなたのためにそうするように依頼してくださ
実行中のワークロード測定:
分析チームはQ2で9つの異なるレポートを生成する必要があります。 これは、構築に時間がかかりますネットの新しいレポートのミックスです,そして、彼らはすでにのために設定されたシステムを持っている繰り返 個々のチームメンバーにそれらを割り当て始める前に、タイミング（それぞれがいつ提供されなければならないのか）、重要性（このブロックはどのような作業）、およびそれぞれを作成するのにかかると予想される時間の量。
この調査に基づいて、分析チームがどのくらいの追加作業を担当しているかがわかりました。 あなたはそれがあなたの小さなチームの帯域幅のためにあまりにも多くのことを発見したかもしれませんが、レポートの一部が優先度が低いことを知
FAQ:チームと従業員のワークロードを管理するにはどうすればよいですか？
チームの作業負荷を管理する最良の方法は、作業管理ツールを使用することです。 チームが行っているすべての作業と容量を追跡するのは十分に困難ですが、この情報を保存、アクセス、定期的に更新して、チームのワークロードを管理できる 作業管理だけでなく、ワークロード管理のための真実の中心的な情報源として機能するツールを探してください。 Asanaでは、（当然）Asanaはワークロード管理を始めるのに非常に優れた方法だと考えています。
2. リソースの割り当てと個々のワークロードの分解
チームが行う必要があるすべての概要がわかったので、誰がいつ何に取り組んでいるのかを把握 Harvard Business Review reportのsageの人々が指摘しているように、個々の作業を割り当てることは簡単に聞こえるかもしれませんが、実際には非常に複雑になる可能性があ
チームのリーダーとして、全員のワークロードのバランスと管理を維持するためにできることは次のとおりです:
- 優先順位の高い作業を先に割り当てます。 優先順位の面でto-doとプロジェクトのあなたのチームのリストを注文し、最初の最優先事項を人材派遣に取り組んでいます。
- 残高の開始日と期日。 誰が何をしているのかを知ったので、各タスクまたはプロジェクトのスケジュールを設定します。 タイムラインまたはカレンダーを使用してワークロードを視覚化することで、個々のワークロードのバランスをとることができます。
- 各タスクやプロジェクトに適切な人をマッチングしていることを確認してください。 彼らの可用性だけでなく、彼らのスキルセットと経験を考慮に入れてください。
- あなたのチームを会話に含め、彼らが持っていると信じている余分な帯域幅を尋ねることによって。 彼らは彼ら自身の作業負荷および容量を最もよく知っているだけでなく、計画でそれらを含むときまたより権限を与えられて感じる。
- あなたが特定のタスクを割り当てている理由を常に誰かに知らせてください。 これは、エンゲージメントを高め、最初から期待を設定するのに最適な方法です。
実行中のリソース割り当て：
今後のキャンペーンの広告デザインに取り組むには二人が必要です。 ランダムに作業を割り当てることもできますが、チームメンバーの背景を見るとより良い結果が得られます（例えば、以前のキャンペーンで作業したことが）、すでに過負荷になる可能性のあるチームメンバーを確認し、この新しいプロジェクトを引き受ける能力があると感じたら、トップピックを尋ねてくださ
FAQ:競合する期限と優先順位を管理するにはどうすればよいですか？
ワークロード計画は、常に私たちが望むほどスムーズではありません。 時には、プロジェクトに最適なチームメンバーは、すでに別の、同様に優先度の高いイニシアチブで忙しいです。 時には、あなたのチーム全体がクランチモードにあり、それは彼らのプレートに多くの作業を追加することを想像するのは難しいです。 常に完璧な答えがあるとは限りませんが、チームの作業負荷を事前に知ることで、これらのリソース問題を予測し、問題が発生する前に対処するのに役立
たとえば、納期が短い優先度の高い成果物があることがわかっている場合、月の早い時期または遅い時期に優先度の低い作業をシフトできますか？ あなたのチームの帯域幅に窓があるとき、よりよくそれらが彼らの作業負荷を管理するのを助けるように装備されている—近および長期の両方。
3. チームメンバーにチェックインし、必要に応じてワークロードを調整する
最適な計画やプロジェクトのタイムラインでさえ障害物にぶつかるので、締め切りを逃す前にリアルタイムで調整する準備をする必要があります。
各チームメンバーが現在のワークロードをどのように管理しているかを追跡するには、更新のためにチームメンバーと定期的に1-1チェックインを設定するこ これらのチェックインは、チームメンバーが責任で過負荷に感じていることを明らかにした場合は、誰が何か他のものを取ることができるかもしれない
