nehezen tudja átruházni a munkát a csapatára? Nem vagy egyedül. Vezetőként hatalmas felelőssége van abban, hogy a csapattagjait koncentráltan, produktívan és a pályán tartsa. Azt is meg kell győződnie arról, hogy csapata munkaterhelése tisztességesen oszlik meg. Julie Morgenstern, a szervezési és produktivitási szakértő a következőket mondta: “Ha túlmunkázod a kiváló előadóidat, elveszíted őket, mert elkezdenek neheztelni arra a tényre, hogy többet csinálnak.”A csapat munkaterhelésének kiegyensúlyozása nem könnyű feladat, és azért vagyunk itt, hogy segítsünk Önnek hatékonyan kezelni.
mi a munkaterhelés kezelése?
a munkaterhelés kezelése a munka hatékony elosztásának és kezelésének folyamata a csapat között. Ha sikeresen végzett, a munkaterhelés kezelése maximalizálja az alkalmazottak teljesítményét, és segít elolvadni a káoszt, így Ön és csapata minden nap végén elégedettnek érzi magát, nem pedig túlterheltnek. A csapattagok magabiztosak lesznek a munkájuk mennyiségével kapcsolatban, és magasabb színvonalú munkát nyújtanak gyorsabb ütemben.
miért fontos a munkaterhelés kezelése?
a legújabb kutatások azt mutatják, hogy a globális tudásmunkások 80% – a túlhajszoltnak érzi magát, és közel áll a kiégéshez. Továbbá, ötből négy (82%) a munkavállalók azt mondják, hogy kevésbé érzik magukat a munkahelyen, amikor stresszesek. A munkaterhelés kezelése lehetővé teszi a munka hatékonyabb elosztását a csapat között, hogy ne csak csökkentse a stresszes alkalmazottak kiégését, hanem megakadályozza, hogy eleve túlterheltnek érezzék magukat. A munkaterhelés-kezelő eszközök valós idejű betekintést nyújtanak a csapat feladataiba, így hatékonyan kezelheti a csapat munkaterhelését, és elősegítheti az egyensúlyt, nem pedig a kiégést.
kezdje el a munkaterhelés-kezelést
az ötlépcsős útmutató a munkaterhelés-kezeléshez
ha nem sokat gondolkodott a munkaterhelés-kezelésen, nem vagy egyedül; az igazgatók és menedzserek Nemzetközi Intézete arról számol be, hogy kevés ember van kiképezve erre a nagyon szükséges készségre.
a jó hír az, hogy vannak olyan eszközök, amelyek segítenek abban, hogy mindenki és minden egyszerre haladjon előre (lásd az ötödik elemet alább). De ahhoz, hogy egy eszköz valóban segítsen a csapattagok munkaterhelésének kezelésében, meg kell győződnie arról, hogy más projektmenedzsment-készségei kiváló formában vannak-e. Hajtsa végre ezt az öt lépést, hogy sikeresen kezelhesse csapata munkaterhelését.
1. Számolja ki a csapat munkaterhelését és kapacitását
a csapat munkája szétszórva több különböző projekt rövidnadrág, terv és eszköz között, nehéz megérteni, hogy mennyi teljes munkára van szükség. Ennek a tudásnak a birtokában kulcsfontosságú annak kiderítése, hogy az egyes csapattagok mennyit csinálnak, vagy mit tudnak vállalni. Túljuthat ezen, és kitalálhatja, mi a csapat munkaterhelése valójában azáltal, hogy rendbe hozza a terveit:
- állítson össze egy teljes listát azokról a projektekről és folyamatokról, amelyekért a csapata felelős. Ezek lehetnek olyan projektek, amelyeket a csapat vezet, vagy keresztfunkcionális munka, amelyhez hozzájárulnak.
- határozza meg a munka hatókörét és időzítését. Ezek nagy, összetett projektek, több teljesítménnyel, vagy ezek kisebb hatókörűek? Az egyes projektek vagy folyamatok mekkora részéért felelős a csapata?
- bontsa le a projekteket kisebb feladatokra és munkafolyamatokra. Ha van egy nagy képet megértése a csapat munkáját, bontsa kisebb darabokra, így tudja, hogy mi a heti vagy napi terhelés néz ki.
