heeft u moeite met het delegeren van werk aan uw team? Je bent niet alleen. Als leider heb je de enorme verantwoordelijkheid om je teamleden gefocust, productief en op koers te houden. Je moet er ook voor zorgen dat de werklast van je team eerlijk is verdeeld. Organisatie-en productiviteitsexpert Julie Morgenstern zegt het het beste: “als je je hoge performers overwerkt, raak je ze kwijt omdat ze zich gaan verzetten tegen het feit dat ze meer doen.”Het balanceren van de werklast van uw team is geen gemakkelijke taak en we zijn er om u te helpen deze effectief te beheren.
Wat is workload management?
Workload management is het proces van het efficiënt verdelen en beheren van het werk in uw team. Wanneer met succes gedaan, workload management maximaliseert de prestaties van de werknemer en helpt wegsmelten chaos, waardoor u en uw team het gevoel tevreden aan het einde van elke dag in plaats van overweldigd. Teamleden zullen vertrouwen hebben in hun werkvolume en hogere kwaliteit leveren in een sneller tempo.
Waarom is workload management belangrijk?Uit Recent onderzoek blijkt dat 80% van de wereldwijde kenniswerkers zich overwerkt en bijna burn-out voelt. Verder zeggen vier van de vijf (82%) van de werknemers dat ze zich minder betrokken voelen op het werk als ze gestrest zijn. Workload management stelt u in staat om werk effectiever te verdelen over uw team, om niet alleen burn-out voor gestresste medewerkers te verminderen, maar om te voorkomen dat ze zich in de eerste plaats overwerkt voelen. Workload management tools bieden real-time inzicht in de taken die uw team op hun bord heeft, zodat u uw teamwerklast effectief kunt beheren en balans kunt bevorderen, niet burn-out.
aan de slag met workload management
the five-step guide to workload management
Als u niet veel aandacht hebt besteed aan workload management, bent u niet de enige; het International Institute of Directors and Managers meldt dat slechts weinig mensen daadwerkelijk zijn opgeleid in deze broodnodige vaardigheid.
het goede nieuws is dat er hulpmiddelen zijn die u kunnen helpen om iedereen en alles tegelijkertijd vooruit te helpen (zie punt vijf hieronder). Maar om een tool te hebben die u echt helpt bij het beheren van de workloads van uw teamleden, moet u ervoor zorgen dat sommige van uw andere projectmanagementvaardigheden in topvorm zijn. Zet deze vijf stappen in actie, zodat u de werklast van uw team met succes kunt beheren.
1. Bepaal de werklast en capaciteit van uw team
met het werk van uw team verspreid over meerdere verschillende projectinstructies, plannen en tools, is het moeilijk te begrijpen hoeveel totaal werk u allemaal moet aanpakken. Het hebben van die kennis is de sleutel tot het uitzoeken hoeveel elk teamlid doet of wat ze kunnen nemen op. U kunt krijgen voorbij dat en erachter te komen wat de werklast van uw team eigenlijk is door het krijgen van uw plannen in orde:
- Stel een volledige lijst samen van projecten en processen waarvoor uw team verantwoordelijk is. Dit kunnen projecten zijn waar je team aan werkt, of cross-functioneel werk waar ze aan bijdragen.
- Bepaal de omvang en de timing van het werk voor elk. Zijn dit grote, complexe projecten met meerdere deliverables of zijn deze kleiner in omvang? Voor hoeveel van elk project of proces is uw team verantwoordelijk?
- splits projecten in kleinere taken en werkstromen. Als je eenmaal een groter beeld hebt van het werk van je team, breek het in kleinere brokken, zodat je kunt weten hoe hun wekelijkse of dagelijkse ladingen eruit zien.
- prioriteit geven aan werk op basis van belang en urgentie. Op deze manier weet u ook wat uw team eerst moet aanpakken en kunt u beter plannen wanneer u aan elk project werkt.
weten hoeveel werk je moet aanpakken is echter slechts de helft van de vergelijking. U zult ook moeten weten hoeveel bandbreedte uw team en elk individu heeft. Als je eenmaal rekening hebt gehouden met vergaderingen, vakanties en terugkerende verantwoordelijkheden, hoeveel heeft elk teamlid nog te besteden aan deze projecten? Beoordeel de werkbelasting van elk teamlid, of vraag hen om dit voor u te doen, om een idee te krijgen van wat ze nog meer kunnen aannemen.
Workload measuring in action:
uw analytics team moet negen verschillende rapporten produceren in Q2. Het is een mix van netto nieuwe rapporten, dat zal langer duren om te bouwen, en herhaalbare degenen die ze al systemen hebben ingesteld voor. Voordat u begint ze toe te wijzen aan individuele teamleden, krijgen een begrip van timing (wanneer moet elk worden geleverd door), belang (wat werk is dit blokkeren?), en de hoeveelheid tijd die je verwacht dat het duurt om elk te maken.
op basis van dit onderzoek weet u nu hoeveel extra werk uw analytics team verantwoordelijk is voor. Je hebt misschien zelfs ontdekt dat het te veel is voor de bandbreedte van je kleine team, maar wetende dat sommige rapporten lage prioriteit hebben, kan slim minder belangrijke verzoeken uitstellen ten gunste van meer impactvolle.