タスクやプロジェクトを再割り当てするときは、変更についてチームに連絡して、なぜ別の方向に引っ張られているのかを理解してください。 彼らがより効率的かつ組織的になり、常にあなたのチームメンバーのハードワークを認識するのに役立つコーチングの機会を検討してください。
チェックイン中:
あなたは、あなたのアカウントマネージャーの二人が夜遅くに滞在していることに気づきました,そして別の一人は、朝のおしっこの時間にあなたを電子メー これは彼らが過負荷になっている兆候かもしれません。 彼らは自分の仕事に立っている場所を確認するためにあなたのチームの一人一人とのチェックインをスケジュールし、必要に応じて責任をシフトまたは あなたはまだしない場合は、将来的にトリミング同様の問題を避けるために、今後各チームメンバーのための定期的なチェックインをスケジュールします。
プロチップ: チーム文化を忘れないでください
1-1チェックインに加えて、チーム全体のつながりとお祝いの瞬間のための時間を節約してください。 チームがオフィスにいるか、分散しているか、リモートであるかにかかわらず、顔の時間を持ち、接続することが重要です。 あなたのチームの規模に応じて、毎週の会議、隔週の幸せな時間、またはより大きな毎月の集まりを立てる計画を検討してください。
4. ワークロードが重い場合のチーム効率の向上
主に全体像に焦点を当てていますが、ワークロードを管理するための独自のシステムを開発するようチームに やるべきことがたくさんあるとき、彼らが正しいことを効率的にやっていることが重要です。
- は、個々のスタイルに合った優先順位付け方法を提案します。
- あなたのチームが出席する必要がある会議の量を最小限に抑えます。 そのように多くの時間を取らない伝達し合う新しい方法を見つけなさい。
- チームがプロジェクト管理とは何か、組織化された計画がどのように時間を節約するかを理解するのに役立ちます。
Team efficiency in action
あなたの直属のレポートの一つは、常に早く自分の仕事になり、会話を通して、あなたは彼らがより効率的に作業するためにいくつかの新 その人にチームと経験を共有するよう奨励し、チームメンバーが時間を節約するヒントを見つけたら投稿できる共有スペースを作成することを検討してく
よくある質問:チームをより効果的かつ効率的にするにはどうすればよいですか？
まだ行っていない場合は、チームの全員が同じ作業管理ツールを使用していることを確認して、誰がいつ何をしているのかを明確にしてください。 作業管理ツールは、お気に入りのビジネスツールと簡単に統合できるため、チームはアプリの切り替えやスプレッドシートの調査に費やす時間を短縮し、影響の大きさの高い作業に多くの時間を費やすことができます。 もちろん、ワークロード管理コンポーネントが組み込まれている作業管理ツールを探して、作業が発生した場所でチームのワークロードを追跡できます。
5. 作業管理ツールのオンボード
すべてのプロジェクトとすべてのチームメンバーで起こっているすべてを一つの場所で見ることができると想像してみてください。 時間を節約することについて話します。 仕事やプロジェクト管理ツールを使用すると、ちょうどそれを行います。
作業管理ツールを採用すると、すべてのチームメンバーは、自分の作業がより大きなチームや会社の取り組みにどのように反映されるかを見ることができま 通信はタスク内で行われるため、必要な情報を見つけるには5分ではなく5秒かかります。 プロジェクトは個別に、または一緒に見ることができるので、タイムラインは、トラック上のすべての人を維持します。
作業管理ツールin action:
生産スケジュールのすべてのタスクとステップをワークロード管理ツールにロードし、作業がスムーズに動いています。 すべてのチームメンバーは、ステータスとプロセスに適合する場所のビューを持っているので、競合を回避し、時間を節約することができます。
プロヒント：チーム規約を確立
最高の作業管理ツールは、チーム全体が使用しているものです。 しかし、ツールを使用するためのチームの規則とベストプラクティスを設定することが重要です。 それはあなたのチームがあなたの新しいツールを採用しやすくするだけでなく、あなたのチームがツールを”誤って使用している”ことを心配する必要がな”作業管理ツールには、作業を開始するのに役立つハウツーガイドとビデオが必要です。
チームを成功させる
時間とワークロード管理スキルを向上させる権限を与えられていると感じていますか？ ワークロード管理は、作業の効率的な割り当て、それらのタスクの管理、プロジェクトの利害関係者の更新に関するものです。 上記で説明したヒントとAsanaのような作業管理ツールを組み合わせることで、チームの重い作業負荷を管理するために、相反する期限と優先順位を並べ替えることができます。
ワークロード管理のためのAsanaの詳細