- fontosság és sürgősség alapján rangsorolja a munkát. Így azt is tudni fogja, hogy mit kell a csapatának először kezelnie, és jobban ütemezheti, hogy mikor fog dolgozni az egyes projekteken.
annak ismerete, hogy mennyi munkát kell megoldania, csak az egyenlet fele. Azt is tudnia kell, hogy mekkora sávszélességgel rendelkezik a csapata és az egyes egyének. Miután figyelembe vette a találkozókat, a vakációkat és az ismétlődő felelősségeket, mennyit hagyott az egyes csapattagok ezekre a projektekre? Értékelje az egyes csapattagok munkaterhelését, vagy kérje meg őket, hogy tegyék meg az Ön számára, hogy megértsék, mit tudnak még vállalni.
a munkaterhelés mérése működés közben:
az elemző csapatnak kilenc különböző jelentést kell készítenie a Q2-ben. Ez a nettó új jelentések keveréke, amelyek elkészítése hosszabb időt vesz igénybe, és megismételhetők, amelyekre már vannak rendszereik. Mielőtt elkezdené hozzárendelni őket az egyes csapattagokhoz, ismerkedjen meg az időzítéssel (mikor kell mindegyiket szállítani), fontossággal (milyen munka ez a blokkolás?), és azt az időt, amelyre számíthat, hogy mindegyik létrehozásához szükséges.
e kutatás alapján most már tudja, hogy mennyi további munkáért felelős az elemző csapat. Lehet, hogy még azt is felfedezte, hogy ez túl sok a kis csapat sávszélességéhez, de tudva, hogy néhány jelentés alacsony prioritású, okosan elhalaszthatja a kevésbé fontos kéréseket a hatásosabbak javára.
GYIK: Hogyan kezelhetem a csapat és az alkalmazottak munkaterhelését?
a csapat munkaterhelésének kezelésének legjobb módja a munkakezelő eszköz használata. Elég nehéz nyomon követni a csapat által végzett összes munkát és azt, hogy mennyi kapacitással rendelkezik—de szükség van arra is, hogy tárolja, hozzáférjen és rendszeresen frissítse ezeket az információkat, hogy kezelhesse a csapat munkaterhelését. Keressen egy olyan eszközt, amely az igazság központi forrásaként szolgál nemcsak a munka irányításában, hanem a munkaterhelés kezelésében is—így nyomon követheti csapata munkáját és munkaterhelését ugyanazon a helyen. Az Asana-nál (természetesen) úgy gondoljuk, hogy az Asana nagyon jó módja a munkaterhelés kezelésének megkezdéséhez.
2. Az erőforrások kiosztása és az egyes munkaterhelések lebontása
most, hogy áttekintést kap arról, hogy mit kell tennie a csapatának, most kitalálhatja, hogy ki mit és mikor fog dolgozni. És bár az egyes munkák kiosztása egyszerűnek tűnhet, amint azt a Harvard Business Review report bölcs emberei rámutattak, valójában meglehetősen bonyolult lehet.
Ön, mint a csapat vezetője, öt dolgot tehet azért, hogy mindenki munkaterhelése kiegyensúlyozott és kezelhető legyen:
- először a legmagasabb prioritású munkát rendelje hozzá. Rendelje meg csapata feladatlistáját és projektjeit a prioritás szempontjából, és dolgozzon először a legfontosabb prioritások személyzetével.
- egyenleg kezdete és esedékessége. Most, hogy tudja, ki mit fog csinálni, ütemezze az egyes feladatokat vagy Projekteket. Használjon idővonalat vagy naptárat a munkaterhelések megjelenítéséhez, így kiegyensúlyozhatja az egyes személyek munkaterhelését.
- győződjön meg arról, hogy minden feladathoz vagy projekthez a megfelelő embereket illeszti. Vegye figyelembe elérhetőségüket, valamint készségeiket és tapasztalataikat.
- vegye fel csapatát a beszélgetésbe azzal, hogy megkérdezi tőlük, hogy szerintük milyen extra sávszélességgel rendelkeznek. Nem csak a saját munkaterhelésüket és kapacitásukat ismerik a legjobban, de nagyobb felhatalmazást fognak érezni, amikor bevonják őket a tervezésbe.