FAQ: Hoe beheer ik team-en werknemerswerklast?
de beste manier om de werkbelasting van het team te beheren is aan de slag te gaan met een werkbeheertool. Het opsporen van al het werk dat uw team doet en hoeveel capaciteit ze hebben is al moeilijk genoeg—maar je hebt ook een manier nodig om deze informatie op te slaan, toegang te krijgen en regelmatig bij te werken, zodat u de werkdruk van uw team kunt beheren. Zoek naar een tool die fungeert als een centrale bron van waarheid, niet alleen voor work management, maar ook workload management-op die manier kunt u het werk van uw team, en hun werklast, op dezelfde plaats te volgen. Bij Asana denken we (uiteraard) dat Asana een prima manier is om aan de slag te gaan met workload management.
2. Resources toewijzen en individuele workloads opsplitsen
Nu u een overzicht hebt van alles wat uw team moet doen, kunt u nu uitzoeken wie er aan wat en wanneer zal werken. En hoewel het toewijzen van de individuele werkstukken eenvoudig klinkt, zoals de sage mensen van het Harvard Business Review report hebben opgemerkt, kan het eigenlijk vrij ingewikkeld zijn.
hier zijn vijf dingen die u, als teamleider, kunt doen om ieders workloads evenwichtig en beheersbaar te houden:
- wijs eerst het werk met de hoogste prioriteit toe. Bestel de lijst van taken en projecten van uw team in termen van prioriteit, en werk aan het personeel van de topprioriteiten eerste.
- begin-en vervaldata van het saldo. Nu dat je weet wie wat zal doen, plannen in elke taak of project. Gebruik een tijdlijn of agenda om uw workloads te visualiseren, zodat u de werkbelasting van elk individu in evenwicht kunt brengen.
- zorg ervoor dat u de juiste personen aan elke taak of project koppelt. Houd rekening met hun beschikbaarheid, evenals hun vaardigheden en ervaring.
- Neem uw team mee in het gesprek door hen te vragen welke extra bandbreedte ze denken te hebben. Niet alleen zullen ze hun eigen workloads en capaciteit het beste kennen, maar ze zullen zich ook krachtiger voelen wanneer je ze betrekt bij de planning.
- laat altijd iemand weten waarom u een bepaalde taak aan hen toewijst. Dit is een geweldige manier om betrokkenheid te verhogen en verwachtingen te stellen vanaf het begin.
brontoewijzing in actie:
u hebt twee mensen nodig om aan advertentieontwerpen te werken voor een komende campagne, en u hebt vijf mensen in uw team. Je zou het werk willekeurig kunnen toewijzen, maar je krijgt betere resultaten als je kijkt naar teamleden achtergronden ‘ (bijvoorbeeld, hebben ze gewerkt aan eerdere campagnes voor?), controleer op eventuele teamleden die al overbelast kunnen zijn, vraag dan uw top picks of ze het gevoel hebben dat ze de capaciteit hebben om dit nieuwe project op zich te nemen.
FAQ: Hoe kan ik conflicterende deadlines en prioriteiten beheren?
Workload planning is niet altijd zo soepel als we zouden willen. Soms zijn de teamleden die het meest geschikt zijn voor een project al bezig met een ander, even hoogwaardig initiatief. Soms, je hele team is in crunch mode, en het is moeilijk voor te stellen meer werk toe te voegen aan hun platen. Hoewel er misschien niet altijd een perfect antwoord is, kan het van tevoren weten van de werklast van uw team u helpen deze resourcingproblemen te anticiperen en ze aan te pakken voordat ze worden geraakt.
bijvoorbeeld, als u weet dat er een aanstaande, hoge prioriteit te leveren met een korte doorlooptijd, kunt u lagere prioriteit werk eerder of later in de maand verschuiven? Wanneer u een venster op de bandbreedte van uw team hebt, bent u beter uitgerust om hen te helpen hun werkdruk te beheren—zowel op korte als op lange termijn.
3. Neem contact op met uw teamleden en pas de workloads indien nodig aan
zelfs de best vastgestelde plannen en projecttijdlijnen raken wegblokkades, en u moet voorbereid zijn om in real time aanpassingen aan te brengen voordat deadlines worden gemist.
om bij te houden hoe elk teamlid zijn huidige workloads beheert, moet u proactief zijn door regelmatig 1-1 in te checken met uw teamleden voor updates. Als uit die check-ins blijkt dat een teamlid zich overbelast voelt met verantwoordelijkheden, controleer dan wie in staat zou zijn om iets anders aan te nemen.
wanneer u taken of projecten opnieuw toewijst, moet u met uw team communiceren over de wijzigingen, zodat ze begrijpen waarom ze nu in een andere richting worden getrokken. Overweeg coaching mogelijkheden om hen te helpen efficiënter en georganiseerd te worden en herken altijd het harde werk van uw teamleden.
inchecken in actie:
u hebt gemerkt dat twee van uw accountmanagers nacht na nacht laat blijven, en een andere mailt u in de kleine uurtjes van de ochtend. Dit kan een teken zijn dat ze overbelast zijn. Plan check-ins met elke persoon in je team om te zien waar ze staan met hun werk; bieden om te verschuiven of uit te stellen verantwoordelijkheden indien nodig, en bieden coaching aan iedereen die een behoefte onthult. Als je dat nog niet doet, plan dan een regelmatige check-ins voor elk teamlid om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen.