- mindig tudassa valakivel, hogy miért rendel hozzá egy adott feladatot. Ez nagyszerű módja az elkötelezettség növelésének és az elvárások megfogalmazásának a kezdetektől fogva.
erőforrás-allokáció működés közben:
két személyre van szüksége a közelgő kampány hirdetési terveinek kidolgozásához, és öt ember van a csapatban. Véletlenszerűen hozzárendelheti a munkát, de jobb eredményeket érhet el, ha megnézi a csapattagok hátterét (például dolgoztak-e már korábban a korábbi kampányokon?), ellenőrizze, hogy vannak-e olyan csapattagok, akik már túlterheltek, majd kérdezze meg a legjobb választásait, ha úgy érzik, hogy képesek vállalni ezt az új projektet.
GYIK: Hogyan kezelhetem az egymásnak ellentmondó határidőket és prioritásokat?
a munkaterhelés tervezése nem mindig olyan zökkenőmentes, mint szeretnénk. Néha azok a csapattagok, akik a legalkalmasabbak egy projektre, már elfoglaltak egy másik, ugyanolyan magas prioritású kezdeményezéssel. Néha az egész csapat crunch módban van, és nehéz elképzelni, hogy több munkát adjon a lemezeikhez. Bár nem mindig lehet tökéletes válasz, a csapat munkaterhelésének előzetes ismerete segíthet előre jelezni ezeket az erőforrás-problémákat, és kezelni őket, mielőtt elérnék őket.
ha például tudja, hogy van egy közelgő, magas prioritású, rövid átfutási idővel rendelkező szállítmány, át tudja-e váltani az alacsonyabb prioritású munkát a hónap elején vagy később? Ha van egy ablakod a csapatod sávszélességére, akkor jobban fel vagy készülve arra, hogy segítsen nekik kezelni a munkaterhelésüket—mind rövid, mind hosszú távon.
3. Jelentkezzen be a csapattagokkal, és szükség szerint állítsa be a munkaterhelést
még a legjobban kidolgozott tervek és a projekt ütemtervei is akadályokba ütköznek, és fel kell készülnie arra, hogy a határidők elmulasztása előtt valós időben végezze el a módosításokat.
annak nyomon követéséhez, hogy az egyes csapattagok hogyan kezelik aktuális munkaterheléseiket, proaktív módon állítson be rendszeres 1-1-es bejelentkezést a csapattagokkal a frissítésekért. Ha ezek a bejelentkezések azt mutatják, hogy egy csapattag túlterheltnek érzi magát a felelősségekkel, ellenőrizze, hogy ki tud vállalni valami mást.
feladatok vagy projektek átcsoportosításakor feltétlenül kommunikáljon a csapatával a változásokról, hogy megértsék, miért más irányba húzzák őket. Fontolja meg a coaching lehetőségeket, hogy segítsen nekik hatékonyabbá és szervezettebbé válni, és mindig felismerje a csapattagok kemény munkáját.
bejelentkezések akcióban:
észrevetted, hogy két fiókkezelőd késő estéről estére marad, egy másik pedig e-mailt küld neked a hajnali órákban. Ez lehet a jele, hogy túlterheltek. Ütemezze a bejelentkezéseket a csapat minden egyes személyével, hogy lássa, hol állnak a munkájukkal; felajánlja, hogy szükség esetén áthelyezi vagy elhalasztja a felelősségeket, és coachingot biztosít mindenkinek, aki feltárja a szükségletet. Ha még nem tette meg, ütemezzen rendszeres bejelentkezéseket minden csapattag számára, hogy elkerülje a hasonló problémákat a jövőben.
Profi tipp: Ne feledkezzen meg a csapatkultúráról
az 1-1 bejelentkezésen kívül időt takarítson meg a kapcsolat és az ünneplés egész csapatra kiterjedő pillanataira. Függetlenül attól, hogy csapata az irodában van, elosztott vagy távoli, fontos, hogy legyen ideje találkozni és csatlakozni. A csapat méretétől függően fontolja meg a heti stand up találkozó, a kéthetente boldog óra vagy egy nagyobb havi Összejövetel tervezését.
4. Javítsa a csapat hatékonyságát ha a munkaterhelés nehéz
miközben elsősorban a nagy képre koncentrál, ösztönözze csapatát, hogy fejlessze ki saját rendszerét a munkaterhelés kezelésére. Ha sok a tennivaló, fontos, hogy a megfelelő dolgokat csinálják, hatékonyan.
- javasoljon olyan prioritási módszereket, amelyek megfelelnek az egyes stílusoknak.
- minimalizálja az értekezletek számát, amelyeken a csapatnak részt kell vennie. Keressen új kommunikációs módszereket, amelyek nem vesznek igénybe annyi időt.
- segítsen csapatának megérteni, mi a projektmenedzsment, és hogyan takarít meg időt egy szervezett terv.
a csapat hatékonysága akcióban
az egyik közvetlen jelentésed mindig korán bekapcsolódik a munkájukba, és a beszélgetések során megtudod, hogy új stratégiákat alkalmaztak a hatékonyabb munka érdekében. Ösztönözze az illetőt, hogy ossza meg tapasztalatait a csapattal, és fontolja meg egy megosztott hely létrehozását, ahol a csapattagok időtakarékos tippeket tehetnek közzé, amikor találkoznak velük.
GYIK: Hogyan hatalmazhatom fel a csapatomat arra, hogy eredményesebb és eredményesebb legyen?
ha még nem tette meg, győződjön meg arról, hogy a csapatában mindenki ugyanazt a munkakezelő eszközt használja, hogy tisztában legyen azzal, hogy ki mit csinál, mikor. A munkakezelő eszköz könnyen integrálható a kedvenc üzleti eszközeivel is, így csapata kevesebb időt tölt az alkalmazások közötti váltással és a táblázatok átkutatásával, és több időt tölt a nagy hatású munkájával. Természetesen keressen egy olyan munkakezelő eszközt, amely beépített munkaterhelés-kezelő komponenssel rendelkezik, így nyomon követheti a csapat munkaterhelését ott, ahol a munka történik.
5. A fedélzeten egy munka menedzsment eszköz
Képzeld el, hogy képes látni mindent, ami folyik minden projekt és a csapat minden tagja egy helyen. Beszélj az időmegtakarításról. Egy munka – vagy projektmenedzsment eszköz használata éppen ezt teszi.
amikor egy munkairányítási eszközt alkalmaz, a csapat minden tagja láthatja, hogy a munkája hogyan illeszkedik a nagyobb csapat-és vállalati kezdeményezésekbe. A kommunikáció feladatokon belül történik, így a szükséges információk megtalálása öt perc helyett öt másodpercet vesz igénybe. Az idővonalak mindenkit a pályán tartanak, mert a projektek külön-külön vagy együtt is megtekinthetők.
Munkakezelő eszköz működés közben:
a gyártási ütemterv összes feladatát és lépését betöltötte egy munkaterhelés-kezelő eszközbe, és a munka zökkenőmentesen halad. Mivel a csapat minden tagja láthatja az állapotát és azt, hogy hol illeszkedik a folyamatba, elkerülheti a konfliktusokat és időt takaríthat meg.
Pro tipp: Csapatkongresszusok létrehozása
a legjobb munkakezelő eszköz az, amelyet az egész csapat használ. De fontos, hogy a csapat konvencióit és a legjobb gyakorlatokat állítsa be az eszköz használatához. Ez nem csak megkönnyíti a csapat számára az új eszköz elfogadását, de csökkenti a belépés akadályát is, mert a csapatának nem kell aggódnia, hogy “helytelenül használja az eszközt.”A munka menedzsment eszközének rendelkeznie kell útmutatóval és videókkal, amelyek segítenek az indulásban-szánjon egy kis időt arra, hogy átnézze azokat a csapatával, és közös egyezményeket hozzon létre.
állítsa be csapatát a siker érdekében
fel van hatalmazva arra, hogy javítsa idő-és munkaterhelési képességeit? Ne feledje, hogy a munkaterhelés kezelése a munka hatékony hozzárendeléséről, a feladatok kezeléséről és a projektek érdekeltjeinek frissítéséről szól. A fent vázolt tippek egy olyan munkakezelő eszközzel kombinálva, mint az Asana, segíthetnek az ütköző határidők és prioritások rendezésében a csapat nehéz munkaterhelésének kezelése érdekében.
Tudjon meg többet az ászanáról a munkaterhelés kezeléséhez