Pro tip: Vergeet niet de teamcultuur
naast 1-1 check-ins, zorg ervoor dat u tijd bespaart voor teambrede momenten van verbinding en feest. Of uw team nu op kantoor is, gedistribueerd of op afstand, het is belangrijk om face time te hebben en verbinding te maken. Afhankelijk van de grootte van uw team, overwegen het plannen van een wekelijkse stand-up vergadering, een tweewekelijkse happy hour, of een grotere maandelijkse bijeenkomst.
4. Verbeter de teamefficiëntie bij zware workloads
terwijl u zich voornamelijk richt op het grote geheel, moedig uw team aan om hun eigen systeem te ontwikkelen om hun workload te beheren. Als er veel te doen is, is het belangrijk dat ze de juiste dingen doen, efficiënt.
- suggereren prioriteitsmethoden die passen bij hun individuele stijlen.
- Minimaliseer het aantal vergaderingen dat uw team moet bijwonen. Vind nieuwe manieren om te communiceren die niet zo veel tijd in beslag nemen.
- Help uw team te begrijpen wat projectbeheer is en hoe een georganiseerd plan tijd bespaart.
Teamefficiëntie in actie
een van uw directe rapporten draait altijd vroeg in hun werk, en door middel van gesprekken leert u dat ze een aantal nieuwe strategieën hebben gebruikt om efficiënter te werken. Moedig die persoon aan om zijn ervaring met het team te delen en overweeg een gedeelde ruimte te creëren waar teamleden tijdbesparende tips kunnen plaatsen wanneer ze deze tegenkomen.
FAQ: Hoe kan ik mijn team in staat stellen effectiever en efficiënter te zijn?
als u dat nog niet doet, zorg er dan voor dat iedereen in uw team hetzelfde werkbeheerprogramma gebruikt, zodat ze duidelijkheid hebben over wie wat doet en wanneer. Uw werk management tool moet ook gemakkelijk te integreren met uw favoriete business tools, zodat uw team besteedt minder tijd schakelen tussen apps en graven door spreadsheets, en meer tijd op hun high-impact werk. En natuurlijk, op zoek naar een werk management tool die een ingebouwde workload management component heeft, zodat u team workload kunt volgen precies waar het werk gebeurt.
5. Onboard a work management tool
stel je voor dat je alles kunt zien wat er gebeurt met elk project en elk teamlid op één locatie. Over tijd besparen gesproken. Met behulp van een werk of project management tool doet precies dat.
wanneer u een werkmanagementtool gebruikt, kan elk teamlid zien hoe hun werk bijdraagt aan Grotere team-en bedrijfsinitiatieven. Communicatie gebeurt binnen taken, dus het vinden van de informatie die u nodig hebt duurt vijf seconden in plaats van vijf minuten. Tijdlijnen houden iedereen op het spoor omdat projecten individueel of samen bekeken kunnen worden.
Werkbeheertool in actie:
u hebt alle taken en stappen van uw productieschema in een werkdrukbeheertool geladen en het werk verloopt soepel. Omdat alle teamleden een beeld hebben van de status en waar ze in het proces passen, kunt u conflicten vermijden en tijd besparen.
tip voor experts: stel teamconventies op
het beste werkbeheertool is een tool die uw hele team gebruikt. Maar het is belangrijk om team conventies en best practices voor het gebruik van uw tool. Dat maakt het niet alleen makkelijker voor je team om je nieuwe tool over te nemen, maar het vermindert ook de toegangsdrempel, omdat je team zich geen zorgen hoeft te maken dat ze de tool verkeerd gebruiken”.”Uw werk management tool moet een how-To gids en video’ s om u te helpen aan de slag—zet wat tijd opzij om te gaan door die met uw team en het opzetten van gedeelde conventies.
Stel uw team op voor succes
voelt u zich bevoegd om uw vaardigheden op het gebied van tijd-en werkbelasting te verbeteren? Vergeet niet dat workload management draait om het efficiënt toewijzen van werk, het beheren van die taken en het bijwerken van stakeholders op uw projecten. De tips die we hierboven hebben geschetst, in combinatie met een werkmanagementtool zoals Asana, kunnen u helpen conflicterende deadlines en prioriteiten te sorteren om de zware werklast van uw team te beheren.
meer informatie over Asana voor workload management